УПРАВЛЕНИЕ МНОГОКВАРТИРНЫМ ДОМОМ - КОМПЛЕКС ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННЫХ ДЕЙСТВИЙ

Из рассмотренных выше особенностей многоквартирного дома как места проживания, комплекса недвижимости и здания вытекает разнообразие задач управления таким объектом. Законодательство не дает определения понятию «управление» применительно к многоквартирному дому, а также не дает четкого представления о том, как соотносятся между собой понятия «управление» и «содержание» общего имущества в многоквартирном доме.

Основополагающие положения Гражданского и Жилищного кодексов, определяя обязанность собственников имущества по несению бремени расходов, используют понятие «содержание»:

собственник несет бремя содержания принадлежащего ему имущества, если иное не предусмотрено законом или договором (статья 210 Гражданского кодекса Российской Федерации)

собственник помещения в многоквартирном доме обязан нести расходы на содержание принадлежащего ему помещения, а также участвовать в расходах на содержание общего имущества в многоквартирном доме соразмерно своей доле в праве общей собственности на это имущество путем внесения платы за содержание и ремонт жилого помещения (часть 1 статьи 158 Жилищного кодекса).

Правила содержания общего имущества в многоквартирном доме говорят о содержании как о деятельности, обеспечивающей сохранность и надлежащее состояние имущества (надежность и безопасность), возможность пользоваться помещениями в многоквартирном доме (см. пункт 10). Таким образом, можно считать, что «содержание» - наиболее общее, комплексное понятие, включающее в себя управление и другие виды деятельности в отношении общего имущества в многоквартирном доме (техническое обслуживание и ремонты, уборку и санитарно-гигиеническую очистку, действия, направленные на создание необходимых условий по проживанию и пользованию помещениями, придомовым земельным участком и расположенными на нем элементами благоустройства и озеленения)

Управление - неотъемлемая часть деятельности по содержанию имущества.

Управление многоквартирным домом - это комплекс целенаправленных действий, включающий подготовку и принятие решений, связанных с обеспечением сохранности и надлежащего состояния общего имущества в многоквартирном доме, благоприятных и безопасных условий проживания граждан, пользования помещениями и общим имуществом, предоставления гражданам коммунальных услуг, а также организацию и контроль исполнения принятых решений.

Управление рассматривается как вид интеллектуального труда, представляющего собой систему последовательных управленческих функций, которые обеспечивают координацию, организацию и регулирование других видов деятельности. Именно сложность объекта управления - многоквартирного дома - и разнообразие видов действий, которые должны выполняться по его содержанию, определяют разнообразные направления управленческой деятельности и многообразие управленческих функций.

Деятельность (или действия) по управлению многоквартирным домом можно условно разделить на следующие направления:

Управление обслуживанием и ремонтами

Финансовое управление

Административное управление

Предоставление коммунальных услуг гражданам.

Каждое из указанных направлений предполагает исполнение различных управленческих функций, связанных между собой (Рис. 2):

Управление обслуживанием и ремонтами:

инвентаризация имущества;

оценка технического состояния и потребностей в обслуживании и ремонте;

оценка приоритетов выполнения работ и ремонтов;

составление дефектных актов и ведение технической документации (восстановление проектной документации при необходимости);

разработка планов текущих работ по техническому об - служиванию и санитарному содержанию имущества;

разработка планов ремонтов и замен (текущих и перспективных);

подготовка предложений по реконструкции, модернизации имущества и ресурсосберегающим мероприятиям;

СОБСТВЕННИКИ ПОМЕЩЕНИЙ

Управляющий

Ї

«Профессиональное управление многоквартирными домами»

подготовлено Фондом «Институт экономики города»

В рамках проекта «Поддержка собственников жилья», осуществляемого Фондом «Новая Евразия» при поддержке USAID

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Рис.

технико-экономическая оценка различных вариантов/способов осуществления работ;

организация аварийно-диспетчерского обслуживания.

Финансовое управление:

подготовка смет расходов и доходов на содержание

дома;

подготовка специальных смет (на отдельные виды работ);

обеспечение финансирования содержания имущества (распределение общих расходов и сбор платежей/взносов);

обеспечение бухгалтерского учета и отчетности;

управление доходами и расходами;

привлечение дополнительных финансовых ресурсов;

обеспечение финансирования будущих ремонтов;

вложение свободных финансовых средств с целью предотвращения инфляционных потерь и получения дополнительных доходов;

финансовые отчеты перед собственниками имущества;

организация внутреннего финансового контроля и внешнего аудита.

