Система учёта документальных памятников в ОПИ ГИМ
Коллекция отдела письменных источников Государственного Исторического музея является одним из крупнейших в России музейных собраний документальных памятников XVIII-XXI вв. По состоянию на 1 января 2014 г.
в коллекции отдела числилось 558 фондов общим объемом 81793 архивных единиц хранения. В отделе ведется активное комплектование, ежегодно увеличивающее коллекцию в среднем на 2000 документов, из которых формируется от 20 до 150 условных архивных единиц хранения пополняющих необработанную часть фондов. Документальные фонды являются неотъемлемой частью комплекса памятников истории и культуры, хранящихся в музее, но, в то же время, документальные материалы входят в состав ГосударственногоАрхивного фонда РФ и подлежат учету в архивных учреждениях. В связи с этим работа отдела ведется в соответствии с распоряжениями Министерства культуры РФ, а также других руководящих органов с учетом правил, форм и нормативов, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив); в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22.10.2004 г.). Специфика отдела заключается в необходимости сочетания музейного и архивного учета и отличается от принятой системы учета в других фондовых отделах.
Документальные материалы, поступающие в дар или на закупку в Государственный исторический музей самостоятельно или в составе коллекций, проходят стандартную процедуру оформления в отделе учета актом приема на временное хранение. К акту прилагается заявление от владельца, в котором в обязательном порядке оговаривается полная передача прав на владение, публикацию и экспонирование передаваемых памятников, а также "легенда", отражающая сведения об истории поступающих материалов. При дарении между музеем и передающей стороной заключается договор пожертвования (в случае закупки, гражданско-правовой договор на приобретение культурно-исторических произведений заключается с владельцем при оформлении перевода денежных средств).
Для составления акта производится подокументный подсчет поступающих материалов с присвоением дробного номера временного хранения, где в числителе указывается порядковый номер ВХ, а в знаменателе через тире - общее количество поступивших предметов (документов). При незначительном количестве принимаемых экспонатов (не превышающем 10), составляется список документов или они перечисляются в акте. В случае одновременного поступления большого объема документов допускается составление акта ВХ ЭФЗК с указанием количества условных единиц (упаковок), принимаемых музеем. В течение трех месяцев (при необходимости этот срок может быть увеличен решением экспертной фондово-закупочной комиссии музея) на принятые предметы составляется коллекционная опись. Если архивные памятники являются составной частью комплекса различных музейных предметов, на все материалысоставляется общая коллекционная опись. При ее составлении допускается объединение однотипных документов в единые блоки, но с обязательным подокументным просчетом.
Решение о переводе поступивших в музей материалов с временного хранения на постоянное принимается на заседании экспертной фондово- закупочной комиссии музея. На рассмотрение ЭФЗК предлагаются материалы, на которые в обязательном порядке составлена коллекционная опись и письменное обоснование их включения в состав музейного и архивного фондов РФ как имеющих музейную, экспозиционную и научную значимость. Если члены ЭФЗК одобряют прием предметов в музей с отнесением их в основной или научно- вспомогательный фонды, следует процедура регистрации коллекции на постоянное хранение. В противном случае документы возвращаются владельцу с составлением акта возврата с временного хранения.
Прием памятников на постоянное хранение фиксируется составлением соответствующего акта (акт пп). Экспонаты записываются в Главную инвентарную книгу музея с присвоением дробного номера, где в числителе фиксируется порядковый номер по книге, а в знаменателе крайние порядковые номера по коллекционной описи, что закрепляет за каждым документом свой дробный номер.
Копийные документы, не представляющие самостоятельного музейного интереса, но дополняющие основной комплекс материалов, становятся частью научно-вспомогательного фонда музея с аналогичной регистрацией в инвентарной книге НВ фонда. Материалы основного и научно-вспомогательного фонда включаются в общую коллекционную опись, но с отдельной нумерацией.Отделом учета музея для хранителей составляется каталожная карточка, в которую заносятся все учетные данные на принятые материалы. Впоследствии оформляется акт приема на ответственное хранение, где фиксируется передача экспонатов от сотрудника отдела ответственного за комплектование, главному хранителю отдела (акт ОХ).
