Рекомендации по проведению общего собрания членов товарищества собственников жилья

Годовое общее собрание членов ТСЖ. Общее собрание членов товарищества должно проводиться не реже одного раза в год. Это следует, в том числе, из пункта 8 части 2 статьи 145 Жилищного кодекса, в соответствии с которым к компетенции общего собрания членов товарищества (далее - общее собрание) относится утверждение годового плана финансовой деятельности товарищества и отчета о выполнении такого плана.

Основная цель годового общего собрания членов ТСЖ - рассмотреть и утвердить отчет правления об исполнении плана работ по содержанию общего имущества в многоквартирном доме и сметы доходов и расходов товарищества за истекший год, обсудить и утвердить план работ и смету доходов и расходов на предстоящий год, установить размеры обязательных платежей и взносов членов товарищества на содержание общего имущества и другие общие расходы в товариществе. Именно поэтому годовое общее собрание является самым главным событием для членов товарищества. Кроме этого на нем при необходимости рассматриваются и другие вопросы, относящиеся к компетенции общего собрания, например, избрание членов правления и ревизионной комиссии товарищества (далее - ревизионная комиссия), внесение изменений в устав товарищества, образование специальных фондов товарищества и т.д.

В случае если необходимо принять решение по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме[2], такое собрание может быть проведено до общего собрания членов товарищества. При проведении одновременно общего собрания собственников помещений и общего собрания членов товарищества необходимо формировать повестки дня каждого из этих собраний в соответствии с их компетенцией, определенной законодательством, и строго соблюдать все установленные процедуры для каждого вида собрания, проводить раздельную регистрацию участников, оформлять отдельные протоколы и т.д.

Собрание можно считать успешно организованным и проведенным, если на нем присутствовало более половины членов товарищества или их представителей, так как только такое общее собрание по Жилищному кодексу (ст. 146, ч. 3) считается правомочным, и если приняты решения по всем вопросам повестки дня.

Исключение составляют вопросы, решения по которым принимаются не менее чем двумя третями голосов от общего числа голосов членов товарищества (ст. 145, ч. 2, п.п. 2, 6, 7, 12 Жилищного кодекса). К этим вопросам относятся:

принятие решений о реорганизации и ликвидации товарищества;

принятие решения о получении заемных средств, в том числе банковских кредитов;

определение направлений использования дохода от хозяйственной деятельности товарищества;

принятие решений о сдаче в аренду или передаче иных прав на общее имущество.

Для решения указанных вопросов на общем собрании, соответственно, должны присутствовать члены товарищества, обладающие не менее чем двумя третями голосов от общего числа голосов членов товарищества.

Очевидно, что для успешного проведения собрания необходима значительная предварительная работа правления, которая включает:

подготовку необходимых документов по каждому из вопросов повестки дня общего собрания (отчетов, проектов планов работ, смет доходов и расходов и др.);

уведомление членов товарищества о дате, времени, месте проведения, повестке дня предстоящего общего собрания;

обеспечение возможности членам товарищества до общего собрания ознакомиться с отчетными и проектными документами;

разработку сценария общего собрания;

решение организационных вопросов (оборудование места проведения собрания необходимой мебелью, обеспечение процедур регистрации участников собрания, голосования при принятии решений и др.).

Отчетные документы о деятельности ТСЖ за прошедший год. Отчетные документы ТСЖ, которые должны быть рассмотрены и утверждены общим собранием - это отчет правления и отчет ревизионной комиссии за прошедший год.

Отчет правления должен всесторонне отражать результаты деятельности товарищества по всем направлениям плана работ по содержанию и ремонту общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме и исполнение сметы доходов и расходов.

Отчет правления по выполнению плана работ должен содержать сопоставительные данные по запланированным и фактически выполненным (в натуральном выражении) видам и объемам работ, включая, например, такие направления деятельности как:

техническое обслуживание общего имущества;

ремонты общего имущества (текущий и капитальный);

санитарное содержание общего имущества, включая земельный участок, на котором расположен данный дом;

благоустройство помещений общего пользования в многоквартирном доме и земельного участка, на котором расположен данный дом;

мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества;

мероприятия по обеспечению безопасности и удобства проживания в доме;

содержание имущества товарищества (имущества юридического лица).

Рекомендуется включить в отчет анализ причин, по которым запланированные на прошедший год работы не были выполнены (полностью или частично) или производились работы, не входившие в план.