Административное управление:

• управление персоналом:

обоснование потребности в административном и производственном персонале;

подбор кандидатур, наем и увольнение персонала;

утверждение трудового распорядка, положения об оплате труда и премирования работников;

разработка служебных инструкций/должностных обязанностей;

организация инструктажа работников на рабочих местах и обеспечение безопасных условий труда;

выдача и контроль исполнения заданий;

выполнение функций заказчика на работы по обслуживанию и ремонту:

подготовка пакета конкурсной документации и поиск исполнителей (подрядчиков);

выбор на конкурсной основе исполнителей (подрядчиков);

заключение договоров подряда и контроль их исполнения;

обеспечение безопасного проживания в доме и сохранности имущества:

организация противопожарных мероприятий;

осуществление мероприятий по сохранности имущества и предотвращению доступа посторонних лиц, антивандальных мероприятий;

разработка системы оповещения и порядка действий при чрезвычайных ситуациях;

подготовка инструкций по пользованию инженерным оборудованием, оснащение предупредительными надписями и табличками;

контроль соблюдения норм и правил проживания и пользования помещениями, общим имуществом и придомовыми земельными участками;

контроль соблюдения правил перепланировки и переоборудования помещений;

взаимодействие с собственниками, нанимателями, арендаторами помещений:

ведение обновляемых списков собственников, нанимателей и арендаторов помещений;

заключение договоров с собственниками помещений;

обеспечение собственников, нанимателей, арендаторов помещений информацией, связанной с управлением/содержанием многоквартирного дома;

прием заявок, предложений, жалоб и работа с ними;

подготовка собраний собственников помещений;

информирование и отчетность перед собственниками помещений;

- работа по обеспечению полноты сбора обязательных платежей и взносов;

ведение делопроизводства и архивное хранение документов;

взаимодействие с органами местного самоуправления, государственными инспекциями, финансовыми организациями и др.

Предоставление коммунальных услуг гражданам:

заключение договоров на приобретение коммунальных ресурсов;

контроль качества и объема поставляемых коммунальных ресурсов;

обеспечение соответствия оплаты фактическому количеству и качеству ресурсов и услуг (оформление актов о перерывах в поставке, несоответствии качества коммунальных ресурсов и перерасчет платежей);

учет потребителей коммунальных услуг;

распределение платы за коммунальные услуги между потребителями при оплате по показателям общедомового прибора учета потребления ресурсов;

регулирование отношений между потребителями коммунальных услуг в доме;

организация удобной процедуры оплаты коммунальных услуг;

информирование о плановых перерывах в предоставлении коммунальных услуг и производимых ремонтных работах.

В разных странах и профессиональных союзах существуют свои перечни функций по управлению недвижимостью или услуг, которые оказывают управляющие недвижимостью собственникам имущества. Ниже для информации приведены два перечня функций управления, составленные профессиональными ассоциациями управляющих организаций. Так, международная организация «Институт управления жилыми комплексами» (Community Associations Institute, США) определяет следующие направления деятельности и функции управляющего многоквартирным домом.

Организация общих собраний собственников и заседаний правления и участие в них:

составлять и использовать административный календарный план собраний товарищества, других событий и мероприятий;

составлять и представлять правлению отчет по управлению домом;

составлять повестки дня и информационные материалы для заседаний правления;

готовить и распространять уведомления о собраниях;

разрабатывать и использовать процедуры выборов и голосований на общих собраниях собственников/членов товарищества в соответствии с руководящими документами;

организовывать и участвовать в общих собраниях и заседаниях правления;

вести протоколы и готовить проекты резолюций.

Администрирование и юридические вопросы:

организовать и вести делопроизводство товарищества (в т.ч. договоры и переписку);

отвечать на запросы (заявки) жильцов/собственников;

готовить документы для продаж, аренды и других сделок, если это требуется в соответствии с руководящими документами товарищества;

содействовать связи между товариществом/правлением и юридическим консультантом;

предоставлять информацию и рекомендации правлению для принятия решений;

консультировать правление и давать ему советы по профессиональным вопросам;

помогать правлению в подготовке правил, порядков и процедур;

разрабатывать процедуры сбора взносов и платежей для утверждения правлением;

быть в курсе архитектурных требований или требований по изменению помещений;

устанавливать и фиксировать нарушения ограничений, правил и порядков, установленных товариществом;

применять процедуры к нарушителям (в т. ч. правил и архитектурных требований), как это установлено правлением;

применять санкции за неплатежи, как установлено руководящими документами и политикой правления, доводить информацию о неплатежах до юридического консультанта;

содействовать связи между товариществом/правлением и членами товарищества;

представлять товарищество перед внешним сообществом (в т.ч. во взаимоотношениях с местной администрацией, сми и организациями местного самоуправления);

разрабатывать, обновлять и распространять специальную информацию для данного жилого комплекса (в т.ч. перечень услуг и исполнителей);

готовить и/или предоставлять дружелюбные информационные материалы о поставщиках, доступных удобствах и услугах, часах работы, потенциальных покупателях недвижимости, собственниках и нанимателях (в т. ч. «пакет знакомства»).

