Регламенты

В регламентах указывается: когда и как должна быть решена конкрет-ная задача; кто участвует в ее решении; кто несет ответственность за организацию ее решения; какая информация необходима для ее решения.

При использовании регламентов необходимо руководствоваться следующими положениями: построение начинается с отображения задачи, пред-ставляющей собой логическое начало моделируемого процесса управления.

Каждой задаче со всеми ее элементами на схеме соответствуют шесть блоков (сверху вниз): наименование задачи, сроки исполнения, входная информация, исполнители задачи, результирующая информация, потребители.

Сроки исполнения отражены по всей длине схемы, причем над каждой задачей проставлен свой срок исполнения.

Вся возможная входная информация, данные о потребителях и исполнителях сосредоточены в левой части схемы.

У входных документов, исполнителей и потребителей нумерация у каждого своя, начинающаяся с 01. В правой части схемы изображен ряд задач, а под ними — ряд результирующих документов.

Все характеристики задачи расположены по вертикали. Первый блок — срок исполнения данной задачи. Ниже двузначными цифрами обозначены коды входных документов, содержание которых можно определить по коду в левой части схемы. Третий блок—исполнители. Исполнители каждой задачи закодированы буквами. Первые две цифры обозначают коды исполнителей, полный список которых с кодами приведен в левой части. Третий знак — буква — это степень участия того или иного исполнителя в решении задачи.

Условные обозначения:

I — решающий голос в коллегиальном решении с правом утверждающей подписи;

Р — то же, но без права подписи;

Я — единоличное решение с подписью;

П — планирование;

О — организация; у

X — координация;

А — активизация;

К — контроль;

Т — исполнитель;

М — подготовка вопроса;

С — согласование, визирование;

И — получение информации для сведения.

Код задачи состоит из трех символов:

первый символ «3» — слово «задача»; второй символ — цифра — номер регламента по порядку, причем предусмотрена следующая очередность:

3-І-* — задачи регламента управления с разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного управления;

3-2-* — задачи регламента управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

3-3-* — задачи типового регламента организации управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы;

3-4-* — задачи типового регламента организации управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы.

Коды документов (блок 5) соответствуют кодам задач.

В блоке 6 отражаются данные о пользователях результирующих документов.

Стрелки между задачами отражают логическую связь между ними, которая состоит в том, что результирующие документы предыдущей задачи становятся входными документами для последующей.

Документом, детализирующем регламент, является классификатор задач (табл. 8.10).

Графа 1 классификатора содержит наименования полного комплекса задач, которые необходимо решить в процессе разработки и внедрения коллективного подряда. Каждая укрупненная задача регламента конкретизируется в виде заданий (подзадач). Выполнение всех заданий (подзадач) означает решение задачи в целом.

Графа 2 — код задачи или код задания. Если код состоит из трех знаков — это задача, если из четырех — задание (подзадача). Коды заданий одной и той же задачи идентичны, за исключением последней цифры, означающей номер задания в задаче.

Предусмотрена следующая очередность знаков в коде задач:

3-1-*-* — задания классификатора задач управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

' 3-2-*-* — задания классификатора задач управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

3-3-*-* — задания классификатора задач управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы;

3-4-*-* — задания классификатора задач управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы.

Классификатор задач организации управления разработкой и внедрением целевой комплексной программы развития коллективного подряда в системе Главмособлстройматериалов

(на уровне предприятия, фрагмент) Задачи, решаемые в процессе управления Код задачи (зада-ния) Входная информация, необходимая

для решения задачи (задания) Источники входных документов Результирующие документы Исполнители Сроки испол-нения (дли-тельность в днях) Потре-бители 1 2 3 4 5 6 7 8 Создание рабочей группы по разработке и внедрению целевой комплексной программы развития коллек-тивного подряда 3-3-1 Приказ о разра-ботке ЦКП от 23.12.85 №154 Главный менеджер целевой комплексной программы раз-вития коллективного подряда Приказ о создании рабочей группы по разработке и внедрению Директор фирмы — Я; председатель профкома — С 3 Струк-турные подраз-деления Разработка мероприятий по использованию передового опыта внедрения коллективного подряда 3-3-2 1. Директивные документы правительства о развитии коллективных форм организации труда (КФОТ)

