4.2. Этапы совершенствования и основные задачи улучшения качества

Принимая во внимание важность и значимость новых компьютерных технологий и сложившуюся структуру обучения, кибернетическая модель управления будет являться наиболее предпочтительной, т.

Здесь и в дальнейшем основной упор делается на разработку вычислительных процедур, позволяющих использовать их при автоматизированном управлении, которые должны способствовать повышению качества процесса обучения.

Приведем основные задачи, способствующие улучшению качества производимого продукта - подготовки высококвалифицированных специалистов.

Специалисты по управлению считают, для перехода на более совершенную систему необходимо, в первую очередь, реализовать семь основополагающих мероприятий:

Перевод системы на новые более совершенные принципы обучения и управления, способствующие повышению качества специалистов, отвечающего требованиям потребителя. Эта задача может быть решена только совместными усилиями ППС и сотрудников ИЦ факультетов с применением НИТ.

Улучшение системы обучения по удовлетворению постоянно повышающихся требований потребителей к специалистам по приемлемой цене.

Устранение в кратчайшие сроки периодически возникающих сбоев, влияющих на качество системы обучения, являющегося конечной целью совершенствования. Существенное влияние на качество обучения оказывают не-своевременная замена ППП, система обслуживания СВТ и преподаватели.

Стратегия достижения цели заключается в первоочередном решении отдельных важнейших тактических задач, таких, как ремонт компьютерной и оргтехники, обновление пакетов прикладных программ, обучение ППС.

Вовлечение и стимулирование всего трудового коллектива для получения качественного товара как одного из эффективных способов достижения цели совершенствования.

При возникновении отрицательных результатов искать следует не ответственных, а способы решения задач, т.

Главным и основным измерителем качества выполняемых работ должны служить затраты, потому что без измерения нет понимания сути решаемых задач, без возможности понимания нет управления, без возможности управления нет улучшения качества.

А это значит, что главным при анализе состояния системы управления является поиск путей снижения затрат, которые рассматриваются как устранение издержек на обеспечение качества. Специалистами по управлению установлено следующее поэтапное распределение средств:

а) на профилактику качества - 10%;

б) на оценку качества - 35%;

в) внутренние потери вследствие плохой организации работы - 48%;

г) внешние потери, вследствие упущений всего трудового коллектива - 7%.

И т о г о 100%.

Таким образом, конечная цель совершенствования системы управления связана с сокращением затрат, а это и есть главная задача, потому что затраты служат мерой качества, которая указывает, какой ценой мы добиваемся дости-жения поставленной цели. Однако следует учитывать, что прежде необходимо создать условия для обеспечения выполняемых работ по достижению качества.

Приведем перечень вопросов, которые требуется решить на первом этапе совершенствования:

Ввести должность управляющего процессом производства работ в масштабе университета, который должен организовать рабочую группу поэтапного совершенствования системы управления, основным ядром которой должны служить ведущие специалисты факультетов, возглавляемых деканами. Задачей группы являются:

контроль текущих процессов обучения на факультетах;

разработка процедур контроля по повышению качества обучения;

разработка маршрутной схемы (информационной цепи управления);

определение линий обратных связей между поставщиками и потребителями управляющей информации;

создание информационной базы данных (ИБД) и установление связи между всеми пользователями.

Практически реализовать процедуры планов совершенствования через АСУ ВУЗ.

Аттестация автоматизированных рабочих мест как одно из важнейших условий совершенствования, т.

кация работника, параметры технических устройств и др. , что облегчает задачу контроля качества. Выполнение данных мероприятий способствует созданию системы, в которую должны входить все необходимые элементы управления.

Кроме того, требуется одновременно ввести единую систему планирования и контроля качества выполняемых работ, в которую будут входить все участники процесса обучения и вспомогательные подразделения.

Планирование здесь рассматривается как проектирование состояния объекта на ближайшее и перспективное будущее. Как указывалось выше, перспективное планирование представляет собой проектирование желаемого будущего эффекта и путей его достижения. Подобные планы допускают возможность введенных в них альтернативных вариантов принятия решений. Они могут быть программно реализованы и использованы для оперативных оценок, когда в обсуждении сложных вопросов участвуют лица, заинтересованные в достижении консенсуса не в ущерб общему делу. С системных позиций данный подход является выгодным, т. к. он рассматривает весь процесс обучения в развитии, а стратегическое планирование будет служить основным элементом достижения цели с учетом перспективы [24].

Реализация задач, отражающих различные стороны производственной деятельности вуза, может служить основой первого этапа совершенствования системы обучения и формального его описания.

С этой целью представим блок-схему рис. 4.1 в более удобной форме для возможности ее дальнейшего совершенствования (рис. 4.2), она является подходящей схемой для управления.

Следует указать, что руководство низшего уровня и коллектив играют решающую роль в совершенствовании процесса обучения и особенно ППС, которых следует заинтересовать и переориентировать на более широкое применение НИТ.