Бюджет, резервные фонды, инвестиции и оценка (платежи).

Финансовый контроль:

консультировать правление и давать ему советы по финансовым вопросам;

анализировать финансовые тенденции при составлении бюджета;

разрабатывать и корректировать долгосрочные планы расходов и резервов, при необходимости привлекая профессиональных консультантов;

готовить проект годового бюджета, включая операционные расходы, расходы на капитальные цели и резервы;

изыскивать альтернативные источники доходов;

определять способы финансирования резервных фондов;

распределять средства бюджета, как установлено в руководящих документах;

разрабатывать и использовать эффективные процедуры рассылки счетов и сбора платежей;

готовить и рассылать уведомления о выставляемых счетах и уведомления о задолженностях;

применять санкции: плата за просрочку, проценты, пени, - по неоплаченным счетам, как установлено руководящими документами и политикой правления;

доводить информацию о неплатежах до юридического консультанта;

готовить и предоставлять необходимую документацию для «внешнего воздействия» на неплательщика;

вести финансовую отчетность товарищества в соответствии с официально принятой учетной политикой;

разрабатывать и применять процедуры внутреннего финансового контроля;

разрабатывать/утверждать эффективные процедуры по оплате внешних счетов;

производить регулярные плановые платежи от имени товарищества в рамках переданных полномочий;

документировать все финансовые потоки и сделки;

готовить регулярные плановые финансовые ведомости и отчеты;

анализировать финансовые ведомости и отчеты и доводить существенные факты и требования до правления;

выполнять инвестиционную политику, установленную правлением;

находить независимых консультантов-бухгалтеров для целей товарищества;

предоставлять независимому аудитору и/или бухгалтеру финансовые отчеты товарищества, если необходимо.

Управление рисками и страхование:

отвечать на запросы (заявки) жильцов/собственников;

выявлять источники потенциальных потерь;

рекомендовать правлению профессиональных специалистов по управлению рисками и страховщиков;

разрабатывать и применять методики управления рисками;

разрабатывать и применять программы безопасности;

разрабатывать и применять планы на случай чрезвычайных ситуаций;

контролировать страховое покрытие по действующим договорам страхования (в т.ч. страхования от катастроф/несчастных случаев, от нарушения материальной ответственности, от нарушения (денежных) обязательств, страхования имущества), как установлено руководящими документами и политикой правления;

документировать, предъявлять и координировать страховые претензии;

Содержание общего имущества:

отвечать на запросы (заявки) жильцов/собственников;

консультировать правление и давать ему советы по техническим вопросам содержания имущества;

проводить переговоры по сервисным договорам;

определять состав общего имущества, подлежащего содержанию и ремонту;

инспектировать общее имущество, подлежащее содержанию и ремонту;

готовить и представлять правлению отчет по результатам инспекции;

предоставлять правлению рекомендации по содержанию общего имущества;

разрабатывать, утверждать и применять системы контроля, чтобы обеспечить документирование и выполнение задач по содержанию и ремонту;

выполнять программы содержания, ремонта и замены общего имущества и соответствующих решений правления;

разрабатывать и выполнять планы профилактического ремонта;

разрабатывать и применять программы срочного (аварийного) ремонта;

организовать получение, уточнение и ответы на заявки на ремонт от собственников.

Работа с подрядчиками:

готовить и представлять правлению пакеты информации по конкурсным предложениям;

организовывать подготовку спецификаций (технических документов) и конкурсной документации;

отбирать квалифицированных подрядчиков;

проводить переговоры по сервисным договорам;

координировать переговоры по условиям договоров с юридическим консультантом товарищества;

контролировать существенные условия договоров (в т.ч. стороны, объем работы и вознаграждение);

обеспечить проверку договоров юридическим консультантом до подписания/принятия решения о найме;

проверять договоры на соответствие местным правилам и нормам до начала работ по договору;

оценивать исполнение стандартных договоров;

добиваться установления и требовать исполнения гарантийных обязательств.

