ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Для более точного представления финансового положения организации общественного питания необходимы достоверные и объективные данные бухгалтерского учета. Достоверность этих показателей не вызывает сомнения, только если они подтверждаются фактическим наличием имущества и соответствующих обязательств организации.

В статье рассмотрены понятие, цели и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств, документальное оформление и отражение ее результатов в учете организации общественного питания, а также ответственность за непроведение инвентаризации.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки активов и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества в целях обеспечения его сохранности; а также выявление неучтенных объектов,

- определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материально-производственных запасов, ценных бумаг, денежных средств.

Требование о проведении инвентаризации активов и обязательств, предъявляемых бухгалтерским законодательством к организациям, в том числе и к организациям общественного питания, содержится в ст.

Как следует из п. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

Случаи проведения обязательной инвентаризации перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (далее - Положение N 34н). Согласно указанной норме проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Порядок проведения инвентаризации в организации общественного питания оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Порядок включает в себя график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации общественного питания. Кстати, к плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая организацией перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Они используются для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества организации общественного питания. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. Организация общественного питания самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация - один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, продукты питания (сырье), товары и прочее.

Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В период между инвентаризациями в организациях общественного питания рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Основной задачей таких инвентаризаций является осуществление контроля над сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Организация общественного питания самостоятельно должна решить, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Инвентаризация имущества и обязательств проводится в обязательном порядке и в полном объеме перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (но не ранее 1 октября отчетного года), кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Методика учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности, утвержденная Роскомторгом 12 августа 1994 г. N 1-1098/32-2, предлагает проводить инвентаризацию продуктов (сырья) и готовых изделий на предприятиях общественного питания как основного производства (кухни), так и самостоятельных цехов (кондитерского, полуфабрикатов и другого) в следующие сроки:

- в кладовых - не реже одного раза в квартал;

- на кухнях и в производственных цехах - не реже одного раза в месяц;

- в буфетах - не реже двух раз в квартал.

Все остальные случаи проведения инвентаризаций определяются издаваемым в организации соответствующим локальным нормативным актом.

Как уже было указано, порядок проведения инвентаризаций самостоятельно определяется организацией общественного питания и утверждается приказом ее руководителя. Вместе с тем организации при проведении инвентаризации могут руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

Для проведения инвентаризаций в организации общественного питания создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, в том числе представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторов.

Если организация крупная и объем работ достаточно большой, то для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель.

Если же объем работ невелик, то проведение инвентаризации может возлагаться на ревизионную комиссию организации, если в компании таковая имеется.

Необходимо учитывать, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Рассмотрим порядок действий организации общественного питания при инвентаризации товаров более подробно.

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации.

Для оформления такого приказа можно использовать как самостоятельно разработанную форму, так и унифицированную форму, на что указывает п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Унифицированная форма приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88).

В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она производится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.

После того как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением.

Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, в которых находятся товары (продукты), проверяет мерную посуду (весы) и другие предметы хозяйственного инвентаря, в особенности принадлежащие самим материально ответственным лицам.

По возможности, на период проведения инвентаризации в организации общественного питания следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

В период подготовки к инвентаризации проверяются соответствие фактического наличия товаров остаткам, выведенным в книгах и регистрах учета, их стоимостная оценка, уточняется фактический размер реализованной торговой надбавки (в том случае, если учет товаров ведется по продажным ценам). Одновременно с товарами осуществляется проверка остатков тары и стеклянной посуды.

Помимо этого, инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.

До начала проверки в инвентаризационную комиссию материально ответственные лица должны сдать последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи "до инвентаризации на

"_________ " (дата)". В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы организации общественного

питания основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров материально ответственные лица должны представить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие товары приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров.

Инвентаризация товаров и продуктов организуется по их местонахождению и материально ответственным лицам. Проверка фактического наличия производится при обязательном участии материально ответственных лиц путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Не допускается производить записи со слов ответственных за хранение физических лиц или руководствуясь представленными ими оправдательными документами.

Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах. Для этого можно использовать типовые унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 88, такие как:

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);

- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4);

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5);

- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6).

В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, то работник, принявший имущество, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

После инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. Ошибки исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры.

Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписаны ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки.

Затем производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость. В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются:

- сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств - форма N И НВ-18;

- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей - форма N ИНВ-19.

В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в итоговую ведомость - ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Согласно п. 28 Положения N 34н выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц.

При этом выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ).

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то последние списываются на финансовые результаты организации. Выявленные суммы недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с той стоимостью, которая отражена в первичных учетных документах на его приобретение. Излишки же будут оценены по рыночной стоимости.

В налоговом учете убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Стоимость излишков имущества, выявленных в ходе инвентаризации, признается в составе внереализационных доходов согласно п. 20 ст. 250 НК РФ.

Пунктом 8 ст. 250 НК РФ определено, что при получении имущества (работ, услуг) безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, но не ниже определяемой в соответствии с гл. 25 НК РФ остаточной стоимости - по амортизируемому имуществу и не ниже затрат на производство (приобретение) - по иному имуществу (выполненным работам, оказанным услугам). Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком - получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки.

Таким образом, стоимость излишков имущества, выявленных в ходе инвентаризации, определяется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, но не ниже затрат на их приобретение.

Аналогичное мнение высказано в Письме Минфина России от 12 августа 2011 г. N 03-03-06/1/478.

Отметим, что гл. 25 НК РФ не предусмотрена возможность взаимного зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.

Стоимость материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества определяется как сумма дохода, учтенного налогоплательщиком в порядке, предусмотренном п. п. 13 и 20 ст. 250 НК РФ (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (Письмо Минфина России от 1 декабря 2014 г. N 03-03-06/1/61228).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает ответственности за непроведение инвентаризации. Штраф может быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов, не отражают достоверно финансовое состояние организации.

Организация общественного питания, которая не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст. 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.