Методические материалы по развитию коллективного подряда

Приказ о создании рабочей группы 1. Постановления правительства

ПТБ главного менеджера

Главный менеджер Мероприятия по использованию передового опыта внедрения коллективного подряда Главный инже-нер — Я; начальник ОТиЗ — T; начальник ПЭО — Т; председатель профкома — С; рабочая груп-па— т 30 Руково-дители струк-турных подраз-деле-ний; трудо-вые кол-лективы Изучение нормативной и методической документации по передовому опыту внедрения трудового коллек-тивного подряда 3-3-2-1 Приказ по главку Главное управление Протокол рабочей группы по использованию нормативной и методической документации Главный инже-нер — Я; начальник ОТиЗ — Т; начальник ПЭО — T; председатель профкома — С; рабочая фуппа — T 10 То же

Третий знэк — цифра — это номер задачи по порядку. Таких задач в типовом классификаторе разработки ЦКП на уровне фирмы — 22, а в классификаторе внедрения — 16.

В графу 3 записывают входную информацию, необходимую для решения задачи (задания).

Графа 4 показывает источники входной информации для решения задачи (задания). Здесь проставляются организации, подразделения или должностные лица, представляющие информацию для решения указанных задач управления. Источником входной информации могут служить предшествующие задачи (задания). В этом случае результирующие документы предшествующих задач (заданий) становятся входными документами для решения данных задач (заданий).

Графа 5 содержит наименования документов, получаемых в процессе решения соответствующей задачи (задания) управления.

В графе 6 приведен перечень исполнителей задачи (задания), т.е. подразделений или конкретных должностных лиц, решающих задачу (задание) и преобразующих в ходе ее решения входную информацию, а также формирующих результирующий документ.

Результирующий документ может формироваться и несколькими исполнителями. В зависимости от степени участия в работе их помечают соответствующими буквами. Одни из них подготавливают информацию (П), другие являются непосредственными исполнителями (Т) задач (заданий), третьи принимают участие в согласовании документа (С). При этом необходимо выделить лицо, принимающее решения (Я), организующее решение задач в целом и отвечающее за качество результирующего документа.

В графе 7 указывают срок исполнения. В типовых классификаторах в этой графе показывают ориентировочную длительйость решения той или иной задачи в днях. В классификаторах же, разрабатываемых для конкретных предприятий, следует указывать календарную дату выполнения задачи. Необходимо помнить, что параллельное выполнение работ (совмещение их во времени) позволяет существенно сократить общий срок разработки и внедрения коллективного подряда.

В графе 8 отражают данные о пользователях документов — подраз-делениях или работниках, использующих результирующий документ.

Выходная информация может направляться в другие подразделением для реализации различных процессов управления, руководству орга- низации, использоваться для решения других задач данного процесса управления, а также направляться во внешние организации.

Наименования внешней входной информации, исполнителей, потребителей помещают в левой части схемы. Последовательность отражения задач диктуется сроками решения и логикой информационных связей.

Порядок разработки и рассмотрения исходных нормалей на существующие управленческие процедуры такой же, как и для информационных таблиц.

Используя этот метод, необходимо сформировать сводную аналитическую модель (табл. 8.11). Цель ее построения — анализ связей между участниками. В данном случае сводная аналитическая модель является эффективным организационным инструментом для построения системы обеспечения целевых функций управления. Строится она на основе информационных таблиц.

Таблица 8.11

Сводная аналитическая модель управления Целевые функции Обеспечивающие подсистемы планово-эконо-мическое обеспечение правовое обеспечение аналитическое обеспечение

Итак, для построения данной модели необходимо: ¦ выделить целевые функции управления;

определить обеспечивающие подсистемы;

найти место каждой задачи (из информационных таблиц) в модели. Для этого следует проверить соответствие задачи целевой функции

управления обеспечивающей подсистеме и записать ее в определенный квадрат матричной модели.

В результате получается сводная аналитическая модель управления фирмой, которая позволяет проанализировать выполнение всех целевых функций управления.