8.4.7. ЭСКИЗНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ РЕШЕНИЯ ЧАСТНЫХ ЗАДАЧ УПРАВЛЕНИЯ
Экономист любой специализации, будь то менеджер, бухгалтер, плановик, финансист или аналитик, должен уметь определить возможность и целесообразность применения автоматизированной информационной технологии в своей профессиональной деятельности.
Для этого он должен уметь проводить упрощенное эскизное проектирование информационной технологии, автоматизирующей выполняемые им функции.Как правило, на специалиста возлагается обязанность решения частных задач управления, входящих в состав функционального комплекса. (Например, задачи учета основных средств входят в состав комплекса учетныгх задач системы управления предприятием.) Тем не менее при эскизном проектировании нужно учитывать, что информационная технология — это система, все ее элементы взаимосвязаны, и решение частных задач должно увязываться с целями и критериями задач, решаемых на соседних уровнях управления. При эскизном проектировании такой частной информационной технологии выполняются те же стандартизированные этапы проектирования автоматизированных систем, только в упрощенном виде, доступном неспециалисту-системщику. Краткое содержание этапов упрощенного эскизного проектирования изложено ниже.
Элементыпредпроектного анализа:
- анализ организационной структуры существующей системы управления и определение места специалиста;
- анализ функциональной структуры системы управления и определение места и структурных связей автоматизируемых функций;
- анализ информационный потоков (документооборота), их маршрутов, узлов пересечения, содержания, периодичности, объемов.
Элементы технического проектирования:
- выбор хранимых данный (показателей);
- определение функциональных (алгоритмических) зависимостей показателей;
- организация информационной базы;
- определение форм входных и выходных документов.
Элементырабочего проектирования:
- выбор технических средств реализации частной информационной технологии;
- выбор базовых и функциональных программных средств.
Элементы внедрения:
- приобретение и установка технических и базовых программных средств;
- приобретение, адаптация и настройка функционального программного обеспечения;
- создание внутримашинного информационного фонда (заполнение базы данных).
На стадии упрощенного предпроектного анализа основная задача состоит в определении узла пересечения информационных потоков, в котором находится рабочее место специалиста, и детальном выявлении их содержания, периодичности возникновения, объемов (в байтах).
Точное определение этого узла невозможно без знания общей организационной и функциональной структуры предприятия. В этом и состоит системность предпро- ектного анализа, увязывающего частные задачи (функции) специалиста со всей организационной и функциональной системой управления предприятием.Знание содержания (т.е. документов) информационных потоков, частоты обработки и объемов информации позволяет оценить минимально необходимые ресурсы (производительность и емкость запоминающих устройств) вычислительной техники. Обычно для информационного узла заполняется специальная таблица (рис. 8.13). Напоминаем, что один символ (цифра, буква, знак) в документе — это один байт.
| № п/п | Документ | Вид документа | Объем (Кбайт) | Периодичность поступления |
| 1 | Д1 | Вх | 10 | Ежедневно |
| 2 | Д2 | Вх | 4 . | 1 раз в месяц |
| 3 | дз | Вх | 8 | 1 раз в неделю |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| п | Дп | Вых | 6 | Ежедневно |
|
| Итого |
|
| |
Рис. 8.13. Пример таблицы документов информационного узла
Организационная и функциональная структуры системы отображаются в виде схем, которые, при физическом (рабочем) проектировании помогают выбрать топологию компьютерной сети предприятия. Кроме того, вдумчивый анализ существующих организационной структуры и документооборота, как правило, позволяет внести предложение по их оптимизации.
Стадия упрощенного технического проектирования дает обобщенную концептуальную модель решаемой задачи и позволяет частично провести логическое проектирование процессов накопления и обработки данных. Для создания информационной базы данных необходимо прежде всего определить состав хранимых показателей, т.е. первичной независимой информации. К такой информации относится, во-первых, нормативно-справочная информация, помещаемая в справочники баз данных, и, во-вторых, входная информация функциональных задач. Для формализованного определения состава хранимых элементов данных, помимо справочных, все показатели, характеризующие функциональную задачу, сводят в одну или несколько (в зависимости от сложности задачи) таблиц (матриц) смежности (см. разд. 5.1) и с их помощью определяют как входные (подлежащие хранению), так и промежуточные и выходные показатели. Одновременно эти таблицы позволяют определить состав функционально зависимых показателей, а для каждого из них перечень показателей-аргументов.
После выявления наборов входных, промежуточных и выходных показателей (элементов данных) определяют математические функции для зависимых показателей. Набор этих функций и составляет математическую модель решаемой задачи.
Для того чтобы выбранные хранимые показатели занести в базу данных ЭВМ. необходимо представить их в виде, соответствующем модели организации данных в БД. На персональных компьютерах в основном используют реляционные (табличные) БД, поэтому процесс организации информационной базы при упрощенном эскизном проектировании сводится к разработке простых таблиц, содержащих входные (хранимые) показатели. При отсутствии форм входных и выходных документов разрабатываются новые или модернизируются старые формы.
При выполнении элементов рабочего проектирования производится выбор аппаратно-программных средств, решающих функциональную задачу в автоматизированном режиме. Тип компьютера должен выбираться с учетом перспективы развития информационных технологий на предприятии и расширения состава решаемых специалистами задач.
Кроме того, должны учитываться ресурсы компьютера, необходимые для установки базового программного обеспечения и программ, которые повсеместно используются в ежедневной профессиональной деятельности экономиста.Простые задачи (расчет одной или нескольких таблиц), а также работы с матрицами смежности при выборе хранимых данных могут быть запрограммированы с помощью электронных таблиц (например. Excel), что фактически является элементом автоматизации этапов технического и рабочего проектирования.
Помимо усилий, направленных на организацию автоматизированного решения собственных функциональных задач, экономисту в отчете о проведенном упрощенном эскизном проектировании будет неплохо предложить топологию и схему компьютерной сети, которую можно разработать на основе анализа организационно-функциональной структуры и маршрутов информационных потоков предприятия.
После обсуждения и уточнения упрощенного эскизного проекта информационной технологии решения частных задач наступает стадия внедрения, состоящая в приобретении, установке и изучении технических (компьютер, принтер, сетевые компоненты и т.п.) и программных средств (базовое и функциональное программное обеспечение) реализации этой технологии. Приобретаемые функциональные программные средства, как правило, являются многофункциональными, а их базы данных пустыми, т.е. содержат только программную оболочку (структуру). Поэтому в задачу специалиста входит после изучения инструкций пользователя выбрать те функции программы, которые им будут использоваться, а затем заполнить базу данных информацией, подготовленной на этапе упрощенного технического проектирования. Как правило, эта работа состоит в заполнении с клавиатуры ПК справочников, предназначенных для хранения входной и нормативно-справочной информации. При проектировании автоматизации решения простых задач специалист может самостоятельно подготовить их решение с помощью базовых программных средств (например, Excel и Access). После удовлетворительного решения задач на контрольных примерах (т.е. задачах с заранее известным ответом) можно приступить к эксплуатации спроектированной информационной технологии.