Основные понятия
Базы данных Access, как и большинство других баз данных, имеют табличную структуру. Это позволяет присвоить каждой записи своеобразный адрес, который будет определяться пересечением строк и столбцов.
В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле, например, совершать математические операции. Поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.
Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Уникальным свойством любого поля является его имя и подпись. Подпись — это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.
Основное свойство текстового поля — размер (максимальный размер — 256 символов).
Перечислим типы полей.
? Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.
? Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время.
? Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип — Логическое поле. Не трудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.
? В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и изображения, видеозаписи и звукозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.
? Для вставки длинного текста (при необходимости) имеется поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов.
? Особо нужно отметить поле типа Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.
Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно. Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.
Уникальное поле — это поле, значения в котором не могут повторяться, например, номер истории болезни. Если же записи в этом поле повторяются, то предусматривается возможность оповещения об этом с помощью понятия ключевое поле. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. С помощью ключевых полей создаются связи между таблицами. В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Структура связей между таблицами называется схемой данных.
Приведенные ниже примеры можно считать простейшими базами данных, но на самом деле это не совсем базы, а только таблицы. Если бы информация хранилась в таких простых структурах, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике же приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц. Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных. Суть связей между таблицами состоит в том, что можно работать с разными таблицами, как с одной цельной базой данных.