После постановки на общемузейный учет документальные материалы становятся частью коллекции отдела письменных источников музея. Как уже
упоминалось, учет поступивших материалов внутри отдела имеет свою специфику. Автором диссертационного исследования ранее была опубликована статья, в которой раскрывается специфика учета документальных памятников в отделе письменных источников [103].
Основные правила учета документов внутри отдела соответствуют
«Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР» (1984), «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда РФ» (1997), «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» (2007). В 2000 году на основании требований, предъявляемых к учету архивных документов, хранящихся в музеях, сотрудниками отдела письменных источников (Яновский А.Д., Горбушина Н.В., Неберекутина Е.В., Самонина Е.С.) была разработана «Инструкция по учету и хранению письменных источников», утвержденная директором музея А.И. Шкурко.
Принципиальная разница музейной и архивной систем учета заключается в определении единицы учета. Если в музее единицей учета является отдельный предмет (или документ), то, согласно «Положению об Архивном фонде Российской Федерации», "основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации является архивный фонд и единица хранения" (раздел 3, статья 3).
И далее: "единица хранения – физически обособленный архивный документ или архивные документы; единица хранения архивных документов на бумажной основе – дело – отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку" (раздел 3, статья 3, пункт 1).В фондовых отделах музеев основной учетной документацией (2 ступень учета) являются инвентарные книги, в которых регистрируются и описываются поступающие экспонаты. В отделе письменных источников главным видом учетной документации является архивная опись раскрывающая состав и
содержание дел (единиц хранения) и закрепляющая их систематизацию внутри фонда. Согласно «Инструкции по учету и хранению письменных источников» научно-техническая обработка фондов и составление описи приравнивается к научной инвентаризации. По данным на 1 января 2014 г. в ОПИ ГИМ хранится 558 архивных фондов, из которых 478 прошли полное или частичное научное описание и содержат 70256 единиц хранения, и 80 фондов, в которых хранятся документы, не прошедшие научного описания. Эти материалы составляют 11537 условных единиц хранения. Необходимо отметить, что некоторые, считающиеся обработанными, фонды имеют значительную неописанную часть. Также многие старые описи мало информативны и нуждаются в переработке.
Таким образом, в связи с тем, что материалы поступающие в отдел не сразу проходят научную обработку с составлением архивной описи, необходима промежуточная регистрация их поступления во внутренней учетной документации отдела. Связующим звеном между архивной описью, и общемузейным учетом (Главной инвентарной книгой ГИМ) является Книга учета поступлений документов - главный юридический документ первичного музейного и архивного учета внутри отдела. Все материалы, поступающие в ОПИ, записываются в Книгу поступлений (для НВ фонда существует отдельная книга поступлений) с присвоением порядкового (т.н. архивного) номера. В настоящее время ведется 8 книга поступлений. На 1 января 2014 г. в книгах сделано 6902 записи основного и 536 записей НВ фонда.
Кроме порядкового номера в книгах фиксируется номер по Главной инвентарной книге ГИМ, дается общее название комплекса или документа, дата записи в книгу, указываются документы, по которым данные экспонаты были приняты в музей на постоянное хранение.Все получаемые материалы фондируются: приписываются к существующим в ОПИ коллекциям или, если поступивший материал по объему и значимости представляет законченную коллекцию, создается новый отдельный фонд. Закрепление коллекции или документа за фондом фиксируется в КП ОПИ.
Поступившие документальные памятники проходят первичную систематизацию и из них формируются отдельные (условные) единицы хранения,
представляющие собой тематические, хронологические или типологические комплексы научно несистематизированных документов.
