УЧЕТ СЫРЬЯ В КЛАДОВОЙ

Каждая организация общественного питания в процессе осуществления своей деятельности сталкивается с необходимостью хранения различного вида сырья. Для обеспечения контроля за сохранностью сырья на предприятии общественного питания должен быть организован складской учет.

Сырье, используемое для производства собственной продукции в организациях общественного питания, относится к материально-производственным запасам, поэтому их учет должен осуществляться в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н).

Порядок учета поступившего на хранение сырья на предприятии общественного питания регламентируется разд. 6 "Учет материалов на складах" Методических указаний N 119н.

Согласно п. 250 Методических указаний N 119н для хранения сырья на предприятиях общественного питания создаются:

- центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта;

- склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

При этом организациям общественного питания необходимо избегать создания излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещения сырья с одних складов в другие.

На предприятии общественного питания каждому созданному складу (кладовой) присваивается постоянный номер, который в последующем указывается на всех документах, относящихся к операциям такого склада.

Все склады (кладовые) предприятия общественного питания должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. При этом такие приборы должны периодически проверяться и должно осуществляться их клеймение.

Размещение сырья на складах (в кладовых) предприятия общественного питания должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия (п. 254 Методических указаний N 119н).

На складах (в кладовых) сырье размещаются по секциям, а внутри их - по группам, типо- и сорторазмерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

К каждому такому месту хранения сырья должен быть прикреплен ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи

(например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования сырья, его отличительных признаков (марки, артикула, размера, сорта и тому подобного), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Для сырья открытого хранения на складах (в кладовых) предприятия общественного питания должны быть оборудованы специально приспособленные площадки.

Кроме того, должны соблюдаться соответствующие режимы хранения сырья (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

На предприятии общественного питания прием, хранение, отпуск и учет сырья по каждому складу (кладовой) осуществляет заведующий складом или кладовщик.

Заведующий складом (кладовщик) несет ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность сырья, а также за правильное и своевременное оформление операций по его приему и отпуску.

С указанными должностными лицами в обязательном порядке должны быть заключены письменные договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Обратите внимание! Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. На это указано в ч. 3 ст. 242 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае если в штате организации общественного питания отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Заведующие складами, кладовщики, экспедиторы, а также другие материально ответственные и должностные лица, имеющие доступ к сырью, обязаны оформлять и представлять в бухгалтерию организации общественного питания соответствующую учетную документацию и отчетность (сведения) для обеспечения контроля за сохранностью сырья в местах хранения.

Согласно п. 261 Методических указаний N 119н на складах (в кладовых) предприятий общественного питания обычно ведется количественный сортовой учет сырья в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

При таком способе учет ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам. При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру сырья заводят новую карточку складского учета.

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения организации общественного питания.

В обязательном порядке должны быть заполнены такие реквизиты карточки складского учета, как: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Ежедневно при наличии операций в карточках складского учета выводятся остатки сырья, а в конце каждого месяца подводятся общие итоги оборотов по приходу и расходу.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерией организации общественного питания в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе.

При регистрации на карточке складского учета ставится ее номер и виза работника бухгалтерии организации общественного питания (п.

После регистрации в бухгалтерии карточки складского учета выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в специальном реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) обязан заполнить реквизиты, характеризующие места хранения сырья, например: стеллаж, полка, ячейка и тому подобное.

В некоторых случаях организации общественного питания могут вести суммовой учет сырья на основании п. п. 138 и 264 Методических указаний N 11 Эн. В этом случае карточки складского учета заполняются в форме оборотных ведомостей, то есть по каждой операции по приходу и расходу цену, количество и сумму. Остатки в этом случае выводятся также по количеству и сумме.

По окончании каждого месяца и на дату инвентаризации кладовщик по данным карточек складского учета заполняет ведомость учета остатков продуктов и товаров на складе (в кладовой) (далее - сальдовая ведомость).

Для оформления такой ведомости можно использовать как самостоятельно разработанную форму, так и унифицированную форму. Такое мнение высказал Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Унифицированная форма сальдовой ведомости (форма N ОП-16) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

сверяется с данными бухгалтерского учета, после чего такая ведомость подписывается кладовщиком и бухгалтером.

