Приложение 10 КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОВАРИЩЕСТВА СОБСТВЕННИКОВ ЖИЛЬЯ

Финансовое управление

Методика расчетов и их точность. Какая система бухгалтерского учета используется? Производятся ли расчеты для наличных поступлений или накоплений на счету? Производятся ли расчеты вручную или на компьютере? Какая вспомогательная документация имеется и используется? Как часто приходится вносить исправления, по какой причине, и как они отражаются в финансовой отчетности?

Регулярность отчетов.

Финансовая информация, предоставляемая правлению. Насколько полна и точна картина финансового состояния ТСЖ, предоставляемая правлению? Можно ли сказать, что информация адекватна принимаемым решениям? Понимает ли правление информацию, которую получает? Должным ли образом ее использует?

Бюджет. Утверждается ли оперативный бюджет ежегодно? Позволяет ли прилагаемая к бюджету пояснительная записка объяснить типичному собственнику или члену ТСЖ, что показывают цифры бюджета и как они были определены? Включает ли процесс принятия бюджета обсуждение набора предоставляемых услуг и политику расходования средств? Выступает ли бюджет после принятия в качестве документа финансового контроля? Включено ли в финансовую отчетность сравнение статей бюджета с фактическими доходами и расходами? Какие принимались меры, если происходили серьезные отклонения от бюджета?

Задолженности. Какова процентная величина задолженностей? Если эта величина выше обычной, какие меры принимаются для сбора недостающих средств? Что представляет собой обычная процедура сбора платежей? Регулярно ли правление получает данные о величине задолженностей? Какова тенденция по задолженностям: рост, падение или стабилизация?

Финансовая политика правления.

Резервы. Существуют ли фонды специального назначения (резервные)? Существует ли фонд капитального ремонта и замены частей здания и оборудования (подлежащих ремонту или замене)? Как подсчитывались необходимые к накоплению суммы, и учитывает ли методика расчетов принятые стандарты, правила и нормы? Каково финансирование фондов на текущий момент, и каково соотношение с расчетными величинами? Есть ли план-график накопления и расходования резервных фондов? Есть ли расчетный оперативный резерв? Финансируется ли он? Как расходуется?

Размещение счетов. Насколько разумно размещены оперативные счета и свободные средства ТСЖ с точки зрения безопасности, ликвидности и величины процентной ставки?

Контроль расходов. Кто уполномочен подписывать платежные документы? Существуют ли адекватные меры защиты товарищества? Как распределена ответственность между теми, кто распоряжается средствами ТСЖ и теми, кто готовит финансовую отчетность?

Понимание правлением финансовых вопросов. Понимает ли правление свою роль и обязанности в отношении финансового управления? Существует ли понимание (на уровне основ) правлением той финансовой информации, которую оно получает? Происходит ли обучение новых членов правления по финансовым вопросам? Существует ли финансовый план, простирающийся на период более далекий, чем текущий финансовый год?

Проверки. Каждый ли год проводится финансовая ревизия? Аудит? Кто выполнял последний аудит, была ли это независимая лицензированная аудиторская фирма (аудитор)? Запрашивалось ли когда-либо мнение аудитора по вопросу адекватности управления? Если да, были ли какие-либо рекомендации аудитора использованы правлением?

Уплата налогов.

Организация содержания и ремонта

Физическое состояние дома. Каково состояние территории, здания (оценить внешний вид снаружи и внутри, состояние элементов конструкции), объектов благоустройства и оборудования? Какова тенденция физического состояния здания: улучшение или ухудшение?

Содержание и ремонт. Как соотносится уровень текущего финансирования статей бюджета на содержание и ремонт с фактической величиной расходов? Есть ли план-график профилактических работ по содержанию и ремонту? Соблюдается ли он? Как подаются заявки жильцов на ремонт, в том числе аварийный? Как ведется учет выполненных по заявкам работ? Как часто поступают повторные заявки и жалобы от жильцов?

Подрядные договоры. Все ли договоры соответствуют гражданскому кодексу? Есть ли спецификации и инструкции к каждому договору? Там, где это позволяет рынок услуг, проводились ли конкурсы на заключение подрядных договоров с участием минимум трех претендентов? Можно ли сказать, что договоры должным образом защищают интересы товарищества? Все ли договоры можно было назвать коммерчески выгодными (оправданными) на момент заключения? Каковы отношения между товариществом и подрядчиками? Как часто оценивается работа подрядчиков? Кто контролирует выполнение работ (услуг) по договорам? Соответствует ли качество работ (услуг) условиям договоров? Все ли подрядчики имеют полисы страхования ответственности? Все ли договоры заключены с исполнителями (без посредников)?

