2.6. Структура самонаправляемых рабочих команд
Естественно, что в зависимости от реализуемого преобразовательного процесса количественный и качественный состав рабочей команды будет различен.
Например, фирма Microsoft для проектной группы в области информационных систем (Team Model) выделяет следующие роли: менеджер продукта, менеджер программы, разработчик, тестер, инструктор, менеджер по логистике [25].Анализ различных рабочих команд и их функций позволил выделить для самонаправляемых рабочих команд основные роли членов команды и их характеристики. Эти характеристики относятся как к самонаправляемым рабочим командам исполнителей, так и к координационным командам менеджеров для различных сфер деятельности. К ним относятся:
лидер;
ответственный за внешние контакты;
наблюдатель;
ответственный за финансовую сторону деятельности команды;
делопроизводитель.
В функции лидера входит координация работы членов команды, решение тактических вопросов, организация рабочих мест, контакты с менеджерами или командой менеджеров, с другими командами, организация образовательного процесса, организация отдыха членов команды. Лидер ведет совещания команды, распределяет задания и осуществляет прочие функции оперативного управления. Очень часто лидер команды координирует вопросы распределения заработка и поощрений.
Ответственный за внешние контакты решает вопросы, связанные с сырьевыми ресурсами, обеспечивает обратную связь с потребителями. В некоторых командах ответственный за внешние контакты обеспечивает и координацию с другими командами. Как правило, этот человек вносит наибольший вклад в управление качеством конечного продукта.
Роль наблюдателя (критика) определяется широким использованием в рабочих командах при решении проблем метода мозгового штурма.
В основном его специфические функции проявляются в ходе совещаний, хотя для самонаправляемых рабочих команд, работающих винтеллектуальной сфере, эта роль может быть задействована и в повседневной деятельности. Например, для рабочих команд программистов есть смысл обеспечивать наблюдение за ходом выполнения проекта - "взгляд со стороны". Многие наблюдатели осуществляют и функции мониторинга. Таким образом, часто роль наблюдателя сопровождается, а иногда и трансформируется выполнением роли технического эксперта или ответственного за качество. Современные информационные системы в их сетевом варианте существенно облегчают эту задачу, так как позволяют использовать развитые базы данных для поддержки экспертизы.
Появление роли ответственного за финансовую сторону обусловлено передачей на уровень команд широких полномочий по организации процесса преобразований и обеспечения обратной связи с потребителем. В функции ответственного за финансовую сторону входит как ведение определенной части оперативного учета, финансовой документации, бухгалтерского учета, так и поиск решений, связанных с удешевлением, продажей и последующим обслуживанием продукции.
Естественно, что функции, связанные с подготовкой и обработкой документации, входят в обязанности делопроизводителя. Кроме того, этот человек обеспечивает составление графика работы команды в целом и членов команды, организует и протоколирует совещания. Важность этих функций резко возрастает на стадии динамической сетевой структуры управления, так как при такой системе управления многие сотрудники организации участвуют в работе сразу нескольких команд. Это принято, например, в Texas Instruments. В этом случае даже организация совещания команды становится иногда очень сложной задачей. Единственный выход здесь видится в активном использовании информационных технологий.
В настоящее время созданы, используются и совершенствуются прикладные программные комплексы, предназначенные специально для рабочих команд, для облегчения координации членов команд.
Здесь можно выделить комплексы GroupWorks корпорации HyperDesk и SmartSuite, совместную работу корпораций Lotus Development + IBM, которые были разработаны специально для поддержки рабочих команд, а также комплексы Notes корпорации Lotus Development, Microsoft Solutions Framework и Windows for Workgroups корпорации Microsoft, также ориентированные на коллективную работу. На рынке появляются программные продукты для поддержки рабочих команд и менее известных фирм, например, Electronic Meeting-Support Software.Сегодня в этой сфере наблюдается серьезная конкуренция. Обычно при анализе различных программных комплексов для поддержки рабочих команд рассматриваются такие характеристики, как возможности коллективной работы (назначение заданий, планирование встреч, способность разделения информации, коллективный просмотр документов, средства проведения конференций), администрирование (управление доступом, управление документами), разработка приложений (создание форм, пользовательская настройка), распространение информации (поддержка удаленных пользователей, передача сообщений) и ресурсные и сервисные показатели.
