ПРИЕМКА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Для предприятия общественного питания большое значение имеют свежие и качественные продукты. Приобретать продукты для изготовления блюд организации общественного питания могут как у организаций, так и у физических лиц.

О том, какими документами оформляется приемка материальных ценностей и как правильно ее произвести, вы узнаете, прочитав данную статью.

В отраслевых нормативных актах в сфере общественного питания недостаточно уделено внимания вопросам приемки материальных ценностей, поэтому за более подробными разъяснениями обратимся к Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организации торговли, утвержденным Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).

Согласно п. 2.1.5 Методических рекомендаций порядок приемки материальных ценностей и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так далее.

Для того чтобы получить груз на складе поставщика, материально ответственному лицу предприятия общественного питания нужна доверенность.

Доверенность является необходимым документом, она подтверждает право материально ответственного лица на получение материальных ценностей.

Порядок оформления доверенностей и получения по ним материальных ценностей устанавливается гл. 10 "Представительство. Доверенность" Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ).

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами, письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст. 186 ГК РФ).

Бухгалтерия организации общественного питания оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю. При этом доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Срок выдачи доверенности, как правило, составляет 15 дней. Доверенность на получение материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию организации общественного питания документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены организации общественного питания на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Доверенности независимо от срока их действия забираются поставщиком при первом отпуске материальных ценностей. В случае отпуска материальных ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается организации общественного питания, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля над исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета организации общепита.

По окончании отпуска материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве", так и самостоятельно разработанные формы.

При приемке материальных ценностей (сырье, товары) товаровед организации общественного питания проверяет материальные ценности по количеству и качеству.

Проверка материальных ценностей по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия материальных ценностей данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах.

Организация общественного питания может воспользоваться отдельной Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6 (далее - Инструкция N П-6), однако данный документ применяется в части, не противоречащей ГК РФ, и только в случаях, предусмотренных договором поставки.

Приемка материальных ценностей по качеству и комплектности предусматривает проверку соответствия требованиям к качеству материальных ценностей, предусмотренных в договоре.

Отметим, что порядок приемки товаров по количеству и качеству, установленный Инструкциями N N П-6 и П-7 может применяться покупателем (получателем) только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки.

Если получаемые ценности находятся в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество материальных ценностей соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительных документах (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших материальных ценностей) делается соответствующая отметка.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется акт о приемке товаров.

Для оформления указанного акта может использоваться как унифицированная форма (N ТОРГ-1), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций", так и самостоятельно разработанная форма.

Акты о приемке сырья и товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием материальных ценностей данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству материальных ценностей, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций - поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию материальных ценностей, поступивших по одному транспортному документу. При этом количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяются в каждом конкретном случае.

В случае несоответствия фактического наличия материальных ценностей или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт по формам N N ТОРГ-2 и ТОРГ-3. В нем указываются количество проверенной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. Акт по форме N ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах, акт по форме N ТОРГ-3 - на импортные товары в пяти экземплярах.

Материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

Обратите внимание! Если в момент приемки материальных ценностей выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача материальных ценностей установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и продукцию, находившуюся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации-отправителя.

То есть при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель организации общественного питания обязан:

- приостановить приемку;

- обеспечить сохранность продукции и принять все необходимые меры к предотвращению ее смешения с другой однородной продукцией;

- вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24 часов, а в случае несоответствия при приемке скоропортящейся продукции - немедленно.

Если при приемке материальных ценностей одновременно с недостачей выявились излишки по сравнению с количеством товара, указанным в товаросопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.

Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации общественного питания.

К акту должны быть приложены следующие документы:

- документы изготовителя (отправителя, поставщика), подтверждающие количество и комплектность товаров;

- упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товара;

- пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

- подлинный транспортный документ;

- документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;

- акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;

- акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность;

- другие документы, подтверждающие причины плохого качества получаемых материальных ценностей.

Акты приемки материальных ценностей по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном организацией общественного питания.

При приемке материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счетов-фактур, накладных и так далее) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Поступающие материальные ценности (сырье, товары) учитываются материально ответственными лицами в натуральном выражении, по номенклатуре, количеству и учетным ценам в товарной книге кладовщика или на карточках количественно-суммового учета.

В день их поступления в кладовую организации общественного питания продукты приходуются по приходным ордерам (форма N М-4). Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

На практике нередки случаи, когда при приеме материальных ценностей материально ответственным лицом выявляется несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика. В такой ситуации приходный ордер не составляется, а составляется акт о приемке материалов (форма N М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материальных ценностей, поступивших без документов.

Акт о приемке материалов является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

В некоторых случаях, когда отдельные виды продуктов или материалов находятся в процессе технической приемки, продукция и материалы принимаются на временное ответственное хранение. В этом случае товаровед организации общественного питания делает записи о таких материальных ценностях в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материальных ценностей:

- "Товарно-материальные ценности, ожидающие приемки";

- "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

В кладовых такие материальные ценности должны храниться обособленно, и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Имущество, не принадлежащее организации на праве собственности, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, отражается на забалансовых счетах, поэтому материальные ценности, забракованные при приемке, отражаются организацией общественного питания на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

Таковы основные особенности приемки материальных ценностей на предприятиях общественного питания.