Кадровая политика:

разрабатывать и применять правила и процедуры по отношению к персоналу (в соответствии с федеральными законами, законами штата и местным законодательством);

разрабатывать и корректировать рабочие инструкции для штатных сотрудников;

применять процедуры подбора, найма и увольнения персонала;

осуществлять надзор над работой персонала;

утверждать цели и задачи работы персонала, оценивать выполнение работы и периодически проводить обсуждение работы с персоналом;

вести и должным образом хранить личные дела сотрудников.

Эстонский союз управляющих и обслуживающих недвижимость (EKHHL) в разработанном им стандарте «Мероприятия по обеспечению ухода за недвижимостью» к управлению относит следующие виды деятельности и мероприятий :

1 Уход за недвижимостью. Справочник для владельца. EKHHL, 2001. 22

Подготовка объекта недвижимости к управлению и консуль-

тирование владельца:

проверка наличия исходных данных;

изучение потребностей владельца;

составление базы данных;

восстановление отсутствующих документов;

первичный осмотр объекта;

составление инструкции по обслуживанию объекта или его частей;

составление стратегии уходы и консультация по услугам;

другие подготовительные мероприятия.

Организация физической сохранности недвижимого объекта:

внедрение книги обслуживания;

организация надзора владельца;

организация оценки технического состояния строений, их частей и конструкций;

осуществление договоров, необходимых для комплексных мероприятий по техническому обслуживанию и благоустройству;

организация проектирования необходимых изменений в строениях;

управление всеми осуществляемыми ремонтными и строительными проектами;

организация ремонтных работ;

прочие мероприятия для организации физической сохранности.

Организация юридического сохранения объекта недвижимости:

надзор за выполнением всех договоров, заключенных от имени владельца/владельцев недвижимости;

посредничество между сторонами договора при возникновении споров и разногласий;

надзор за всеми документами, связанными с недвижимостью

определение границ обязанностей и ответственности, вытекающих из правовых актов и договоров;

представление необходимых и требуемых владельцем отчетов;

подготовка страховой стратегии объекта недвижимости;

деятельность от имени владельца как юридического лица в соответствии с договором;

организация юридических услуг для владельца;

другие мероприятия, связанные с юридическим обеспечением.

Организация экономической сохранности объекта недвижимости:

составление бизнес-плана/экономической программы объекта;

организация поставок необходимых коммунальных и прочих ресурсов для объекта;

организация финансового учета;

анализ экономических показателей;

консультации по кредитам;

подготовка арендной стратегии объекта недвижимости;

организация экспертной оценки;

прочие мероприятия, связанные с экономической сохранностью;

организация дополнительных услуг для владельца объектов недвижимости;

организация общения / отчеты для владельца;

консультирование владельца в связи с развитием недвижимости;

представление владельца (в пределах полномочий, определенных договором);

консультирование пользователей здания / помещений;

анализ использования недвижимости;

выдача справок;

организация подсобных услуг              (включая              аварийно

диспетчерское обслуживание);

другие мероприятия.

Другие сопутствующие организационные мероприятия, связанные с управлением недвижимостью.

Представленные перечни управленческих функций позволяют собственникам помещений, товариществам собственников жилья и

управляющим организациями понять, как многое может делаться для грамотного управления многоквартирными домами, и оценить существующий уровень управления в каждом конкретном случае.

Практически каждая из управленческих функций может быть отдельной услугой, предоставляемой за плату управляющей организацией. В приложении 2 в качестве примера приведена информация одной из венгерских управляющих организаций о своей деятельности и предоставляемых услугах.

Как сказано в приведенном выше определении, управление - это целенаправленная деятельность. Какими же могут быть цели управления многоквартирным домом?

Целями управления многоквартирным домом могут быть:

поддержание (или обеспечение) нормальных условий проживания в доме (помещениях), то есть такие условия, которые соответствуют установленным правилами и нормами стандартным показателям;

создание комфортных условий проживания в доме, то есть с более высокими показателями комфорта, чем стандартные;

сохранение существующего состояния имущества (поддержание на достигнутом уровне) - в том случае, если текущее состояние отвечает требованиям технических регламентов, а собственники удовлетворены тем, что имеют;

- улучшение состояния имущества (или его отдельных частей), в том числе, обновление/замена, модернизация или реконструкция имущества (или его отдельных частей);

обеспечение снижения расходов на оплату коммунальных услуг за счет внедрения ресурсосберегающих мероприятий;

обеспечение/повышение безопасности проживания в доме;

повышение рыночной стоимости помещений собственников.

В зависимости от того, каких целей управления многоквартирным домом необходимо достичь, будут разрабатываться различные стратегии управленческой деятельности, ставиться текущие и перспективные задачи управления, определяться требуемый набор услуг и работ и обосновываться необходимый объем финансирования.