ПРИЧИНЫ РЕГЛАМЕНТИРОВАННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЗАКАЗЧИКА И СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
На сегодняшний день, в условиях острого дефицита квалифицированных кадров, дефицита бюджета и величины административной штрафной нагрузки руководители государственных и муниципальных органов, а также иных юридических лиц, попадающих под действие Федерального закона «О контрактной системе» (44-ФЗ) и Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (223-ФЗ) (далее Заказчики) вынуждены оптимизировать закупочную деятельность по принципу цена-качество.
Под ценой, в данном случае, понимается объем расходов бюджета на организацию закупочной деятельности, а под качеством - уровень соблюдения требований контрактной системы и уровень качества закупаемых товаров, работ, услуг.Закон о контрактной системе дает возможность Заказчикам реализовывать свои обязанности по закупкам товаров, работ, услуг посредством привлечения специализированной организации, которая вправе выполнять часть их функций по определению поставщика на основании контракта, заключенного по итогам проведения конкурса либо аукциона. Услуги специализированной организации в ряде регионов достаточно востребованы даже в условиях обслуживания Заказчика уполномоченным органом. Особенно актуально это у небольших заказчиков, со среднегодовым объемом закупок до ста миллионов рублей.
Взаимодействие Заказчика со специализированной организацией требует четкого разграничения прав, обязанностей и ответственности. Однако, содержание контракта не учитывает всех нюансов их взаимодействия и обязательно приводит к разногласиям в оценке различных ситуаций. Также контракт не учитывает временные рамки деятельности каждой стороны по каждому рабочему моменту.
Нам видится, что при заключении контракта со специализированной организацией Заказчик обязан включать в состав конкурсной или аукционной документации Регламент взаимодействия, в котором важно уделить особое внимание на отведение конкретных сроков выполнения каждой функции.
Это относится как к Заказчику в части, например, сроков принятия конкретных решений, утверждения документов, так и к специализированной организации, в части подготовки отдельных документов.Например, порядок проведения запроса котировок может быть описан так:
1. После подготовки документации о проведении запроса котировок специализированная организация отправляет ее на утверждение Заказчику в течение одного рабочего дня.
2. Заказчик утверждает котировочную документацию в течение одного рабочего дня с момента получения и направляет утвержденную документацию специализированной организации.
3. Специализированная организация, не позднее рабочего дня после утверждения котировочной документации, публикует извещение о закупке и направляет Заказчику Уведомление о сроках заседания котировочной комиссии Заказчика и шаблон протокола рассмотрения и оценки заявок.
4. Заказчик самостоятельно осуществляет прием котировочных заявок и регистрирует их в журнале.
5. Котировочная комиссия после вскрытия конвертов и открытия доступа к поданным посредством электронной почты котировочным заявкам, в тот же день направляет их специализированную организацию вместе с протоколом рассмотрения и оценки заявок и т.д.
Схематично такое взаимодействие можно посмотреть на рис. 10.
На рис. 11 представлена схема взаимодействия заказчика со специализированной организацией при организации закупок у единственного поставщика.
Рис. 10. Схема взаимодействия заказчика со специализированной организацией при проведении запроса котировок
Еще одной причиной необходимости регламентированных отношений является устранение необоснованности действий специализированной организации в части размещения и публикации информации. Для того чтобы в процессе работы не возникало недоразумений, в Регламенте необходимо прописать, что деятельность специализированной организации в рамках контракта осуществляются на основании заданий, направляемых Заказчиком.
Рис. 11. Схема взаимодействия заказчика со специализированной организацией при организации
закупок у единственного поставщика
Рис. 12. Схема взаимодействия заказчика со специализированной организацией при организации
отчетности по исполнению контрактов
Итак, организация закупочной деятельности Заказчика должна быть не только экономически эффективной, но и регламентированной. Данное утверждение справедливо не только для так называемого порядка, но и для исключения возможных нарушений требования законодательства, что неприемлемо для обеих сторон контракта и, конечно, с точки зрения закона.
4.