Собственный персонал. Есть ли письменное руководство по кадровой политике или эквивалентный документ, устанавливающий политику ТСЖ по отношению к персоналу? Есть ли должностные инструкции? Кто контролирует работу персонала? Регулярно ли производится оценка работы персонала? Все ли заключившие трудовые договоры лица являются исполнителями (нет ли подставных лиц)? Как ведется учет выплаченной заработной платы? Производятся ли и должным ли образом отчисления с фонда заработной платы во внебюджетные фонды?

Коммунальные услуги.

Есть ли утвержденный правлением документ о разграничении ответственности за эксплуатацию дома между подрядчиками, персоналом, товариществом, его членами и иными собственниками? Есть ли перечень бесплатных и платных услуг? Оказываются ли дополнительные услуги?

Общее руководство

Понимание правовых основ. Каков уровень осведомленности правления о положениях и требованиях нормативных документов, регулирующих деятельность товарищество, и в какой мере руководство товариществом осуществляется в согласии с этими нормами? Как организовано информирование собственников о правовых основах жизнедеятельности товарищества, правах и обязанностях членов ТСЖ и иных собственников?

Утверждение концепции политики. Какова процедура утверждения концепции политики товарищества? Соответствует ли процедура принятым стандартам? Соответствует ли эта процедура учредительным документам товарищества и требованиям нормативных документов?

Осуществление политики. Насколько последовательно осуществляется политика товарищества? Проявляет ли правление и управляющий гибкость в вопросах реализации политики товарищества? Случалось ли, что то или иное направление ранее утвержденной политики товарищества не оправдывало себя или оказывалось неприемлемым? Если да, какие шаги предпринимались в таких случаях?

Делопроизводство. Насколько правильно, точно и аккуратно осуществляется ведение протоколов, производятся записи принимаемых резолюций, решений по вопросам изменения учредительных документов, правил и т.д.?

Административные отчеты.

Административная поддержка. Если есть собственный управляющий или домоуправ из управляющей компании, какая административная поддержка оказывается правлению? Должным ли образом и полностью ли правление использует получаемую поддержку? Получает ли правление поддержку от других источников: городской (окружной, районной, региональной, межрегиональной) ассоциации ТСЖ, консультантов и т.д.?

Социальная среда

Элементы управления социальной средой, скорее, относятся к

субъективным показателям, чем к объективным. Тем не менее, можно частично оценить и моральную атмосферу при помощи объективных цифровых показателей.

Контакты. Как часто правление и управляющий обращаются к жильцам с любого рода информацией? Какие средства для установления контактов используются? Каков тон этих контактов? Как часто жильцы обращаются в правление по тем или иным вопросам? Проводятся ли опросы и анкетирования? Каков процент отклика на анкеты?

Конфликты. Как часто возникают конфликтные ситуации? Как часто они рассматриваются на заседаниях правления? Ведется ли переписка по конфликтам? Были ли иски против товарищества, правления или управляющего со стороны собственников? Со стороны сотрудников, работающих и/или уволенных?

Нарушения. Какая часть собственников (или членов их семей), нарушает правила ТСЖ? Какова тенденция в настоящий момент: процент нарушителей уменьшается или растет? Приходилось ли товариществу прибегать к угрозам судебного воздействия на нарушителей или судиться с нарушителями, чтобы добиться соблюдения правил?

Уровень приватизации. Каков процент квартир, находящихся в частной собственности? За последний год этот процент возрос или остался прежним?

Степень участия собственников. Каков обычный уровень посещаемости на ежегодных и иных собраниях домовладельцев? Трудно ли добиться требуемого кворума на собраниях? Есть ли инициативные комиссии? Сколько человек участвуют в руководстве или деятельности товарищества постоянно? Уровень активности жильцов дома увеличивается или падает?

Приложение 11 Сертификация квартирных товариществ (опыт Эстонии)[19]

Знак качества товарищества

Сертификат является своего рода знаком качества и признанием компетентности членов правления и других должностных лиц товарищества.

