Рекомендации по подготовке информационных материалов
Неотъемлемой частью работы товарищества является подготовка информационных материалов как для использования в самом товариществе (внутренние), так и для предоставления информации о ТСЖ другим организациям и общественности (внешние).
Такие информационные материалы могут быть разовыми или регулярными, как, например, отчеты, информационные бюллетени и т.д. В зависимости от цели и содержания информационных материалов, они могут быть:инструктивными,
отчетными,
методическими,
публицистическими,
уведомительными,
рекламными.
Внутренние информационные материалы могут включать:
Административные руководства:
Устав ТСЖ,
внутренние правила,
другие руководящие документы,
информацию о составе правления, ревизионной комиссии, общественных комиссий, старших по домам (подъездам),
инструкции,
телефоны, адреса.
Материалы, рассылаемые к общему собранию:
отчет за предшествующий год,
план работы и смета на будущий год,
другие обсуждаемые вопросы,
бюллетени для заочного голосования.
Результаты общего собрания:
принятые решения,
утвержденные отчет, план и смета.
Методические материалы:
информация о законодательстве,
брошюры.
Бюллетени, объявления:
анонсы,
обращения,
отчеты о мероприятиях.
Внешние информационные материалы - это, как правило:
методические рекомендации,
информационные брошюры, книги,
информационные бюллетени,
отчеты для объединения товариществ, если ТСЖ состоит его членом,
пресс-релизы,
интервью в СМИ,
авторские статьи в СМИ (примеры - в Приложениях 13 и 14),
объявления в СМИ.
Распространение информационных материалов зависит как от их цели и содержания, так и от фактических возможностей товарищества организовать такое распространение.
Информационные материалы могут распространяться по телефонной сети (по факсу, телефонограммами), по электронной информационной сети (по электронной почте или через публикации на веб-сайтах), в печатном виде (бюллетени, информационные листки, книги, брошюры) путем раздачи, рассылки, продажи изданий, и, наконец, через средства массовой информации.Общие рекомендации по подготовке информационных материалов заключаются в том, что такой материал должен:
• привлекать и удерживать внимание читателя/ слушателя / зрителя:
o быть кратким, o быть нескучным, o быть простым (доходчивым), o быть наглядным,
o использовать разные средства информирования (аудио, визуальные);
быть своевременным;
быть позитивным;
быть честным.
При подготовке информационных материалов полезно ответить на следующие вопросы:
какова цель данных информационных материалов (отчетность перед членами ТСЖ, распространение лучшего опыта деятельности, поддержание репутации ТСЖ в глазах общественности, описание проблемы и предложение для обсуждения, др.)?
на кого рассчитаны данные информационные материалы? предназначены ли они для использования внутри ТСЖ или для более широкого круга получателей информации?
как будут издаваться/публиковаться данные информационные материалы?
как будут распространяться данные информационные материалы?
как будет оцениваться результат, «попадание в цель» информационных материалов?
Наиболее часто встречающиеся информационные материалы - объявления. К сожалению, наиболее часто объявления, которые размещаются в наших многоквартирных домах, касаются каких-либо нарушений общественного порядка или пользования общим имуществом или нарушения сроков внесения платежей. Такие объявления пишутся в приказном тоне и хотят, скорее, устрашить читателя, нежели чем вызвать его понимание и привлечь его на сторону того, кто написал объявление.
В товариществе собственников жилья информирование собственников должно строиться на принципах уважения к собственнику, стремления выявить его лучшие качества и привлечь их на пользу товариществу. Поэтому даже краткие объявления следует начинать с вежливого, уважительного обращения к читателям, а содержание объявления следует продумывать так, чтобы оно побуждало читателя к позитивным общественно значимым поступкам.
Примеры как неудачных, так и хороших обращений к собственникам (жильцам дома) можно увидеть в Приложении 12.