Целесообразно по каждому виду работ указать в отчете, каким способом они выполнялись (штатным персоналом товарищества, привлекаемыми по разовым гражданско-правовым договорам исполнителями, подрядными организациями или собственниками помещений на добровольной основе) с оценкой качества исполнения. Эта информация поможет членам товарищества принять решения об изменении способа выполнения определенных работ. Например, вместо уборки подъездов силами жителей (безвозмездный труд), в случае, когда не обеспечивалась регулярность и качество санитарного содержания подъездов, нанять уборщика или клининговую компанию. Или вместо 38 того, чтобы содержать в штате товарищества по трудовому договору на полную ставку какого-нибудь технического работника при его фактически неполной загрузке, перейти на договор оказания услуги с повременной оплатой.

Отчет правления о выполнении сметы доходов и расходов должен содержать сопоставительные данные по запланированным и фактически достигнутым (в денежном выражении) показателям сметы доходов и расходов товарищества.

Рекомендуется отдельно представить данные о затратах, связанных с заработной платой штатного персонала и исполнителей, привлекаемых по срочным договорам, чтобы у членов товарищества было ясное представление о том, какую долю в общих расходах занимает заработная плата людей, обеспечивающих управление и содержание их общего имущества, в достаточной ли мере вознаграждается (и стимулируется) труд людей, которые на них работают, а также каков уровень их оплаты в сравнении с их собственными доходами.

В отчет целесообразно включить:

анализ причин отклонения фактических показателей от плановых:

превышение запланированных расходов по отдельным статьям;

недополучение запланированных доходов по каждой статье, особенно по задолженностям по обязательным взносам и платежам на содержание общего имущества;

предпринятые меры для обеспечения сбора обязательных взносов/платежей.

Рекомендуется представить собранию данные по поступлению обязательных взносов/платежей от каждого из собственников помещений в доме, чтобы у членов товарищества была информация о том, насколько каждый выполняет свою обязанность участвовать в общих расходах по содержанию дома (Приложение 1, пример 4). Если правление располагает сведениями о причинах задолженности по каждому помещению, это может помочь в привлечении жителей дома к воздействию на тех, кто может платить, но не платит, или вместе подумать о том, как помочь кому-то из малообеспеченных соседей.

В отчет правления рекомендуется кроме выше перечисленного ввести специальный раздел, отражающий вовлечение собственников жилых и нежилых помещений в работу товарищества. В этом разделе можно осветить:

как члены товарищества/жители дома информировались о решениях общего собрания и правления, о различных текущих вопросах деятельности товарищества (выполнении планов товарищества, предстоящих работах, собираемости взносов и т.д.);

какие общественные комиссии, комитеты, инициативные группы работали в течение прошедшего года, как они оказывали содействие работе правления;

как привлекались рядовые члены товарищества к решению текущих вопросов (кто именно, как часто, каким образом), как это способствовало успехам товарищества или как неучастие жителей затрудняло работу товарищества.

Отчет ревизионной комиссии. Ревизионная комиссия является органом товарищества, контролирующим его финансовохозяйственную деятельность, и формируется обязательно. Ее задача - оценивать эффективность и законность деятельности органов управления товарищества.

Как орган контроля ТСЖ, ревизионная комиссия (ревизор) обязана проводить плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год (ст. 150, ч. 3, п. 1 Жилищного кодекса). При проведении проверок ревизионная комиссия вправе привлекать экспертов (сами члены комиссии могут и не обладать необходимыми знаниями).

Ревизионная комиссия отчитывается о своей деятельности перед общим собранием членов ТСЖ. Отчет должен содержать:

сведения о количестве и результатах проведенных проверок/ревизий финансово-хозяйственной деятельности товарищества;

заключение по годовому отчету правления об исполнении планов работ и сметы доходов и расходов.

В случае если по решению общего собрания в течение отчетного года привлекался аудитор/аудиторская организация, то на общем собрании рассматривается отчет о результатах аудиторской проверки.

Подготовка планов работ по содержанию и ремонту общего имущества и проекта годовой сметы доходов и расходов товарищества — это второй важный этап подготовительной работы, проводимой правлением. План работ по содержанию общего имущества должен основываться на оценке фактического состояния каждого объекта (части) общего имущества, требованиях законодательства Российской Федерации, анализе опыта прошлых периодов и, самое важное, на учете мнения членов товарищества (собственников помещений) о потребности и приоритетности (очередности) выполнения работ по улучшению состояния дома и земельного участка, а также условий проживания в доме.