Другие роли являются более специфичными и зависят от сферы деятельности команды.
Каждые 3-6 месяцев предлагается проводить ротацию членов рабочей команды в целях установления равного положения членов команды. Кроме того, ротация позволит членам команды лучше понять различные стороны деятельности команды, внести новые идеи, создать обстановку доверия и благожелательности в команде. Процесс ротации должен быть спланирован самым тщательным образом. Процесс ротации может быть связан со стадиями выполнения задания. Например, при разработке информационной системы целесообразно функции лидера на первом этапе передать маркетологу, далее системотехнику, программисту, специалисту по тестированию и снова маркетологу.
Как было сказано ранее, одной из отличительных черт самонаправляемых рабочих команд является проникновение в деятельность команд образовательного процесса.
Этот процесс будет продолжаться до тех пор, пока существует команда. Одним из важнейших моментов в организации образовательного процесса является его опережающий характер. Эта характеристика деятельности самонаправляемых рабочих команд прекрасно согласуется с мнением ряда специалистов в области промышленной психологии, определяющих опережающий образовательный процесс как один из факторов мотивации.Формально образовательный процесс в самонаправляемых рабочих командах (П0) можно представить как функцию ряда параметров, отражающих специфику функционирования команды в условиях динамической сетевой структуры управления:
П0 = F (Yb Zj, Uo-i, Wo.!, R, О,), (2.6.1)
где Yi - функция выхода команды (с учетом перспективного видения проблемы);
Zi - возмущения внешней среды (обратная связь);
Uo-i - координационные управляющие решения;
Wo-i - информации о состоянии системы в целом;
Ri - ресурсные ограничения;
О! - достигнутый уровень знаний и умений.
Подобный подход позволяет реализовать адаптацию рабочей команды к условиям внешней среды и последовательно сократить эффект туннельного видения проблемы.
Можно сформулировать, какими знаниями и навыками должны обладать члены самонаправляемой рабочей команды для того, чтобы она могла начать эффективно функционировать. Условно их можно разбить на несколько категорий:
базовые знания теории и практики рабочих команд;
технические знания и навыки;
межличностные знания и навыки;
командные знания и навыки;
административные знания и навыки;
специальные знания и навыки.
Базовые знания связаны непосредственно с изучением теории и практики рабочих команд. Понимание таких вопросов, как становление, развитие, возможности и полномочия рабочих команд и т.п., дают возможность команде и отдельным ее членам правильно выбрать стратегию и тактику действий, понять перспективы работы и иметь уверенность в своем будущем.
Технические знания и навыки определяют профессиональную подготовленность человека для решения некоторой задачи: умение программировать, водить автомобиль, выполнять расчеты и т.д.
Сюда же можно отнести способность человека осуществлять контроль качества (концепция качества, статистические методы качества и т.д.). Сначала каждый член команды выполняет только один вид работ. По мере становления самонаправляемой рабочей команды возникает потребность в расширении области применения сил, знаний и навыков всех членов команды. Это обеспечивает взаимозаменяемость и взаимопомощь, способствует совместному обсуждению проблем, делает процесс решения задач более эффективным и конструктивным. При этом не предполагается, что каждый член команды должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения миссии команды. Особенно это актуальнодля команд в сфере наукоемкого производства и инновационной деятельности, то есть там, где на первое место выходит интеллектуальная деятельность.
Стремительный прогресс в сфере наукоемкого производства обусловливает появление специалистов узкой специализации. И одна из целей образовательного процесса - создание понятийных мостов между членами команды для более эффективного коллективного принятия решений как стратегических, так и тактических.
Члены самонаправляемых рабочих команд должны эффективно взаимодействовать как внутри команды, так и с внешней средой. Межличностные знания и навыки включают в себя деловое общение, умение слушать, высказывать идеи, вести дискуссии, делать презентации, разрешать конфликты, достигать консенсус и т.п. Очень часто это требует изменения стиля работы члена команды, а также изменения внутри- групповой культуры. В процессе обучения необходимо постоянно делать акцент на коллективном результате работы.
