Рабочее время руководителя
Проблема организации рабочего дня для руководителя стоит очень остро. Руководитель любого уровня ощущает дефицит времени постоянно. Спешка мешает работе, не дает продумывать нужные вопросы с должной тщательностью. Не говоря уже о том, что иногда обилие срочных вопросов превращает не только работу, но и жизнь в подобие карусели. Эффективность руководства в условиях нехватки времени заметно снижается. Так где же его взять, это время?
Сутки невозможно растянуть больше, чем на 24 часа. Выход заключается в оптимизации времени и организации труда.
Первое, что следует сделать руководителю, это распределить проблемы по степени важности. Руководитель не должен стремиться забить собственноручно каждый гвоздь. Если же он этого не понимает, то ему не нужно иметь подчиненных.
Переутомление и обилие мелких и неотложных дел мешает работать над главным – принятием решений и руководством.
Постоянная нехватка времени приводит к нарушению планов, дезориентации подчиненных, которые перестают понимать свои задачи в ситуации, когда от них срочно требуется то одно, то второе, и все в процессе аврала. Такое руководство не предполагает ни производительности труда, ни должной дисциплины и понимания своих задач сотрудниками, что в конечном итоге очень сильно вредит делу.
Руководитель должен ценить свое время. Для тех, кто ощущает его нехватку, можно предложить подойти к проблеме с научной точки зрения и подвергнуть анализу свой рабочий день.
Некоторые начинающие руководители считают, что их памяти, интеллекта и энергии хватит, чтобы держать на контроле ситуацию, даже если приходится бегать сломя голову с утра до ночи и постоянно решать проблемы, которые возникают на каждом шагу.
Но наступает день, когда Вы наконец замечаете, что бегать, звонить, ругать и затыкать дыры авралами приходится все чаще. Уже невозможно составить какой-то план даже на завтра, а тем более, на более длительное время.Никто на работе не знает, где Вы и что делаете. Иногда и Вы сами этого не знаете – то догоняете, то ждете.
Бумаг в Вашем кабинете, до которых не доходят руки, становится все больше, и Вы все чаще берете их домой, чтобы вечером разобраться с ними. Но это не помогает, и Вы все чаще получаете нагоняй от начальства за то, что вовремя не справляетесь с поручениями, хотя времени на их исполнение Вам дается достаточно.
Упорядочивание рабочего дня, правильное использование времени начальника – это необходимые условия успешного функционирования всего подразделения или учреждения.
Чтобы выработать оптимальный распорядок дня и систему работы в целом, следует произвести анализ задач и расходования времени. Это позволит упорядочить всю работу структуры и сделает возможным реальное планирование.
Итак, анализ использования рабочего времени складывается из двух моментов – анализа видов деятельности и анализа отвлекающих моментов, которые мешают работать последовательно и планово.