4.1. Выбор системы для управления проектами
Рекламные брошюры различных поставщиков программного обеспечения для управления проектами удивительно похожи друг на друга.
За последние годы даже выработался некоторый стереотип представления нового пакета, в соответствии с которым каждая новая версия системы рекламируется как та, долгожданная и единственная, которая максимально приближена к реальным процессам управления в современной компании и которую можно легко внедрить и реально использовать . Затем следует длинное перечисление достоинств системы, целью которых является дать понять пользователю, что единственным пробелом в функциональных возможностях системы является то, что она не умеет заваривать кофе для руководителя.Определенную помощь в выборе системы могут оказать сравнительные обзоры ПО, публикуемые в компьютерных изданиях. Однако необходимо иметь в виду, что в обзорах, публикуемых в компьютерных журналах, преимущественно оценивается мощность и изящность реализации функций пакетов с
программистской точки зрения. Вопросы же управленческой эффективности применения пакетов в той или иной ситуации отходят на второй план.
Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы доступные на рынке в две широкие группы: системы высшего класса (high-end) и системы низшего класса (midrange). Сегодня уже трудно найти автора, придумавшего эту классификацию, которая часто является причиной недоразумений среди пользователей при выборе системы.
Прежде всего, по каким признакам отнести систему к тому или иному классу? Во-вторых, как узнать в какого класса системе нуждается организация и значит ли, что пользователи систем низшего класса являются пользователями второго сорта?
При попытке ответить на первый вопрос о критериях классификации систем выясняется, что основным признаком для отнесения программы к тому или иному классу является ее цена.
Если система продается по цене ниже $1000, то она автоматически попадает в разряд систем низшего класса. Если же установленная на систему цена превышает $1000 (а лучше, чтобы она была выше $3000), то система имеет все шансы быть отнесена к высшему классу.Развитие информационных технологий последних лет практически свело на нет различия между системами по объемным показателям мощности систем (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций систем, также достаточно трудно найти существенные пробелы в той или иной системе. Выявить отличия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.
Что же нужно знать пользователю о предлагаемом ПО и собственных потребностях, для того чтобы сделать правильный выбор?
Во-первых, необходимо понять для решения каких задач потребуется система управления проектами. Руководителю необходимо проанализировать характер деятельности собственной организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления. Какая деятельность может планироваться в виде проектов? Насколько детально необходимо планировать и контролировать проекты?
Для поддержки различных управленческих функций используется различное ПО.
Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.
Примером системы для анализа проектов является хорошо известная на Российском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting. Необходимо отметить, что для описания плана инвестиций в Project Expert используются традиционные подходы сетевого планирования, предполагающие разбиение проекта на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов.
В Project Expert реализованы Gantt и PERT диаграммы. Однако, если управление проектами в организации не завершается обоснованием инвестиций и существует потребность в контроле за ходом реализации проекта, то необходимо переходить к использованию ПО управления проектами. Отметим, что Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.Итак, для многих менеджеров достаточно скоро становится очевидно, что успешная разработка технико-экономического обоснования еще не означает успеха всего проекта. Даже весьма перспективный проект может потерпеть неудачу из-за ошибок планирования и реализации. Если принципиальное решение об использовании системы для управления проектами (УП) принято, то для выбора пакета полезно ответить для себя на вопросы, связанные с функциями планирования и управления, которые вы хотели бы реализовать:
только планирование или планирование и контроль хода проекта;
планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;
планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;
детальное планирование использования ресурсов;
многопроектное управление.
Полезно заранее определить примерные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проектами?
Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.
Немаловажными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО.
Пакеты, обладающие большими возможностями требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей профессионалов, т.е. специалистов основным видом деятельности которых является администрирование проекта. Для пользователей же использующих пакеты УП лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ более важным является простота использования и скорость получения результата. От таких пользователей трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Отметим также, что в крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. И значит, задача для таких организаций состоит не в том, чтобы стандартизироваться на каком либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов позволяющих обмен данными.Однако прежде чем переходить к особенностям того или иного пакета, необходимо еще раз отметить, что каждая из рассматриваемых ниже программ содержит полный набор базовых функциональных возможностей систем данного класса.