6.5. Унификация языка деловых бумаг
Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций» [16, 7].
Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа.
При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:
информирование адресата;
привлечение внимания к проблеме;
побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий);
придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т.
д.);инициирование и поддержание деловых отношений;
решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий) [36, 22].
Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей ~- мотивации действия и собственно речевого действия. Например;
В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас...
Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие)...
В целях обмена опытом (мотивация) направляю (речевое действие) в Ваш адрес ...
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги. Цель Тип документа Языковые модели Информи
рование служебная записка с опрово дител ыгое письмо
письмо-сообщение л т* д. довожу до Вашего сведения
высылаем запрошенные Вами
извещаем Вас о том, что
информируем Вас о том, что сообщаем, что уведомляем, что Побужде
ние приказ
распоряжение указание и т, д. назначить расследование по факту ввести в эксплуатацию; изыскать дополнительные возможности для
обязываю всех началь-ников отделов предпри-ятия Придание
юридиче-
ского
статуса
чему-либо договор (наименования сторон) заключили настоящий договор о нижесле-дующем;
настоящий договор составлен в том, что организация в лице администрации обязуется доверенность я7 нижеподписавшийся, доверяю ... настоящей доверенностью уполномочиваю справка дана в том, что действительно работает Цель Тип документа Языковые модели Иници
ирование,
поддер гарантийное письмо гарантируем, что фирма гарантирует жание
отношений письмо -просьб а просим Вас
убедительно прошу Вас решить вопрос нам хотелось бы привлечь Вас,,.; сообщите нам, пожа-луйста Выражение предупрежде-ния, тре-бования, отказа письмо-приглашение и т.
д. примите наше пригла-шениепозвольте пригласить Вас
мы будем весьма признательны за участие в-..; пись м о -напоминание напоминаем, что вторично ставим Вас в известность письмо-требование
(рекламация) мы предъявляем претензию к (качеству товара);
мы официально заявляем Вам рекламацию на . *.; письмо-ответ (отказ от предложения) и т. д. Ваше предложение отклонено по следующим причинам к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о | Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм — моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:
Подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа,
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению,
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению па условиях заключенного ранее договора.
Приведение ЯЗЫКОВЫХ И текстовых средств служебных ДО’ кументов к единому образцу, т, е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов- трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.
Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торгов-1 ле, в государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией > которая зависит от конкретной ситуации.
Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В дело-вой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста иди реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений.При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной (поэтому трафаретный текст не может начинаться с пробела); постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения [18, І0].
Пример текста-трафарета СПРАВКА
Тов. работает
(фамшзя», инициалы) (название учреждения)
в должности . Оклад '
Справка выдана для представления
Начальник отдала кадров.
. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.
Языковые формулы официальных документов. Особенность языка и стиля официальных бумаг — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. 8а многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулиро-вать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оио вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста* Приведенные ниже примеры представляют собой наибо-лее распространенное начало стандартного делового письма*
Языковые формулы, выражающие мотивы создания
документа
В подтверждение нашей договоренности .
* *В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...
В соответствии с письмом заказчика ...
В порядке оказания помощи прошу Вас ...
В ответ на Ваш запрос сообщаем ...
Ссылаясь на Ваш запрос от ...
Согласно постановлению правительства .. *
На основании нашего телефонного разговора ...
Языковые формулы, выражающие причины создания
документа
Ввиду задержки получения груза * * *
По причине задеряски оплаты .
В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями **.
В связи с нарушением срока поставки
Учитываяtчто цены на энергоносители увеличились на***
Учитывая увели^іение спроса на продукцию * *.
Ввиду особых обстоятельств * * *
В связи с завершением работ по *. *
5 связи с проведением совместных работ *„
Языковые формулы, выражающие цель создания
довуиента
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес. *.
В целях увеличения товарооборота
В целях упорядочения работы спгруклгуртлх подразделений института ...
В целях расширения спектра образовашльтй деятельности университета *. *
Во исполнение постановления Ученого совета уттерсите- та ...
Во избежание конфликтных ситуаций ...
ДЛЯ согласования спорных вопросов ....
Для согласования вопросов участия ...
С целью ознакомления с ... просим выслать ...
Главная информация документа излагается с помощью гла-гольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цела и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:
сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
предложение: предлагаем;
просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;
подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение: яшіошшаелг/ отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;
выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование [36, 30-31].
Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы.
Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК» предлагает...; ООО «Ро- сэл» гарантирует,..), и третьего лица множественного числа (администрация и профсоюзный комитет университета представляют...). Если автор документа — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прощу сообщить...; предлагаю провести...; довожу до Вашего сведения...) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас..,; рады сообщить Вам,,.).Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т. д.
Прошу выделить мне путевку,. /
/Трошу разрешить перенос сроков проведения учебно-производственной практики,..
Прошу пресечь неправомочные действия коменданта обще-жития...
Просим выслать каталоги Ваших новых изделий,,.
Просим немедленно погасить задолженность за 1999 год.,.
Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения — всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбЫ: нежели в форме приказа или указания.
Языковые формулы, выражающее просьбы, требования, распоряжения
Прощу рассмотреть возможность,..
Прошу изыскать для нужд организации.,.
Обращаемся к Вам с просьбой...
Прошу Вас направить в мой адрес...
Убедительно прошу решить вопрос о...
Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего дого-вора, ,.
Приказываю создать комиссию в составе...
Языковые формулы, выражающие напоминание,
предупреждение
Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает ...
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...
Организация уведомляет Вас о том7 что .
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о
Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с ...
Языковые формулы, выражающие предложение
По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы ...
В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ...
Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ...
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес ...
Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из ... на условиях...
Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам ...
Языковые формулы, выражающие отказ от предложения
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как ...
Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия...
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...
Несмотря на предпринятые нами усилия. Ваше указание остается невыполненным в связи с...
Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ
Назначить на должность начальника отдела легкой про-мышленности ...
Обязать руководителей всех подразделений института ...
Контрольна исполнением настоящей директивы возложить на...
Назначить расследование по факту ...
Изыскать дополнительные возможности для ...
Утвердить Временное положение об Институте современных технологий управления...
Обеспечить доставку комплектующих не позднее .,.
Языковые формулы, выражающие сообщение,
уведомление
Сообщаем, что ...
Извещаем Вас о том, что ...
Ставим Вас в известность о том, что ...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о...
Докладываю о...
Довожу до Вашего сведения, что ...
Организация извещает о...
Нам приятно сообщить (Вам), что ...
Сообщаем к Вашему сведению, что ...
Языковые формулы, выражающие обещание,
гарантии
Гарантируем, что...
Безопасность гарантируется...
Конфиденциальность информации обеспечена...
Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки ...
Просим выслать в наш. адрес наложенным платежом (вид гарантии)...
Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в дополнение к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.