Первый этап перехода от существующей к новой автоматизированной системе управления требует провести идентификацию элементов. При этом следует точно знать входные и выходные компоненты системы и элементы обратных связей. Взаимосвязь этих элементов с учетом дальнейшей формализации задачи показана на схеме рис.

Одновременно с идентификацией определяется функциональное назначение всех компонентов системы, степень их значимости и важности в управлении.

Степень значимости и важности «элемента» зависит от выполняемых ими функций, поэтому необходимость оценки деятельности руководителей и работников, как «активных элементов» системы, является здесь основной задачей. Отсюда следует, что первейшая обязанность конкретных руководителей - это систематический контроль за качественным выполнением работ, возложенных на данные подразделения, и обеспечение выхода продукции высокого качества в установленные сроки за счет умелого распределения (перераспределения) людских, технологических и финансовых ресурсов, выделенных в их распоря-

жение. Вовлечение руководящего состава верхнего звена в процесс улучшения качества должно произойти до того, как в него будут вовлечены рядовые работники.

Качество как мера полезности производственного продукта зависит от квалификации исполнителей и степени их материальной заинтересованности, в первую очередь ППС и во вторую - сотрудников ИЦ.

Упрощенная схема структуры управления процессом подготовки специалистов приведена на рис.4.2.

f(t)

Исполнительные

органы (обслуживающий персонал)

Внутр.ОС

Регулятор управления ректорат (материальные и оральные стимулы)

Объект управления

Ху (t)

Хвх (t) Y(t)

Х (t)

2

4

Общий производственный план (показатели, которые —^необходимо достичь)

С и с т е м а

Вн.ОС

Поставщики (школы) и потребители (предприятия) 5 продукции

Рис. 4.2. Упрощенная схема структуры управления

Здесь хвх^) - входные переменные (плановые задачи (х);) и производственные показатели (a, b, с);

ху(^ - плановые показатели, которых необходимо достичь при решении производственных задач;

r(t) - информация о процессе выполнения плановых производственных показателей (промежуточные отчеты лабораторий) подразделений;

у^) - окончательные результаты выполнения общего производственного плана и оценка деятельности коллектива;

f(t) - возмущающие факторы, дестабилизирующие работу человеко- машинного комплекса;

Х(0=у(0-г^) - сигнал рассогласования, указывающий на факт выполнения плановых показателей и воздействие руководства на управляющего конкретного коллектива.

Блок 4 является регулятором системы управления процессом выполняемых работ.

Y(t) - характеризует качество абитуриентов и потребности потребителей (предприятий).

K(y) - важнейший выходной параметр системы, например, эффективность.

Данная блок-схема является промежуточной для перехода к более подробной структуре управления, которая будет приведена ниже.

Таким образом, руководители и работники - это те главные элементы системы управления, которые определяют состояние ее функционирования на каждый момент времени. Отсюда основной целью руководителей всех рангов должен стать каждодневный контроль своевременного и бездефектного выпол-нения возложенных на данный коллектив задач. Поэтому всякий процесс улучшения качества следует начинать с руководителей нижнего звена, т. к. в их распоряжении находятся основные ресурсы, распоряжаясь ими, они могут оперативно принимать меры по устранению возникающих сбоев и ошибок, например, за счет:

внесения изменений на конкретных участках работ путем перестановки кадров, обновления программного обеспечения и других мероприятий;

установления новых стандартов оценки деятельности на приоритетных участках работ и внесения изменений в функционирующую систему;

поощрения и стимулирования за высокое качество полученных результатов работников конкретных участков;

незначительных изменений организационной производственной структуры подразделения с учетом изменяющихся внутренних и внешних факторов.

Эти ключевые вопросы являются определяющими, поэтому успех или неудача во многом зависит от непосредственных руководителей при условии, что в их руководство не должны вмешиваться другие лица, которые не владеют оперативной информацией на местах.

Привлечение рядовых работников к совершенствованию систем при умелом использовании их индивидуальных способностей, таланта, знания, особенностей и характера может оказать решающее воздействие на весь ход процесса совершенствования системы управления.

Коллективную деятельность следует направлять не только на решение конкретных задач. Опыт показывает, что коллектив можно наделять полномочиями в принятии сложных и ответственных решений.

Коллективный подход означает, что руководство верхнего звена передает руководителям низшего уровня и рядовым работникам не только более широкие полномочия, но и дополнительные обязанности. При этом они должны понимать, что с расширением их полномочий возрастает и ответственность всех и каждого в отдельности за эффективность и качество выполняемых работ. Коллективная ответственность исключает необходимость частых структурных изменений. Процесс коллективной деятельности как раз компенсирует те недостатки в системе управления, которые были допущены в процессе ее разработки,

поэтому ее следует всемерно поощрять. Если при этом предметы труда (ПК) будут в личной собственности каждого, то качество функционирования техники будет обеспечено в большей степени.