Документ этот выдается Союзом Квартирных Товариществ Эстонии (СКТЭ). Для того чтобы ходатайство о получении сертификата квартирным товариществом было принято, необходимо выполнить следующие требования:

правление товарищества, ревизионная комиссия и члены товарищества должны иметь представление о деятельности своего товарищества;

один из членов правления должен пройти курс обучения, состоящий из 160 часов;

устав, документация, протоколы собрания и т.д. должны соответствовать действующему законодательству и быть правильно оформлены;

бухгалтерия товарищества должна быть в порядке и не вызывать нареканий;

члены товарищества должны исправно платить по счетам;

финансовые операции квартирного товарищества должны проходить в соответствии с его годовым бюджетом, должна быть проведена строительно-техническая экспертиза,

большие ремонтные работы должны проводиться в соответствии с утвержденным планом, учитывая результаты экспертиз;

деятельность правления должна быть квалифицированной;

деятельность обслуживающих фирм также не должна вызывать нареканий;

товарищество должно быть круглые сутки готово к локализации абсолютно любой аварии в течение двух часов;

товарищество должно использовать различные методы для экономного потребления энергии;

товарищество должно обеспечивать безопасность и стабильность своим членам;

за получение сертификата должны выступить большинство членов товарищества.

Комиссия

В общем, картинка получается, мягко говоря, нереалистичная. Но чтобы недостатки выявить и устранить, с товариществами сначала поработает специальная, назначенная Союзом комиссия. Она состоит из:

представителя Союза Квартирных Товариществ Эстонии (координатора), в его обязанность будет входить контроль над всем процессом;

юриста из Союза Квартирных Товариществ Эстонии - он проверит устав товарищества, протоколы собраний, заключенные товариществом договоры;

бухгалтера - познакомится с бухгалтерией, финансовыми показателями за последний год деятельности товарищества;

эксперта в сфере строительства - проконтролирует качество ремонта дома, проекты, акты, техническую документацию.

Когда комиссия выполнит свою работу и недостатки будут исправлены, члены товарищества могут предоставлять документы для получения сертификата. Для этого понадобятся:

ходатайство о получении сертификата;

анкеты, заполненные членами товарищества, в которых, большинство из них высказалось в пользу сертификации;

подсчет голосов за и против сертификации;

копии действующего устава товарищества и              Б-карты;

копии протоколов собраний товарищества;

копии документов, говорящих о внутреннем              распорядке в то

вариществе;

копии бухгалтерских документов;

копия финансового отчета за последний год              деятельности то

варищества;

копии отчетов ревизионной комиссии;

данные о задолженностях членов товарищества;

копия финансового плана товарищества на текущий год;

копии актов строительно-технической экспертизы;

копия удостоверения о том, что один из членов правления прошел 160-часовой курс обучения.

Оценка по заслугам

Надо отметить, что решение о проведении голосования за или против сертифицирования принимает правление товарищества. Эта процедура не является обязательной и проводится исключительно по доброй воле.

Подача же ходатайства платная. Размер оплаты утверждает правление Союза Квартирных Товариществ Эстонии.

К назначенному сроку ходатайствующие о сертификате должны предоставить в бюро Союза документы, подтверждающие исправленные ошибки в своей деятельности. Если Союз квартирных товариществ посчитает, что проделанной работы недостаточно и еще имеются ошибки, об этом предупредят ходатайствующих, а документы вернут. Если же с документами все в порядке, то они будут переданы сертификационной комиссии, которая в свою очередь посмотрит, достойно товарищество сертификата или пока еще нет.

Если члены товарищества не согласны с решением комиссии, они могут представить им претензию, которую рассмотрит совет Союза и тогда уже примет окончательное решение.

Надзор

У сертификационной комиссии есть полное право следить за деятельностью поднадзорных товариществ и в дальнейшем, но время очередного визита можно согласовать. В том случае, если кому-то из должностных лиц в товариществе придет в голову не показывать комиссии необходимые документы, то действие сертификата для этого товарищества будет приостановлено.

Однако при проверках не нужно ничего бояться. Если будет ясно, что трудности или ошибки - явление временное и поддаются коррекции, то никаких серьезных проблем не возникнет. Даже наоборот, специалисты помогут выявить недостатки и всегда подскажут, как их лучше всего исправить.

Сертификат, полученный однажды, не является вечным. Его актуальность нужно подтверждать каждые два года. Если этого не сделать, то по истечении данного срока сертификат будет автоматически отобран. Первые сертификаты со знаком «Неа korteriuhistu»были уже вручены некоторым квартирным товариществам в начале декабря 2007 года.