Структура и содержание официальных писем
В научной литературе существует несколько видов класси- ' фи кали и официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую.
(Следует отметить, что термины деловая переписка, деловое письмо чаще используются в широком значении как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значение этих терминов реализуется при про-тивопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.) Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят-к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).По функциональному признаку различают письма, требу-ющие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо- обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма- предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.
По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии — гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо — письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности — письмо-извинение и т.
д. Многоаспектным (многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем ит. д.По структурным признакам деловые письма делят на рег-ламентированные (стандартные) и нерегламентнрованные (не-стандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания (отражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.
Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных- Однако, как отмечают специалисты, было бы неверно предполагать; что язык нерегламентиро- ванных писем не содержит элементов стандартизации.
В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в ус- таиовяении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями* Нередко успех деловых отношений за-висит от умения вести коммерческую переписку* Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально сегодня*
Коммерческая корреспонденция* Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу* От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сдел-ки*
Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).
Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.
п*) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности, на ответное послание. . - 'Письмо-запрос обычно состоит из двух частей* Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма*
В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар, например: количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке ^заключению сделки*
Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении пнсьма-зап- роса могут быть использованы следующие стандартные выражения:
Просим еы слать нам предложение на поставку...
Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...
Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...
Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...
Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам...
Мы хотели бы знать, когда (в какой срок, по какой иене) Вы можете...
Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение...
Мы заинтересованы в срочной поставке...
Желательно, чтобы поставка была произведена в течение. ..
Образец письма-запроса
№20-345/651 ЗАО «Союзподшипник»
О запросе предложения на подшипники
Уважаемые господа!
На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.2002, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки...
с поставкой в течение 1 квартала 2003 г. ежемесячно равными партиями., Поставка должна быть произведена на условиях
Заранее благодарим.
Директор по коммерции И. И. Степанов
Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержать следующую информацию:
о принятии запроса к рассмотрению;
о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);
— об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма.
Например:
L Уважаемые
Благодарим Вас за запрос от на поставку
(наименование товари)
В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар.
Наше решение мьг сообщим Вам в ближайшее время.
С уважением
Подпись
Благодарим Вас за запрос от 0L02.2003 по поставке партии игровых компьютеров «Сега». Сообщаем Вам* что с огромным удовольствием возьмемся его выполнить.
Конкретную информацию о ценах* сроках поставки* транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.
Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз,
С уважением
Председатель правления
Торговой компании В. Г. Зотов
В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели:
К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на постав-
Мы просим Вас отложить этот вопрос до...
Просим Вас вернуться к этому вопросу в...
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).
Письмо-предложение (оферта) — это заявление продавца., экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конк- ретных условий.
Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. Б предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.При составлении предложения используются следующие стандартные модели:
В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...
Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...
Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)... Цена... составляет...
Товар будет поставляться в... квартале текущего года ... Товар будет отгружаться в течение .., (указание месяца) с. г. Платеж производится через ... (указание банка)
Платеж должен быть произведен при предъявлении счета и
транспортных документов
Настоящее предложение действительно до ... с. г.
Образец письма-предложения (трафаретное письмо)
Благодарим за запрос от и сообщаем, что можем
предложить Вам в количестве
(наименование товара)
Качество —
Упаковка —
Цена-
Срок поставки —
Условия платежа —
Настоящее предложение действительно до
С уважением Подпись
Ответ на предложение. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продав-
цом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.
Например:
Уважаемые *
С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения
от на
(наименование товара)
В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.
С уважением Подпись
Уважаемые
Благодарим за Ваше предложение от
на
(наименование товара) и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара*
С уважением Подпись
Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков* Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора) *
Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии; доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т.
д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; требование уценки товара и т* д.).При составлении текста рекламации используются следующие стандартные модели:
К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что... К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены
Мы официально заявляем, Вам рекламацию на...
Наши клиенты заявили рекламацию на...
Качество партии товара, полученного от Вас ... числа, оказалось ниже качества, оговоренного в контракте Ne ...
При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:...
Сумма причиненного ущерба составляет руб. (прописью)
Акт экспертизы определяет, что...
Это дает нам право обратиться в арбитраж.
Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.
Образец письма-претензви
Согласно договору № 4/56 от 12.01.2003 Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 380 млн руб. к 24.04.2003. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объемов производства,
В соответствии с договором п. 9.2. Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8 % от стоимости недопоставленной продукции. Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз.
Расчет убытков иа 3 л, в 1 экз.
Документы, подтверждающие причинение убытков, на б л. в 2 экз.
Накладная от №
Счет от
Директор Ю. В. Громов
Главный бухгалтер Е. Н. Суворова
Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); денежная оплата произведена (с указани-ем суммы, номера и даты платежного поручения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Стандартные модели ответа на рекламацию:
Приносим свои извинения за ...
Подтверждаем получение Вашего письма от ..., сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)... В удовлетворение Вашей претензии № ... от ... переводим на Ваш счет...
Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам ...
Ваша претензия признана необоснованной.
Считаем требуемую Вами скидку преувеличенной. Образец письма-ответа на рекламацию
Мы получили Ваше письмо от в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту №
Заверяем Вас* что мы принимаем действенные меры к отгрузке товаров в срок* оговоренный в контракте,
О дате отгрузки товара уведомим Бас по телексу.
С уважением Подпись
Коммерческое послание* помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем при составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия ад-ресатом, Элементами такого рода воздействия являются эти^ кетные фразы и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости* но и задающие общению определенную тональность. Сравните:
Согласно нашей договоренности просим сделать нам предложение на поставку...
Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...