Смета расходов на следующий период составляется исходя из планируемого перечня работ по содержанию и ремонтам общего имущества, которые требуются на основании оценки технического и санитарного состояния дома и поддержаны собственниками помещений.

Подробные рекомендации по разработке планов и смет приведены в пособии «Основы управления многоквартирным домом».

Взаимодействие правления с членами товарищества и жителями при подготовке общего собрания. Правлению ТСЖ необходимо постоянно помнить о том, что именно собственники определяют цели управления общим имуществом и вправе участвовать в принятии решений, касающихся его.

Основная задача взаимодействия правления с членами товарищества при подготовке планов работ и смет доходов и расходов на предстоящий год - предварительно выявить мнения и пожелания собственников и учесть их в проектах всех документов. Это может быть сделано различными способами, среди которых:

анализ обращений и жалоб жителей в правление (и/или обслуживающую организацию) в течение года;

постоянный сбор предложений через настенный «Ящик для предложений»;

регулярные встречи с членами товарищества/жителями для обсуждения разных текущих вопросов;

беседы с собственниками во время плановых обходов помещений для оценки состояния частей общего имущества, находящихся в них;

проведение специального поквартирного              опроса/анкетирования собственников - членов и не членов товарищества и др. Пример анкеты собственника приведен в Приложении 2, а пример опросного листа для планирования капитального ремонта - в Приложении 4.

Максимальный учет мнений и пожеланий собственников по вопросам общего имущества поможет правлению подготовить проекты планов и смет, которые будут утверждены на общем собрании.

Желательно, чтобы правление предоставило членам товарищества возможность до собрания познакомиться с проектами всех документов. Это подготовит их к конструктивному обсуждению предложений правления, а самому правлению даст возможность заранее сориентироваться в отношении того, какие из предложений будут поддержаны, а при обсуждении каких вопросов могут возникнуть сложности и поэтому необходимо подготовить продуманные аргументы и обоснования.

Если на общем собрании необходимо провести выборы/довыборы членов правления или ревизионной комиссии, правление может заранее обратиться к членам товарищества с просьбой подготовить предложения по кандидатурам. Кроме того, правление может обратиться ко всем жителям дома с приглашением участвовать в общественных комиссиях и узнать, кто на разовой или регулярной основе может помогать товариществу в решении различных вопросов деятельности. Пример анкеты-приглашения к работе общественных комиссий приведен в Приложении 3. На общем собрании можно утвердить состав комиссий товарищества.

Организация годового общего собрания. Общее собрание созывается в порядке, установленном уставом товарищества (ст. 145, ч. 1 Жилищного кодекса) с учетом требований, установленных ч. 1 и 2 ст. 146 Жилищного кодекса.

Организационные вопросы по подготовке к проведению общего собрания включают в себя:

определение удобного для членов товарищества времени и места проведения собрания;

действия по оповещению членов товарищества и привлечению их к активному участию в собрании;

необходимую подготовку места проведения собрания. Рекомендуется проводить собрание в нерабочие дни или в вечернее время, когда большая часть членов товарищества не заняты на

работе. Место проведения собрания должно быть максимально близко к дому, в котором члены товарищества владеют помещениями.

Проведение общего собрания. Проведение общего собрания членов ТСЖ должно проходить в соответствии с заявленной повесткой дня. Общее собрание не вправе выносить на обсуждение вопросы, которые не были включены в повестку дня (ст. 146 ч. 2 Жилищного кодекса).

Проведению общего собрания предшествует процедура регистрации членов товарищества и тех лиц, кто пришел на собрание по приглашению инициаторов собрания или по собственной инициативе (например, члены семей собственников помещений).

Организационные моменты собрания не вызовут сложностей, если правление заранее продумало порядок его проведения и подготовило сценарий собрания.

Рассмотрение каждого вопроса повестки собрания обычно состоит из трех частей:

- выступление представителя правления (или ревизионной комиссии) с отчетом или информацией/предложениями;

- вопросы и выступления членов товарищества;

- принятие решения (голосование, подсчет голосов и объявление результатов голосования).

Вне зависимости от того, кто выступил инициатором, общее собрание ведет председатель правления или его заместитель, а в случае их отсутствия - один из членов правления (ч. 5 ст. 146 Жилищного кодекса). Основной выступающий по вопросу повестки дня должен представить присутствующим информацию в исчерпывающем объеме, но в то же время не многословно и в форме, доступной для понимания.

