Тема. Самоменеджмент и его значение.

сформировать понятие самоменеджмента;

познакомить с техникой самоменеджмента;

познакомить с системой планирования времени;

познакомить с некоторыми принципами самоменеджмента;

скрининг: а) определение личного рабочего времени, б) определение уровня самоменеджмента

Рекомендуемая литература: 10, 24, 32, 36, 39, 42.

Оборудование: таблицы.

Ход занятия:

Организаторские способности являются профессионально важными для тех, чья деятельность построена на коммуникациях.

Самоменеджмент - самоорганизация, использование специальных методов работы в повседневной практике с целью оптимизации и рационализации использования времени.

Насколько хорошо Вы самоорганизуетесь, поможет нам определить анкета.

Отвечая на вопросы, оцените себя по следующей шкале: 0 - почти никогда; 1 - иногда; 2 - часто; 3 - почти всегда.

Я резервирую в начале дня время для подготовительной работы, планирования.

Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам.

Важнейшие вещи делаю в первую очередь.

Свой очередной день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно возникающих дел.

Свою дневную загрузку пытаюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на жизненно важных проблемах.

Я умею говорить «нет», когда на мое время претендуют другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Обработка результатов.

Просуммируйте баллы.

Хотите ли Вы узнать: каков Ваш капитал времени? Тогда отнимите от пенсионного возраста Ваш настоящий возраст. Например, 55 - 21 = 34. А теперь последовательно умножьте полученное число на:

1760 и получите капитал своего рабочего времени;

660 и получите капитал свободного времени;

1740 и получите капитал свободного времени, затрачиваемого на сон.

Сложите все полученные после умножения величины - это весь Ваш

капитал времени, а время - необратимо. Но нужно найти время и для работы, и для развлечений, и для дружбы, и для мечты...

Хватит ли Вам времени на все, что Вы хотите сделать? Куда же тратится время? Чтобы это узнать нужно в течение одного дня провести процедуру жесткой регистрации времени. И лучше это делать по заранее заготовленной схеме.

I. Анализ видов деятельности и расходов времени. № Вид деятель-ности Время Продуман-ность (в минутах) А

Необходимая работа Б

Оправ-даны ли затраты В

Целесообразны ли затраты Г

Определен ли регламент Отвечайте на вопросы А, Б, В, Г - «да» или «нет».

Определите общую продолжительность работы: ^ ПД.

Определите продолжительность непродуктивной работы:

НУ АБВГ нет -100%. ^ ПД

Определите эффективность работы:

=>

если больше, чем на 10%, деятельность была необязательной

если больше, чем на 10% случаев, расход времени велик

если больше, чем на 10% случаев, использование было нецелесообразно

а) А нет

Упд

100%

б) Б нет

УПД

в) В нет

УПД

если больше, чем на 10%, момент исполнения возник спонтанно у Вас проблемы с делеги-рованием (перепоручением) и установлением приоритетов

100%

100%

Вам необходим анализ по> глотителей времени, самодисциплина

Вам нужно планировать организацию работы

г) Г нет

УПД

=>

100%

Вам нужно планировать рабочее время

=>

II.

Какие помехи были «дорогостоящими»?

Какие звонки были бесполезными?

Какие посещения не нужны?

Какие телефонные разговоры могли быть короче? Эффективнее?

Какие посещения должны быть короче? Эффективнее?

Кто больше отвлекал Вас от дел?

Рассмотрим список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей» или «ловушек» времени. Наметьте «свои» пять причин временных потерь, которые повторяются.

Нечеткая постановка цели.

Отсутствие приоритетов в делах.

Попытка слишком много сделать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

Плохое планирование трудового дня.

Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

Чрезмерное чтение.

Нечеткая система досье.

Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе). 10 Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номе- ров. 11. Недостаток кооперации или разделения труда. 12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 13. Незапланированные посетители. 14. Неспособность сказать «нет». 15. Неполная, запоздалая информация. 16. Отсутствие самодисциплины. 17. Неумение довести дело до конца. 18. Отвлечение (шум). 19. Затяжные встречи. 20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 21. Отсутствие связи (коммуникации) или недостаточная обратная связь. 22. Болтовня на частные темы. 23. Излишняя коммуникабельность. 24. Чрезмерность деловых записей. 25. Синдром откладывания. 26. Желание знать все факты. 27. Длительные ожидания (например, условной встречи). 28. Спешка, нетерпение. 29. Слишком редкое перепоручение дел. 30. Недостаточный контроль за порученными делами. Освободившись от «поглотителей» Вашего времени и выявив слабые места в самоорганизации, Вы сможете высвободить значительные резервы времени для себя.

А как же выявить слабые места в самоорганизации? Обратимся к технике самоменеджмента, представив ее в виде следующей таблицы

Функция Рабочие приемы Достигаемый результат (выигрыш во времени) 1. Постановка целей Определение цели, ситуаци-онный анализ, целевые стра-тегии, методы достижения успеха, формирование цели Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание пре-имуществ, концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов 2. Планирование Годовое планирование, ме-сячное, декадное, планиро-вание дня, принцип времен-ного менеджмента, метод «Альпы», менеджмент с по-мощью дневника времени Подготовка к реализации, оп-тимальное распределение и ис-пользование времени, сокра-щение сроков исполнения 3. Принятие ре-шений Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ-анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел Приводящая к успеху органи-зация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, про-дуктивность трудовых затрат 4. Реализация и организация Распорядок дня, график про-дуктивности, биоритм, само-проявление, дневной рабочий план Применение самоменеджмента, концентрация на изначальных задачах, использование пика производительности, учет пе-риодических колебаний, ста-новление индивидуального ра-бочего стиля 5. Контроль Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатами), контролиро-вание итогов (контролирова-ние достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) Обеспечение запланированных результатов, позитивное воз-действие на течение жизни 6. Информация и коммуникация Рациональное чтение, ра-циональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ве-дение корреспонденции, ли-стки-памятки, формуляры Быстрое чтение, выделение времени для бесед, отгоражи-вание от возможных помех, меньше отвлечений, «бумажной» войны

Остановимся более подробно на каждой из функций.

Цель - это описание конечного результата. Цели - представление о будущем.

Ежедневная работа должна приближать к цели.

Постановка целей - перманентный процесс.

Предпосылка успеха заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах необходимо достичь.

Постановка целей

I

Жизненные цели

бые >4

Нахождение целей (анализ целей) Чего я хочу?

лично (жизненные цели)

I

Сильные и слабые стороны, ситуации, окружение

профессионально (карьерные цели)

Ситуационный анализ Что я могу?

лично

I

профессионально

Практические цели

Ситуационный анализ Что я могу?

лично

профессионально

Чтобы иметь успех, надо знать:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Есть ли высшая цель или промежуточные?

Знаете ли Вы, что сами можете сделать?

Набросайте общие представления о жизненных устремлениях (кривая жизни).

Как протекала до сих пор Ваша жизнь?

В чем Ваши крупные успехи и поражения (в личной, профессиональной сфере)?

Как Вы представляете будущее?

До какого возраста Вы хотели бы дожить?

Чего хотели бы достичь?

Какие препятствия Вы предполагаете?

Кривая жизни

неудачи успехи

н

3

Л

со О

PQ

I I 1~1 I I I I I 5 І І І І І І І І І і'

10 15

20

25

30

35

40

45

50

55

и т.д.

Попробуйте провести ситуационный анализ своих успехов и неудач на жизненном пути. Мои успехи Способности, которые помогли Мои неудачи Способности, которых недостаточно Соотнеся желания и возможности, свой жизненный план, сформулируйте для себя цели жизни.

Планирование

времени можно представить как закрытую схему:

Необходимо учитывать, что планируемые на любой период времени дела должны занимать только 60% времени, оставляя резерв. В течение дня следует выделять приоритеты А, Б, В, которые лучше выполнять в наиболее плодотворное и удобное для Вас время.