На этом этапе материалы подсчитываются не только подокументно (музейная система учета), но и поединично и полистно. В Книге поступлений указывается количество условных единиц хранения, документов и общее количество листов (учитываются только листы с текстом). Если поступившие документы единичны и пополняют уже имеющиеся коллекции, то возможна их подкладка в ранее сформированные условные единицы хранения.
Каждый поступивший документ шифруется. В шифре, ставящемся в месте, не приводящем к порче экспоната (в основном на оборотной стороне), указываются: номер по ГИК, номер архивный, номер дробный (соответствующий документу по списку или коллекционной описи) и номер фонда.
После процедуры регистрации новые поступления передаются в хранилища с фиксацией места хранения в топографической описи и топографической картотеке. Номер фонда, инвентарный и архивный номера документов выносятся на обложку единицы хранения. Обработанная и необработанная часть фонда хранятся вместе. До окончания обработки фондов и составления описи материалы из необработанной части не выдаются исследователям в читальный зал и ограниченно используются музеем в экспозиционных целях.
На каждое поступление заводятся учетные карточки для инвентарной картотеки (где карточки располагаются в порядке возрастания номеров по ГИК) и для архивной картотеки (карточки в порядке возрастания архивных номеров).
Таким образом, до того момента, когда фонд берется на обработку и на него составляется подокументная архивная опись, у нас есть возможность установить место хранения любого поступившего документа с помощью инвентарного и архивного номеров и порядкового номера по коллекционной описи. В дальнейшем, при составлении описи, в ней делается отсылка не только к основным регистрационным номерам, но и к номерам по коллекционной описи.
Необходимо отметить, что архивная опись фонда составляется в соответствии с архивными правилами. Формируются единицы хранения с
подокументной росписью материалов внутри единиц. В заверительной записи фиксируются общее количество единиц хранения числящихся по описи и общий листаж документов хранящихся в фонде. С недавнего времени ведется подсчет общего количества документов. А документ после занесения его в архивную опись, кроме уже имеющихся номеров, получает еще порядковый номер единицы хранения, к которой он относится, и номер листа.
Все существующие в отделе фонды регистрируются в Книге фондов, в которой указывается номер фонда с полным названием и датой формирования, закрепленные за фондом инвентарные и архивные номера, количество условных и описанных единиц хранения, общий листаж (для описанных фондов). Кроме Книги фондов существует Список фондов, в котором фиксируются номера и названия фондов, числящихся в отделе.
Все поступления в фонд фиксируются в Листе фонда, в который записываются все номера по ГИК ГИМ и КП ОПИ поступивших документов, дата передачи документов в фонд, а также количество условных (необработанных) и описанных (включенных в архивную опись) единиц хранения. Все числящиеся за фондом единицы суммируются, и итоговая цифра является показателем объема фонда. Если поступление не выделялось в отдельные единицы, то в листе фонда указывается количество поступивших документов. После завершения научной обработки в листе фонда делается соответствующая запись с изменением числа единиц хранения. Научно-вспомогательные материалы записываются в отдельном листе фонда.
Вся документация, связанная с историей формирования фонда, откладывается в так называемом Деле фонда. В деле фонда находятся все акты, коллекционные описи, списки, акты передач, документы, отражающие работу по описанию, информация о списании, и др.
При завершении обработки на фонд составляется Паспорт фонда, в котором указываются краткие сведения: номер фонда, название, крайние даты хранящихся документов, их краткая характеристика, а также фиксируются инвентарные и архивные номера документальных материалов.
Таким образом, основными видами учетной документации в отделе письменных источников ГИМ являются:
а) архивная опись (приравненная к инвентарным книгам);
б) книга учета поступлений документов (основного и НВ фондов); в) лист фонда (основного и НВ);
г) паспорт фонда; д) дело фонда;
е) книга фондов; ж) список фондов;
з) учетные картотеки.
В заключение необходимо отметить, что сложившаяся в отделе письменных источников Исторического музея система учета документальных памятников является оптимальной и соответствует требованиям как музейного, так и архивного учета