Организация работы с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или по-

лучения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя - конкретного работника, - так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол-нителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить в виде таблицы (см. стр.

50).

Таким образом, организация работы с документами или управление документацией - это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

Документирование Операции делопроизводства Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы Составление проекта документа обязательно обязательно не

используется Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не

используется Печать и проверка правильности оформ-ления документа обязательно обязательно не

используется Подписание, утвер-ждение документа руководителем обязательно обязательно не

используется Регистрация возможно возможно; отправка возможна, разметка Организация работы с документами Прием, сортировка, обработка поступаю-щих документов обязательно возможно обязательно Рассмотрение доку-ментов руководите-лем (резолюция) возможно не

используется возможно Контроль исполнения возможно возможно возможно Исполнение документов обязательно возможно обязательно Текущее хранение и использование обязательно обязательно обязательно Формирование дел обязательно обязательно обязательно Передача на архивное хранение или уничтожение документов возможно возможно возможно