Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов* Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг*

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6*30—2003 «Унифицированные системы документации* Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов* Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

В формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа»* Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т* д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на бланках — листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами —9) (см* перечень реквизитов документов, приведенный в Приложении). Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке* Существует два типа бланков писем организации — угловые и продольные* Они раз л и- чаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках писем даны в Приложении.

В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

Образец продольного бланка письма организации

РОСАРХИВ ~

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт д оку ме нта в е де ни я и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.

771001001

№ [ ]

На № от

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем используются также для ведения переписки между государственными учреждениями, в частности учреждениями высшей школы. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Образец углового бланка пнсьма организация

РОСАРХИВ ”

Г осу дарственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения в архивного дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: mail@vmidad.m http //www. vniidad.ru j ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

№

На№ от

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000. № 52. Ч. 1* Ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположения реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема. Эмблема организации — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования организации-отправителя.

Корпорация БИЛД [ * ]

Почтовый адрес Стгравочные данные №

Ка Ни от

і ]

Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Код организации — автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия к организации» (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица следует проставлять в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) также проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа необходимо указывать по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации-адресанта документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Оно дается в полном и сокращенном виде, например; Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (в государственных организациях — наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях — название консорциума или промышленно-финансовой группы), например;

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Донской государственный технический университет (ДГТУ)

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Федерации, печатают на двух языках.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например;

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и 'сервису на Юге России

TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO KING in South of Russia

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и-заключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи-шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс етил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо*, «Ролс-Рсйе», фирма «Сони*.

Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МВБ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Б него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код но ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной телефонной связи и т.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дата является обязательным реквизитом документа. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. НЕ бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания. Для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17.04.2003. Если число или месяц обо- значаегся одной цифрой, то перед ней ставится ноль, например; 01.04.2003. После двух цифр числа и месяца ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2003). Допускается и полное оформление даты — словесно-цифровой способ: 4 марта 2003.

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практи-кой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности; год, месяц, число (2003.05.05, или 20031105). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь вид 09—12/35, где 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Наименование организации Почтовый адрес

Справочные данные об организации Ха 09-12/35

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего до-кумента включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправляемого) письма.

На Ха 02-05/71 от 27.05.2003

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об орга низации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи-зации, наименование структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации Министерство общего н профессионал иного Наименование должности Ф- И* О* получателя Почтовый адрес образования Российской Федерации Начальнику Отдела статистики И. В. Васильеву

Чистопрудный бульвар* б* Москва, J0I856 В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица* При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией*

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Акционерно-коммерческий банк «Прогресс»

Кредитный отдел

Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное объединение «Комкон»

Бухгалтерия Старшему экономисту

А.Н* Ковалевой

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в название должности адресата, например:

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.Й. Чайке или

Г-uy М.Ю.

Если письмо адресуется не на имя руководителя, а друпь му должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном:

Фирма «ПРОСОФТ»

Главному инженеру

г-ну А. М. Щеглову

\

І

Названия управлений и самостоятельных отделов в составе министерства или предприятия пишутся с прописной буквы, например:

Главное управление финансов

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишутся строчными буквами, например:

комитет по физической культуре и спорту Администрации г. Ростова-на-Дону

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации-от 26.09.1997 Ха 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т, п.);

название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра-вителя на конверте. Если письмо адресуется организации* в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б, Черкасский пер., д. 5/2/6,

Центр, Москва, 103012

Если документ адресован физическому лицу, сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

уд. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки* Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264 На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке, например:

.Техническому директору ОАО «Красногорский комбинат фургонов*

В. Н. Кротову Начальнику ОТК Т. А, Зудиной

Начальнику отдела комплектации И. К. Строеву

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены, Составные части реквизита «адрео следует отделять друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В. А. Степанов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 №14

или

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 №82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слова касательно, касается, а также писать по делу, поскольку эго выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст — основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание — управленческое действие, решение. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения — ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или'другими документами по данному вопросу, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов* пред- . лагаемВам...

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официальноделового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдельным должностным лицам;

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин директор!

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра-вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам;

С уважением...

С глубоким уважением...

С пожеланиями успехов...

С наилучшими пожеланиями...

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в і жі

Подпись- Б состав реквизита «Подпись» БХОДЯТ: наименование должности лица* подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например;

Главный инженер {личная подпись) Е. Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

Генеральный директор (личная подпись) А. С. Коробцов

Главный бухгалтер (личная подпись) А. С. Матвеев

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) В. М. Степанов (личная подпись) А./7. Миронов

При подписании совместного документа первый лист оформляют не’ на бланке.

Б документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Яичная подпись Б .Д. Павлов

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколова

Личная подпись А.В. Красин

Личная подпись О.И. Рысаков

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, рас-шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 №430-162

Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. На-пример:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А,С.Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамил'ию); дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

Васильев

32-45-78

или

Васильев Виктор Иванович г 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Васильев Виктор Иванович 32-45-78

МЛ 2 01,04,2003

Отметка об исполнении документа и направлений его в дело. Данный реквизит включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа, краткие сведения об исполнении;' помету В дело; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124 В дело № 0115 Личная подпись

01,07.2003

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию* проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа *или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документов организацию. При необходимости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст.

Если информация в основном тексте претерпела существен

ные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация). Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s.и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встретиться, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.

С уважением

(сигнатура, факсимиле)

P.S. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2003 г. 18ш

(сигнатура, факсимиле)

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи.