ДОВЕРЕННОСТЬ В ОБЩЕПИТЕ

При получении товара на складе поставщика материально ответственному лицу предприятия общественного питания нужна доверенность. Доверенность является одним из основных документов, обеспечивающих сохранность товаров, а также возможность применения мер полной материальной ответственности к кладовщикам, продавцам и иным материально ответственным лицам.

Понятие доверенности раскрыто в ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), в соответствии с которой под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Необходимо отметить, что доверенность всегда оформляется в письменной форме, причем доверенность, выданная организацией, в общем случае подписывается ее руководителем или лицом, уполномоченным на это учредительными документами фирмы.

Как следует из п. 1 ст. 186 ГК РФ, если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

В ст. 188 ГК РФ перечислены основания прекращения доверенности, к ним относятся:

- истечение срока доверенности;

- аннулирование доверенности лицом, выдавшим ее, или одним из лиц, выдавших доверенность совместно;

- отказ лица, которому выдана доверенность, от полномочий;

- прекращение юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу;

- прекращение юридического лица, которому выдана доверенность;

- смерть гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

- смерть гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

- введение в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности.

Организация, выдавшая доверенность, может отменить доверенность, за исключением случая, предусмотренного ст. 188.1 ГК РФ. Аналогично и лицо, которому выдана доверенность, вправе в любое время отказаться от нее, на это указано в п. 2 ст. 188 ГК РФ. При этом в ГК РФ прямо указано, что соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

Последствия прекращения доверенности урегулированы нормами ст. 189 ГК РФ. Как следует из п. 1 указанной статьи, лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об этом лицо, которому она выдана, а также уведомить известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми выдавалась доверенность. Аналогичные действия должен совершить и правопреемник юридического лица, выдавшего доверенность, в случае прекращения юридического лица, от имени которого доверенность выдана.

Об отмене доверенности может быть сделана публикация в официальном издании, в котором опубликовываются сведения о банкротстве. В этом случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована. Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца со дня указанной публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее.

знало и не должно было знать, права и обязанности, приобретенные в результате действий лица, полномочия которого прекращены, сохраняют силу для представляемого и его правопреемников.

По прекращении доверенности лицо, которому она была выдана (или его правопреемник) обязано немедленно вернуть доверенность.

Итак, как уже было отмечено, предприятиям общественного питания приходится часто сталкиваться с получением товаров на основании доверенности, так как не всегда товар доставляется поставщиком непосредственно на склад предприятия.

Если материально ответственное лицо получает товары вне своего склада, то ему необходимо предъявить доверенность, подтверждающую право такого лица на получение материальных ценностей от имени предприятия общественного питания.

Для оформления доверенностей могут использоваться как унифицированные формы (N М-2 или N М-2а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление N 71а), так и самостоятельно разработанные формы.

Если в организации используется унифицированная форма доверенности N М-2, то регистрация выдачи доверенности осуществляется в ее корешке, подшитом в так называемую книжку доверенностей. Причем формировать книжку доверенностей организация может двумя способами.

Первый заключается в том, что при выдаче доверенностей сотрудникам выдается на руки отрывная часть формы N М-2, а корешок с подписью лица, на которое выдана доверенность, подшивается в хронологическом порядке в книжку. Вести книжку доверенностей организация может за любой период времени - месяц, год или квартал. Все подшитые листы книжки нумеруются, а на последнем листе делается надпись за подписью главного бухгалтера: "В настоящей книжке пронумеровано листов" (количество листов пишется прописью).

Второй способ предполагает, что организация сразу сшивает чистые бланки доверенностей (50 или 100 штук) в книжку, нумерует каждый лист, а на последнем листе делает аналогичную надпись о количестве листов, содержащихся в книжке. Указанная надпись также скрепляется подписью главного бухгалтера. Затем по мере выдачи отрывная часть доверенности выдается работнику организации, а корешок остается в книжке.

Если же на предприятии общественного питания получение материальных ценностей носит массовый характер, то используется доверенность формы N М-2а.

В графах такого журнала указывается следующая информация:

- N доверенности;

- дата выдачи доверенности;

- срок, на который выдана доверенность;

- должность и Ф.И.О. лица, которому выдана доверенность;

- наименование поставщика;

- N и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;

- расписка лица, получившего доверенность;

- отметка о выполнении поручения по выданной доверенности.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей хранятся у лица, ответственного за регистрацию доверенностей, причем срок их хранения составляет не менее 5 лет.

Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. Если товары получаются в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, то выдается одна доверенность, в которой указываются номера и даты выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов. В том случае, если получение товаров предполагается с нескольких складов, доверенному лицу выдаются несколько доверенностей.

При заполнении доверенности следует иметь в виду, что перечень ценностей, подлежащих получению, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется только в случаях, когда в документе на отпуск, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Когда в документах на отпуск указаны наименование и количество товаров, подлежащих к получению, то оборотная сторона доверенности прочеркивается.

Обращаем ваше внимание на то, что выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей, но, как правило, составляет не более 15 дней.

Если предприятие общественного питания аннулирует доверенность до истечения срока ее действия, то она должна немедленно поставить об этом в известность поставщика, так как с момента ее аннулирования отпуск товаров по этой доверенности должен быть прекращен. Если поставщик отпустил товары по аннулированной доверенности, то ответственность за выдачу товара несет поставщик. Аннулированная до истечения срока действия доверенность забирается у доверенного лица.

Работник предприятия общественного питания, которому выдана доверенность на получение товаров, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли товары по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерскую службу организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности возвращаются в организацию на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованных доверенностей делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Такие доверенности погашаются надписью "не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию, после чего уничтожаются.

Обратите внимание! Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Организации (торгующие, снабженческие, сбытовые и другие) не производят отпуск товарно-материальных ценностей в тех случаях, когда:

- предъявлена доверенность, неправильно заполненная или с незаполненными реквизитами;

- предъявлена доверенность, имеющая поправки и помарки;

- не предъявлен паспорт, указанный в доверенности;

- срок действия доверенности закончился;

- получено сообщение об аннулировании доверенности.

При первом отпуске товарно-материальных ценностей доверенности независимо от срока их действия отбираются поставщиком.

Если товары отпускаются частями, на каждую часть составляется отдельная накладная, в которой указывается номер доверенности и даты ее выдачи. При частичном отпуске один экземпляр накладной передается доверенному лицу предприятия общественного питания, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска товаров согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии товарно-материальных ценностей по сдаваемой доверенности.

Далее рассмотрим порядок заполнения доверенности.

Пример. Предприятие общественного питания (ООО "Колобок") 10 марта 2016 г. заключило договор N 10-П, в соответствии с которым ООО "Мельница" должно поставить предприятию 10 000 тонн муки высшего сорта.

Стороны договорились, что покупатель сам вывезет муку со склада продавца. Поэтому предприятие общественного питания поручило своему менеджеру Иванову Александру Александровичу получить материально-производственные запасы у ООО "Мельница".

ООО "Мельница" 12 марта 2016 г. выставило счет N 122 на общую сумму 310 000 руб.

Так как по доверенности предприятие общественного питания приобретает товар редко, этот документ был выписан по форме N М-2. Доверенность была оформлена 15 марта 2016 г. сроком действия 10 дней, то есть действительна по 24 марта 2016 г. Мука была отгружена по накладной N 55 от 15 марта 2016 г.

Для заполнения доверенности имеются следующие данные:

Адрес ООО "Колобок": г. Москва, ул. Красных зорь, д. 10., р/с N 40702810100000000735, открытый в ОАО Меткомбанк.

Адрес ООО "Мельница": г. Москва, ул. Космонавтов, д. 14.

В конце доверенность подписали руководитель предприятия общественного питания Петров Юрий Петрович и главный бухгалтер Федорова Анна Васильевна.

Как бухгалтер ООО "Колобок" оформил доверенность, показано ниже.

Форма по ОКУД ООО ’’Колобок”,

Москва,

л ул. Красных зорь,

и д. 10

н Организация----------------------------------- по ОКПО

и

я 5

ДОВЕРЕННОСТЬ N --------------------------------------------

Коды

0315001

15 марта 16

Дата выдачи 2 0-- г.

24 марта 16

о Доверенность действительна по ---------- 20-- г.

т

р ООО "Колобок", Москва, ул. Красных зорь, д. 10

е -----------------------------------------------------------------------------------------------

з наименование потребителя и его адрес

а ООО "Колобок", Москва, ул. Красных зорь, д. 10

наименование плательщика и его адрес 40702810100000000735 ОАО "Меткомбанк"

Счет N------------------------------------------------- в-------------------------------------

наименование банка

Иванову Александру менеджеру Александровичу

Доверенность выдана --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------

должность фамилия, имя,

отчество

4501 759031

Паспорт: серия ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- N --------------------------------------------

паспортным столом N 1 ОВД Кунцево

Кем выдан -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

21 декабря 01

Дата выдачи 2 0-- г.

ООО "Мельница", г. Москва, ул. Космонавтов, д. 14

На получение от -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

наименование поставщика

договору N 10-П от

материальных ценностей по --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

наименование,

10.03.2016

номер и дата документа

Оборотная сторона формы N М-2

Перечень

материальных ценностей, подлежащих получению

Иванов

Подпись лица, получившего доверенность -----------

удостоверяем.

Петров Петров Юрий Петрович

Руководитель --------------- --------------------

подпись расшифровка подписи

М.П.

Федорова Федорова Анна Васильевна

Главный бухгалтер ------------ ----------------------

подпись расшифровка подписи