Новые тенденции в практике русскогоделового письма

Девяностые годы XX века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения.

Новые ситуации делового общения требуют совершенствования форм документационного обеспечения.

Юридические и правовые аспекты взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип документов, является термин контракт (письменный договор, согла-шение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике русской деловой письменной речи, он не только успешно сосуществует с терминологическими словосочетаниями трудовой договор, трудовое соглашение в качестве синонима, но и, в известной мере, вытесняет их из речевого обихода. Понятие контракт шире, чем ПОНЯТИЯ трудовой договор, трудовое соглашение, оно распрос-траняется не только на отношения между работником и работодателем, но и на торгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Так, письменный договор между предприятиями, производящими продукцию, и организациями* заготавливающими и сбывающими эту продукцию* также называется контрактом. В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачных контрактов* с помощью которых можно регулировать материальные* финансовые отношения супругов, в частности в случае развода.

Вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики делового общения* делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активпого проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. Однако среди недавно появившихся иноязычных терминов таких, например* как оферта (предложение), прайс-лист (перечень видов товаров* услуг и т. д. с указанием их цены или расценок на них)* презентация (в деловом письме — жанр рекламного текста (письмо-презентация), чартер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., есть слова* называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязычные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) названия давно бытующих понятий и явлений (контракт — договор, соглашение; оферта — коммерческое предложение; прайс- лист — прейскурант). Заимствования первого типа мотивированы появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа — стремлением приблизиться к мировым стандартам офи- циалыго-деловой терминологии. Однако именно вторая тенденция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насыщению деловой письменной речи заимствованиями.

Можног*сказать, что сегодня русская официально-деловая письменная речь переживает этап преобразований, изменений* проявляющихся как на уровне понятий* так и на уровне терми- налети. В результате этих преобразований русское деловое письмо приобретает свойства., позволяющие ему быть инструментом эффективною делового общения в рамках внутригосударственных и международных отношений.

В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифицированному стилю изложения.

Учитывая изменения, происходящие в сфере производственных отношений, следует отказаться от сугубо нейтрального стиля изложения-в пользу личного персонифицированного (16, 49].

Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и схиле рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой речи. В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение.потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Требования к языку и стилю такого рода документов существенно отличаются от требований к составлению строго регламентированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том* что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем; дозволяет использовать языковые средства выразительности с целью привлечь внимание к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании, содержащем приглашение на расцродажу по сниженным ценам, используется вопросно-ответный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, благоприятный, привилегированный, усиливающие воздействующий эффект письма.

Уважаемый ...

Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по самым низким ценам.

Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в последующие четыре месяца цены возрастут аа і %.

Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен.

Мы приглашаем Вас на привилегированную распродажу.

Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на

них.

Приходите, мы будем ждать Вас.

Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос — информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос.

Что отличает товары фирмы.,.?

Качество. Товары, производимые фирмой ..., имеют гаран-тию качества в течение... и отвечают требованиям самых взыскательных покупателей.

Ассортимент., Фирма... предлагает самый широкий выбор ....

Цены-. Мы уверены,, что реалистичность ценовой политики и скидки постоянным партнерам — ключ к взаимовыгодному сотрудничеству;

Широкое использование оценочных, конструкций типа: безупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (доб-рые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успешное (плодотворное} сотрудничество и т. гг. повышает эмоциональную привлекательность текста делового письма, придает ему конструктивную тональность.

Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и к текстам деловых посланий других типов) — ин-формативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на интересы, жизненные', практические потребности потенциального потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, она должна быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного характера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если в письме отсутствует важная для адресата информация и ему необходимо дополнительно связываться с адресантом, эго может побудить его воспользоваться услугами другого предприятия (предлагающего анало-гичную продукцию), информационно-рекламное письмо которого составлено убедительнее и грамотнее.

Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение (чаще всего одно), излагаемое, как правило, в заключительной части послания. Например:

При положительном отклике па наши предложения объем реализации Вашей продукции может быть доведен до 15000—17000 единиц в год, что делало бы целесообразным установление дилер-ских отношений.

С уважением Подпись

При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зрения ясности, простоты и тона изложения.

Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленности, безусловно, недопустимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект.

...

позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на

рынке нашего региона,

Приведенный фрагмент информационно-рекламного письма перенасыщен личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкурировать создает двусмысленность высказывания. Из данного предложения неясно, намерен ли автор послания соперничать с адресатом (производителем продукции), либо, продавая продукцию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами региона.

Речевая тактика рекламного делового послания может быть определена как нацеленность на интересы. Специалисты под-черкивают, что от того, насколько точно пишущий сумеет определить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в тексте письма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемой проблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества [36, 95].

Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет работу, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-ре-

комендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашу речь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении термин резюме использовался в официальноделовом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иному документу. Такого рода заключение представляет собой разновидность письменного указания, оно пишется в том случае, когда наложение на документ резолюции типа «Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не возражаю»; «Принимается к рассмотрению» и др. по каким-либо причинам является недостаточным и требует более развернутого обоснования, рекомендаций или предписаний. В последнее время термин резюме стал употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания.

Главная задача при составлении резюме — как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, — это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и харак-теристики дополнительных навыков. Это необходимо, поскольку существуют объективные различия между специальностями и видами деятельности. Так, например, если вакансия — рекламный агент, то необходимыми профессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людьми; находчивость; хорошее знание основ психологии челове- чес к о го поведения; интуиция и т. д. Если же вакансия — преподаватель начальных классов, то к необходимым качествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмечают, что слишком долгий и однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впечатление на потенциального работодателя, так как в этом случае может сложиться впечатление об односторонности претендента в плане его профессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях [64,125—128].

Например:

Работал технологом в течете десяти лет на машиностроительных предприятияхили В1992—97 гг. — мл. экономист, экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль

Типовое резюме включает:

персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

—- основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организация, периода времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);

дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);

—¦ прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);

интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции (содержание — на усмотрение соискателя, раздел не является об яз ате л ь н ым);

иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя);

рекомендации (сведения о рекомендациях);

— дата написания резюме;

подпись соискателя*

При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации* Слово резюме обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют писать (печатать) заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.

Заголовок. Фамилия, имя, отчество размещаются посере-дине верхней строки диета* Ниже, у левой границы листа, следует расположить домашний адрес, телефон, почтовый адрес INTERNET (e-mail)* У правой границы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в котором претендент в данный момент работает (учится), и служебный телефон* Можно указать время, удобное для связи* Например:

ИВАНОВ СЕРГЕЙ ПЕТРОВИЧ Родился в г* Новороссийске, 26 июля 1968 г.

Домашний адрес: Адрес учебного заведения:

117334 М осхва Моек о вский педагогически й у ни веревтет

Ленинский пр., 107005 Москва ул. Радио, д* 10а

д. 37а, кв. 5 тел, 261-22-45

тел. 956-67-71 факс 26225

(с 7 до 8 и после 18) (до 1 июля 1999 г.)

Наименование вакансии. Наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении)* Размещается указанная информация через интервал ниже персональных данных о соискателе. Например:

Преподаватель младших классов средней школы*

Программист — разработчик базового программного обеспечения (операционных систем)*

Основной текст. Сведения об образовании и имеющемся опыте работы могут быть представлены в виде перечня иди таблицы, в которых должны быть отражены сведения об организациях, в которых претендент работал (учился), сведения о должности, которую, он занимал в той или иной организации. Эта информация размещается интервалом ниже наименования вакансии. Например: Полное официальное наименование места работы (учебы) Период работы (обучения) Полное официальное наименование должности (учебной специальности) ОАО «Строи сер в и с* аир, 1997 — наст, вр.

• менеджер по проектам Дополнительная информация. Указываются обзорные сведения об опыте внештатной работы, общественной деятельности, а также об основных мероприятиях по профессиональной переподготовке. Содержание раздела размещается интервалом ниже основного текста. Например:

Во время учебы в институте средний коэффициент успеваемости составил 4,1 балла.

По окончании 3-го курса был направлен на двухмесячную стажировку в Арабскую Республику Египет в качестве переводчика с арабского языка.

Прочая информация. Указываются конкретные сведения об имеющихся сопутствующих знаниях и навыках (владение иностранными языками, наличие опыта заграничных поездок, владение компьютером, навыки вождения автомобиля). Содержание раздела следует интервалом ниже дополнительных сведений. Например:

Свободно пишу и говорю по-английски.

В 1992 г. совершил 10-дневную туристическую поездку по Центральной Америке (Панама, Коста-Рика, Ямайка).

Владею компьютером на уровне опытного пользователя, свободно работаю с программами MS-Office, Page Marker 6,0.

Имею водительские права на управление автотранспортным средством категории С (личной а/м нет).

Иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным). Содержание раздела зависит, в первую очередь, от характера и некоторых специфических условий работы. Так, если по роду предполагаемой деятельности человеку придется работать ненормированный рабочий день или часто ездить в командировки, то можно указать, что соискатель не состоит в браке (не имеет детей дошкольного возраста). Физические данные в резюме обычно не указываются, однако они имеют существенное значение, например, для работы артиста. И поэтому в резюме следует упомянуть о них.

Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии письменных рекомендаций последние могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть предоставлены». Сведения указываются интервалом ниже вспомогательной информации. Имеющиеся письменные рекомендации являются приложениями к резюме, о чем необходимо упомянуть в при-мечании. Например:

Приложение: рекомендация директора НИИ фармакологии Министерства здравоохранения РФ на двух листах.

(Типовой образец резюме дан в Приложении).