Ведомость учета остатков продуктов и товаров на складе (в кладовой) организации общественного питания целесообразно вести на год. Для обеспечения сохранности сырья рекомендуется составлять такую ведомость и осуществлять сверку не только на конец месяца или дату инвентаризации, но и в более частые периоды.

Согласно п. 265 Методических указаний N 119н учет движения сырья на складе (в кладовой) предприятия общественного питания ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и другими лицами).

В некоторых случаях с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица допускается ведение карточек складского учета операторами.

После полного заполнения карточки складского учета для последующих записей движения сырья на складе открывается второй лист той же карточки и последующие листы. При этом все дополнительные листы карточки складского учета нумеруются, брошюруются и визируются работником бухгалтерии при очередной проверке.

По истечении календарного года выведенные остатки сырья переносятся во вновь открытые карточки складского учета на следующий год, старые при этом закрываются (в них делаются отметки "остаток перенесен в карточку 200_ г. N..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации общественного питания. На это указано в п. 273 Методических указаний N 119н.

Однако по указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут продолжать вестись и в следующем календарном году. А в некоторых случаях новые карточки складского учета могут закрываться и открываться в середине года.

При автоматизации учета движения сырья указанные формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Записи в карточках складского учета производятся кладовщиком на основании первичных документов (требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа, краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках складского учета каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно.

При совершении в один день нескольких одинаковых операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. При этом в содержании такой записи нужно перечислить номера всех таких документов или составить их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске сырья может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца (п. 266 Методических указаний N 119н).

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Обратите внимание! Согласно п. 267 Методических указаний N 119н работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в месяц в присутствии материально ответственного лица обязаны проводить проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям.

Кроме того, материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерии предъявлять для проверки наличия сырье на основании п. 268 Методических указаний N 119н.

В соответствии с п. 270 Методических указаний N 119н все выявленные нарушения при выборочной проверке оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

На складах (в кладовых) предприятий общественного питания вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета в порядке, установленном в п. 274 Методических указаний N 119н.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. При этом все открытые лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки складского учета.

Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. При этом в каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги складского учета помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований сырья и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. При этом количество листов в такой книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерии организации общественного питания с указанием номера по реестру.

Организацией общественного питания может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

Кроме того, согласно п. 275 Методических указаний N 119н на складах (в кладовых) предприятия общественного питания складской учет сырья может вестись при помощи средств вычислительной техники.

При ведении складского учета механизированным способом можно не вести карточки складского учета.

В этом случае кладовщиком вводится вся необходимая информация, предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.

Оборотная ведомость по движению сырья на складах (в кладовых) предприятия общественного питания должна составляться не реже одного раза в месяц.

В оборотной ведомости по движению сырья должна быть указана следующая информация:

- номера лицевых счетов;

- номенклатурные номера (если они имеются);

- наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;

- единица измерения;

- цена;

- остаток на начало отчетного периода;

- приход за отчетный период;

- расход за отчетный период;

- остаток на конец отчетного периода.

Кроме того, в оборотной ведомости по движению сырья отражаются операции в графах "Приход за отчетный период" и "Расход за отчетный период", а также итоговые данные по приходу и расходу сырья.

При необходимости на складах (в кладовых) предприятия общественного питания отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков сырья на определенные даты, то есть без указания оборотов.

При механизированной обработке операций контроль за движением сырья на складах (в кладовых) организации общественного питания должен осуществляться бухгалтерией такой организации.

При небольшой номенклатуре сырья и небольших оборотах п. 276 Методических указаний N 119н разрешается на всех или на отдельных складах (в кладовых) организации общественного питания вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются реквизиты, которые имеются в карточках складского учета, остаток сырья на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток сырья на конец месяца.

В месячных материальных отчетах обычно отражают сырье, по которому имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре сырья данного склада (кладовой).

Кроме того, в материальных отчетах указывается итоговая сумма по приходу, расходу и остаткам сырья. Такая сумма заполняется (таксировка) работником бухгалтерии организации общественного питания или заведующим складом (кладовщиком).

В целях осуществления контроля за движением сырья на складах (в кладовых) организации общественного питания в конце каждого месяца составленные материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерию организации общественного питания в определенные сроки.

Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации общественного питания по представлению главного бухгалтера.

Таковы основные особенности учета сырья на складах (в кладовых) организации общественного питания.