Требования к языку и стилю документов
Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
однозначность используемых слов и терминов;
нейтральный тон изложения;
соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
смысловая достаточность и лаконичность текста.
Невыполнение этих требований* с одной стороны* затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.
е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи* В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова- паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные* однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать: представить (предъявить* показать. Представить отчет)гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией. Гарантийный талон)
проводить (осуществлять что-либо. Проводить совещание) н др.
предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить от- пуск);
гарантированный (обеспеченный законом, договором. Гарантированный отдых)
™ производить (вырабатывать, изготавливать. Производить товары). Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высо- кое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвиг¦
нуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.
Обратите внимание на правильное и неправильное употребление этих слов;
ПРАВИЛЬНО построить склад соорудить мост воздвигнуть арку
НЕПРАВИЛЬНО
возвести склад соорудить киоск воздвигнуть жилой дом
Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов.
Профессионализмы возникают в двух случаях; когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например:дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения; студенты-вечерники вместо студенты вечернего обучения; безнал, безналичка вместо безналичный расчет и т. д.
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
дать официальное определение термина,
например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;
уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики,
например: .. невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
— убрать термин и заменять его общепонятным словом иди выражением.
Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
паблисити вместо реклама, известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться; прерогативы вместо исключительное право и т. п.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, & направляем-, не сего года, азтого года (текущего года)-, ненастоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящий акт составлен, а акт составлен; некаховой, акоторый; швышепоимепованный, з указанный выше.
Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов но-, в, с, благодаря и некоторых других.
Конструкции с предлогомпо и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога — общеупотребительны, с предлогом — характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.
Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для, например:
ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО
На заводе немало сделано для На заводе немало сделано по улучшения качества улучшению качества продукции,
продукции.
Предлог но не должен употребляться вместо преддогаш-за, если указывается причина* связанная с поведением* действиями кого-либо, например:
ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО
Указание не выполнено из-за Указание не выполнено по нерас порядите ль ности нераспорядительности
адмипнстрацн и адмн нистращш
Исключением являются выражения: по невниманию* по небрежности, по вине.
Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.
Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать* каким падежом управляет нредлог. Предлоги и предложные сочетания, наиболее часто встречающиеся в письменной деловой речи, приведены в таблице: Употребляются с родительным падежом Употребляются с дателытым падежом в отношении благодаря во избежание в отношении к в целях применительно к в течение сообразно в продолжение согласно вследствие по ввиду в силу впредь до касательно по мере па причине при посредстве При употреблении числительных в текстах документов еле-
дует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры — цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг).
Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 5 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-горазряда). В финансовых документа наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) — после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.
При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.
В обычном тексте существительное следует за числительным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции — 17.
При построении словосочетаний следует учитьтвать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой СЛОЙ. Например:
приказ — издается; контроль — возлагается; цена — устанавливается; задолженность — погашается; рекламация (претензия) — предъявляется; платеж — производится; счет — выставляется (оплачивается); оплата — производится (гарантируется); должностные оклады -v устанавливаются; порицание — выносится; договоренность — достигается; кредит выделяется и т. п. — глагольные сочетания; доводы —- веские; цены — низкие, высокие; скидки — значительные, незначительные; необходимость — настоятельная; сотрудничество — взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность — высокая, низкая; расчеты —¦ предварительные, окончательные и т, п. — именные сочетания.
Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты.
Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа; дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить отпуск (лексические ошибки). Недопустимы также в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официальноделовой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наи-больший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный,
В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма дей-ствительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).
Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.
Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие новодом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:Направляем подробное описание автоматических систем управления.
Получение просим подтвердить.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4—6 пред-ложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
щ
Пример письма* содержащего ответ на запрос:
Сообщаем* что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение з аводу-изготовител ю,
По получений заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан н езамс д л ите л ь но.
Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим.
Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.
В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого* г. е. новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:
Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом* Доклады* представляющие научный интерес* войдут в сборник научных трудов ВНИИДАД, Издание сборника запланировано на 2001 г,
В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация* Например:
К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются, С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке* Строительство комплекса выполнено лишь на 34 %.
Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения * Например:
повторение одинаковых или однокоренных слов — лексический повтор:
СМУ-1 согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в детском оздоровительном лагере на сумму *. * * В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия лагеря.
использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным предыдущего предложения — местоименный повтор:
... просим выслать отчет о ... . Этот отчет будет представлен в ..**
повт-ор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим наполнением — грамматический (синтаксический) повторі
Если машина или оборудование вышли из строя или не обеспечивают должной производительности или качества выполняемой работы, то ...
Если в машине допущена необоснованная замена деталей, то ...
Соединение предложений осуществляется также С Л0М01ІЩЮ слов и словосочетаний, выступающих в роли связок* Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи* & удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате этого, поскольку, согласно, следовательно и г. д.
При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении* В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В писъ- мен ной речи информационная роль слова или словосочетания аозрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачи материала, Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого, В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:
По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2003 года.
Задолженность необходимо погасить до 1 мюля 2003 года по решению арбитражного суда.
В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:
Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкованне, двусмысленность в восприятии фразы.
Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г, (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12—77 (СТСЭВ2012—79). (Список наиболее употребительных сокращений дается в Приложении.)
Речевой этикет в документе. Этикет — установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет — это порядок поведения* установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками* занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера* не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы* а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения* выражения просьб* отказов* претензий* способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет — важ-нейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [53,179—180].
В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.
Обращение — это апелляция к личности адресата. Задача обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.
Наиболее общей формулой обращения* которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:
Уважаемый господин ... (фамилия)!
Уважаемая госпожа (фамилия)!
Уваяеаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти н управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии* например:
Уважаемый господин Президент!
Уважаемы й господин председатель!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение но имени н отчеству:
Увамсаемый Анатолий Иванович!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:
Уважаемы коллеги!
Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.
Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона *Весна-
Лето-2003» ...
Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового- комплекса...
Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает ...
Просим сообщить а возможности приобретения торгового оборудования...
Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фир- мами, организациями. Так, например, использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните:
На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высокаfчто делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.
Мы выражаем надежду ш разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и пло-дотворному сотрудничеству.
В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения^ придающие высказыванию оценочносгь. Например:
Если рассматртать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то та составляет, к сожалению, около 7%.
Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость, Вычурные выражения типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные неуместны в деловых письмах.
С помощью этикетных средств, а также средств образное- ти можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонзджшнъщ рисунок текста, придать речи при ьюобходн&шетк экспрессивные оттенки %
Пршаер нсвшіьзомния этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:
Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К оїщалеіадю* в бавта очередное закручивание гаек, и мы не можем полупить паспорт сделки без вышеуказанных документов я, шедовательжо, произвести оплату,
С уважением Подпись
Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданноетьзо послания. Однако ника-кой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему офгащалетото речевого этикета. Только культура, такт и объективность в ©центе тех или иных произвол- ственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.