Анализ функций управления
Выбор объекта анализа зависит от задач его проведения.
Можно выявить виды работ, тесно взаимосвязанные и в то же время представляющие единую функцию управления, обосновать общесистемную информацию, распределение прав и обязанностей в системе управления. В качестве объекта анализа принимаются функции всей системы, затем проводится общий системный анализ. А при необходимости обоснования специфической информации за объект анализа берут подфункцию (функциональную подсистему), в состав которой входит этот круг работ.Анализ отдельных операций на рабочем месте гіроводится в тех случаях, когда нужно выделить работы, требующие равной квалификации управленческого персонала.
Содержание анализа функций управления состоит: в контроле за ходом их выполнения; оценке соответствия подразделения функциям управления; выявлении резервов распределения функций и их частей между под-разделениями, а также прав и обязанностей между работниками управления; разработке мероприятий по использованию резервов.
Многогранность анализа, необходимость поисков резервов на всех уровнях управления при выполнении каждой функции требуют строгого распределения ответственности между всеми звеньями в проведении этой аналитической работы. Все подразделения и службы должны вести текущий, оперативный анализ и участвовать в изучении работы по функциям или подфункциям, операциям. Выполнение комплексного анализа закрепляется за определенными службами (подразделениями по организации управления), которые должны координировать работу управленческого аппарата в соответствии с функциями, отвечающими стоящим перед ним целям и задачам.
Исходными данными для анализа могут быть: результаты анкетного опроса или интервью; наблюдение за ходом управления (фотографии рабочего дня, длительное наблюдение за работой функционального отдела и т.д.); анализ документооборота; изучение нормативно-инструктивных материалов, отчетов о выполнении работ, заключений комиссий, протоколов совещаний, собраний и др.
В процессе анализа функций управления изучаются:
« соответствие целей управляемого объекта содержанию работ по функциям управления;
содержание работ каждой функции по уровням управления;
распределение функций управления по подразделениям;
распределение прав и обязанностей между работниками аппарата управления;
связи функций управления.
Все это основные направления анализа функций управления. Независимо от объекта, методов и направлений проведения он должен осуществляться в строгой последовательности: составляется программа анализа, проводятся отбор исходных данных и их изучение, обобщаются результаты анализа и даются соответствующие рекомендации.
Результаты анализа функций управления могут быть выражены в виде:
функциональной (экономико-организационной) модели управления, которая отражает взаимосвязь функций управления и конкретных исполнителей;
функциограммы (функциональной диаграммы), которая показывает, как связаны между собой подразделения в статике;
графика выполнения работ (сетевого или календарного), отражающего динамику выполнения работ и их взаимосвязь.
Результатом анализа могут быть мероприятия, направленные на:
отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;
рационализацию связи между работниками и исполнителями;
выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;
выделение координирующих межфункциональных работ.
„Таким образом, основными направлениями анализа функций управления являются исследование всей их суммы, которая составляет содержание управления, установление степени ее соответствия целям и зада-чам, стоящим перед объектом управления, а также совершенствование его организации.