Успешно работать - значит точно и хорошо выполнять нужные задачи. Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов. Для целесообразной и эффективной реализации Ваших задач, безусловно, необходимо, чтобы Вы лично установили их очередность.

Установление приоритетов помогает Вам:

планомерно вести дела;

выполнять срочную работу к установленному сроку;

регулировать перерывы в работе;

проверять степень срочности;

определять альтернативные решения, например, с помощью вспомо-гательных вопросов;

учитывать возможности делегирования Ваших полномочий другим.

Для приведения в действие всех Ваших планов попытайтесь воспользоваться следующими принципами:

Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию времени гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затрачиваемого времени, тогда как остальные 20% итога поглощают 80% рабочего времени».

К немногим «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь. С помощью анализа АБВ Вы обеспечиваете упорядочивание задач по их значимости и ориентацию результатов на достижение нужного эффекта. Отдавайте себе отчет в том, что всё сразу сделать Вы не можете, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного (основное правило эффективной организации труда): Задачи А Б В Весьма важные Важные Менее важные 15% всех задач 20% вех задач 65% всех задач 65% общей значимости 20% общей значимости 15% общей значимости Выполнять самому Частично перепоручать Сокращать В соответствии с принципом Эйзенхауэра работайте последовательно, не бойтесь менее срочные (менее важные) дела переправлять либо в архив, либо в корзину.

Важную задачу редко бывает необходимо выполнять сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу: никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными.

Для того чтобы Вам было легче сделать Ваш рабочий стиль более гармоничным, оцените себя с помощью анкеты. Мой личный стиль Почти никогда Иногда Часто Почти всегда 0 баллов 1 балл 2 балла 3 балла 1. Предрасположены ли Вы к тому, чтобы:

Откладывать выполнение неприятных дел?

Отодвигать во времени принятие срочных, но неприятных решений?

Перестраховываться, заручаться мнением других при принятии неприятных или тяжелых решений?

Все делать самому?

Заниматься несколькими проблемами одно-временно?

Мой личный стиль Почти никогда Иногда Часто Почти всегда 0 баллов 1 балл 2 балла 3 балла 6. Работать всуете и спешке?

Приниматься за работу без предваритель-ного поиска лучших подходов к делу?

Прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами?

Откладывать выполнение трудных задач после первоначальной их обработки?

Работать неконцентрированно, несобрано?

Работать по 2 часа и более без перерыва?

Часто не доводить дело до конца из-за того, что Вас постоянно отвлекают?

Расходовать ценное для Вас время на отдельные специальные задачи или второстепенные дела?

Заниматься чужими делами лишь потому, что они Вас заинтересовали?

Браться в любое время за любую задачу из- за того, что Вы не можете сказать «нет»?

Заниматься почти безнадежной конфронтацией, например поиском виновных в ошибке?

Стремиться к безупречному выполнению задач, где это не требуется?

Стараться знать все факты?

Проявлять инициативу лишь по принуждению?

Стараться всегда помочь другим при ре-шении их проблем? Просуммируйте поставленные баллы - чем большую сумму Вы получили, тем больше Вы мешаете себе работать.

Последняя функция, которую необходимо рассмотреть, является контроль. Контроль охватывает три задачи.

Осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту контроля.

Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута цель? Какие есть отклонения?

Корректировка по установленным отклонениям:

контроль процесса и осуществления деятельности;

контроль результатов.

Систематические занятия самоменеджментом позволяют Вам избавиться от текучки, вороха бумаг на столе, лишних страхов и тревог.

Благодаря самоменеджменту, Вы не только придете вовремя на собеседование к работодателю, но и Вам хватит времени хорошо подготовиться к собеседованию.

Итог занятия. Контрольные вопросы:

Самоменеджмент - это....

Что включает в себя техника самоменеджмента?

Перечислите функции самоменеджмента.

Сколько процентов времени при планировании оставляют в резерве?

Что означает соотношение 80:20?

Домашнее задание:

Провести анализ видов деятельности и расходов времени.

Заполнить листок дневных помех.