делопроизводственные задачи

Учетную обработку всех видов документов. Обеспечивает хранение различной информации, проектирование форм для регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов. При необходимости обеспечивает сохранение содержания документа и сканированных бумажных документов в отдельной базе данных.

Уникальность номера. Имеется возможность присвоения документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен собственный текстовый редактор, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графических пакетах.

Связность документов. Документ может содержать неограниченное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в дру-гих базах данных.

Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серверов, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом информация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и периодически синхронизируется.

Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных. Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Многие системы ориентированы на западные традиции ведения делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводственные технологии.

Так как традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дис-

циплине работников, слепое копирование систем может привести к нарушению правил и норм Г С ДОУ.

Технологические особенности западных делопроизводственных процессов можно выразить по следующим моментам:

движение документов имеет преимущественно горизонтальный характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, минуя руководство;

отсутствие централизованного контроля;

регистрация документов производится по месту их создания непосредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации.

специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, нет.

Программные системы этого направления в большинстве случаев ориентированы на использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс руководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет следующие особенности:

вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

весь комплекс работ с документами фиксируется в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, кон-троль сроков исполнения, отчеты и т. д.

современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

единый порядок обработки документов осуществляют специализированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.

Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов.

а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Другая особенность - высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ закрепляются государственными нормативно-методическими документами.

Программные системы, реализующие российские технологии, ориентированы на государственные учреждения с сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако они способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления предназначены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбумажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-WIN».