Работа командой и в команде также требует определенных знаний и навыков, особенно в тех сферах деятельности, где ранее работа вы-полнялась за счет индивидуальных усилий. Постановка целей, командный поиск и коллективное принятие решений требуют дополнительной подготовки. При использовании ротации членов команды необходимы знания и умения для выполнения ролей лидера, делопроизводителя и др.
Таким образом, члены команды должны уметь организовывать и вести совещания, координировать действия в команде и т.п. Все это можно отнести к командным знаниям и навыкам.Одной из характерных особенностей самонаправляемых рабочих команд является самоуправление. Следовательно, членам команды тре-буются знания в таких областях, как распределение заданий, планирование и учет, бухучет, подготовка отчетов, оценка деятельности и поощрения. Административные знания и навыки приобретаются посте-пенно, по мере необходимости.
К специальным знаниям и умениям можно отнести выполнение образовательных функций, интервьюирование и прием новых членов и т.п. Такие знания и навыки также приобретаются постепенно, по мере необходимости.
В качестве примера организации образовательного процесса для рабочих команд исполнителей можно привести тематику обучения чле-нов команд в компании Johnson & Johnson:
- Политика перемен.
Типы рабочих команд.
Стадии развития команд.
Структура команд.
Организация совещаний команды.
Метод "мозгового штурма".
Графические методы контроля качества.
Контрольные карты.
Планирование экспериментов.
Регрессионный и дисперсионный анализ.
Межличностные коммуникационные навыки.
Техника восприятия информации.
Разрешение конфликтов.
Достижение консенсуса.
Тренировка командного принятия решений.
Презентация командной работы.
Как показывают результаты исследований различных научных центров, наиболее эффективными следует признать следующие формы организации образовательного процесса:
Краткосрочные курсы, проводимые без отрыва от производства для членов команд и для команд в целом непосредственно в организации. Очень часто такие курсы организуются с помощью удаленного теледоступа. Так, в некоторых фирмах установлены комплексы, обеспечивающие связь с образовательными учреждениями. Широко используются видеокурсы, посвященные актуальной тематике. Обычно участие в курсах не только приветствуется, но и тщательно регулируется и регистрируется, что существенно облегчает работу по комплектованию команд.
Участие в конференциях и краткосрочных курсах повышения квалификации вне организации. Так центр по изучению рабочих команд Северо-Техасского университета ежегодно организует от 4 до 6 подобных мероприятий. Во многих организациях такой вид обучения рассматривается как одна из форм поощрения. Многие корпорации для организации курсов создали специальные учебные центры.
Продолжительные курсы, связанные с отрывом от производства, как правило, применяются для новых сотрудников. Некоторые компании стали использовать внешнее консультирование в образовательных целях. Широко используются заказы на целевую подготовку студентов.
В зависимости от стадии развития рабочей команды происходит становление как команды в целом, так и ролей отдельных членов ко- манды. Если использовать классификацию Д. Янкеловича для конкретных стадий развития рабочих команд, то образовательный процесс в плане содержания в соответствии со стадиями развития предлагается организовать по определенным направлениям, отраженным в табл. 2.6.1.
Таблица 2.6.1 Примерные направления образовательных курсов в соответствии со стадиями развития рабочих команд
Стадия
Образовательные направления
Подготовительный этап Старт
Стадия неопределенности Стадия ориентации на лидера Жестко структурированные команды
Самонаправляемая рабочая команда
Основные понятия концепции рабочих команд
Применение концепции рабочих команд
Развитие рабочих команд, знаний и умений команд и их членов
Управление конфликтами
Организация информационного обеспечения 1. Методы разработки и принятия решений. Достижение консенсуса
Влияние развития личности на успех команды
Организация системы поощрения в командах
Влияние разделения ролей на эффективность команд
Системы коммуникаций внутри команды и с внешней средой
Использование наставничества, оптимальной организации внутренних ресурсов, исследований и других подходов для развития знаний и умений команды
1. Базовые курсы для менеджмента по проблемам коллективного принятия решений, командной работы и т.п. (подготовка к работе в командах менеджеров)