В ходе собрания его председателю необходимо обеспечить свободное и деловое обсуждение всех вопросов повестки дня, то есть каждому члену товарищества, желающему выступить, необходимо предоставить такую возможность. При этом рекомендуется установить предельную продолжительность выступлений (регламент проведения собрания), чтобы большее количество человек могло принять участие в обсуждении без «затягивания» собрания. Решение о прекращении выступлений по вопросу повестки дня рекомендуется принимать с согласия большинства присутствующих членов товарищества.

Рекомендуется предоставлять слово присутствующим на собрании приглашенным лицам после того, как выступили члены товарищества (за исключением случаев, когда приглашенные могут предоставить недостающую информацию, необходимую при обсуждении вопроса).

Для принятия решения по каждому вопросу повестки дня общего собрания необходимо осуществить подсчет голосов членов ТСЖ, поданных «за», «против» или «воздержался». Голосование в зависимости от важности решаемого вопроса и других обстоятельств можно проводить путем:

подсчета поднятых голосующими рук;

росписи каждым голосующим в листе голосования;

заполнения голосующими бюллетеня голосования.

Независимо от выбранного на общем собрании способа голосования для точного подсчета голосов счетную комиссию следует обеспечить заранее заготовленными сведениями о количестве голосов, принадлежащих каждому члену ТСЖ. Для письменного голосования правлению необходимо заранее подготовить листы голосования и необходимое количество бюллетеней для голосования.

Рекомендуется после подсчета голосов в заключение еще раз повторить формулировку решения, принятого большинством голосов, каким именно количеством голосов данное решение принято и зафиксировать это в протоколе собрания.

При проведении собраний ведущему (председателю) и докладчикам следует не столько выступать перед людьми, сколько говорить с ними. Надо постараться активно использовать разнообразие опыта участников общего собрания, точек зрения и подходов для наиболее полной аргументации обсуждаемого решения. При обсуждении надо следить, чтобы оно не превратилось в «базар», для чего ненавязчиво контролировать участников обсуждения, не позволяя им уходить в сторону от обсуждаемого вопроса, а также не увязнуть в бесплодных спорах.

Не позволяйте отдельным участникам обсуждения злоупотреблять внимание слушателей, особенно, если их выступление не конструктивно. Пытайтесь вовлечь других участников в обсуждение, спрашивая их о том, что они думают по данному вопросу, согласны ли они с предлагаемым решением.

Как вести себя председателю общего собрания членов ТСЖ в случае негативного поведения участников? Чтобы ответить на этот вопрос, разберемся, что заставляет человека вести себя негативно во время массовых мероприятий, в том числе - во время общего собрания членов ТСЖ (например, задавать «неудобные» вопросы, критиковать то, что сказал тренер, высказывать сомнения в компетентности тренера). Возможные причины:

он хочет поднять свой авторитет у аудитории;

он не согласен с тем, что сказал выступающий;

ему не нравится то, что он услышал;

он конкурирует с председателем за лидерство;

он хочет развлечься.

Вот несколько советов, как вести себя в таких случаях:

СОВЕТЫ председателю общего собрания членов ТСЖ:

Не критикуйте человека из аудитории, поскольку люди в аудитории считают его «своим», и ваша критика может спровоцировать всеобщую неприязнь к вам.

Реагируйте на комментарии или вопросы спокойно; при любых обстоятельствах говорите сами деловым и доброжелательным тоном.

Будьте терпимы и не спешите (не бросайтесь сразу отвечать на «неудобный» вопрос или критику).

Признайте, что человек имеет право на собственную точку зрения.

Сделайте вашу позицию ненавязчивой, не «бьющей в лоб».

Избегайте отрицания в ответах на «неудобный» вопрос/критику, старайтесь не использовать слово «НЕТ», старайтесь строить ответ со словом «ДА», например:

-«Да, мне знакома такая позиция, но давайте разберемся...»,

-«Да, мне понятно, чем вызвана Ваша реакция, но давайте посмотрим на это с другой стороны.», -«Да, то, что Вы говорите, это сложившаяся практика, но она постепенно уходит в прошлое...».

• Разрешите присутствующим членам товарищества самим повлиять на личность, создающую проблемы: в большинстве случаев люди плохо относятся к тем, кто пытается увести ход собрания в сторону либо сорвать его вовсе.