Критерии оценки деятельности (Performance indicators)

Ранее мы рассматривали понятие эффективности и результативности (книга 1).

Мы определили, что:

• эффективность характеризует то, как мы выполняем свои задания

• результативность характеризует, насколько мы достигли поставленных

целей.

Учитывая, что в данном курсе существенное внимание уделяется финансовым вопросам, справедливо будет учитывать также и финансовый фактор. При оценке деятельности финансовые менеджеры и аудиторы (и просто менеджеры!) обычно говорят о трех “Е” - эффективности, результативности и экономичности ( по английски - efficiency, effectiveness and economy). Понятие экономичности включает в себя финансовый элемент. Теперь, когда введен в сферу анализа финансовый элемент, необходимо установить верное соотношение трех вышеуказанных факторов, а это всегда бывает нелегко. Подтверждение тому Вы найдете в задании 3.1.

ЗАДАНИЕ 3.1

В прошлом голу плановому отделу региональной администраиии были выделены средства в размере 80 000 ф.с, которые были использованы на выполнение 800 плановых заявок. Предполагается, что и в следующем году придется выполнить тоже 800 заявок, однако средства будут ограничены до 64 000 ф.с.

Что бы Вы предложили рассмотреть, если бы Вас попросили определить критерии измерения результатов деятельности планового отдела? Запишите свои соображения.

В принципе мы могли бы оценить результативность саму по себе, не учитывая при этом затраты. При таком полхоле мы лолжны измерить степень достижения поставленных целей и выразить количество обработанных заявок в процентах от 800. Но не учитывая затрат, мы не учитываем реальности. Финансовый аспект можно учесть через оценку эффективности использования ресурсов, и Вы, возможно, уже полу мали об этом.

Если мы принимаем такой подход, то эффективность затрат может характеризовать:

• максимальный выход при данном уровне затрат или

• минимальные затраты на достижение заданного выхода.

Измерить эффективность затрат относительно просто: всегда можно отнести выход (количество обработанных плановых заявок) к затратам ( имеющиеся или использованные ресурсы). Конечно, при этом не измеряется качество работы и оказанных услуг, а нам необходимо учесть и качество, и эффективность. Для этого существуют различные способы, например, это может быть учет количества жалоб или допущенных ошибок. В каждой организации на этот счет существует своя практика и срабатывают накопленные традиции.

Если мы сможем подобрать разумную комбинацию трех “Е” - эффективности, результативности и экономичности, то мы сможем оценить стоимость денег.

Подбор комбинации трех “Е” - эффективности, результативности и экономичности

Идея объединения эффективности, результативности и экономичности для оценки стоимости денег на бумаге выглядит легко осуществимой, но реализовать ее на практике гораздо сложнее.

Возможно, что в учебной ситуации, описанной в задании 3.1, для региональной администрации главным является выполнение поставленных задач при минимальном уровне затрат. На первый взгляд, достижение максимально высоких результатов деятельности - количества обработанных заявок - при затратах в 64 000 ф.с. (или даже меньших затратах, если возможна экономия) может произвести весьма благоприятное впечатление о результатах деятельности отдела. Однако можем ли мы утверждать, что мы верно оценили результаты работы отдела, если выяснится, что существуют скрытые затраты, поскольку безвозвратно было потеряно дополнительное время на телефонные переговоры или на подготовку писем по поводу возникших вопросов или ошибок?

Прежде чем пытаться определить разумное соотношение между эффективностью, результативностью и экономичностью, необходимо установить приоритеты руководства организации и в то же время учесть потребности персонала отдела. (В конце концов, вероятно, персонал хочет работать хорошо - большинство людей хотят работать так, чтобы результатами их работы можно было гордиться).

Рассмотренные выше показатели, могут быть рассчитаны для любого отдела любой организации, однако было бы неразумно полагаться только на них.

На рис. 3.1и 3.2 приведен ряд показателей, измеряющих результаты деятельности и отражающих различное соотношение между эффективностью, результативностью и экономичностью в компании Бритиш Рейл и в местной администрации округа Дакорум.

Результаты деятельности 1988/89-1992/93

Результаты деятельности 1988/89 - 1992/93

ОТПРАВКА ПОСЫЛОК

39 Поступления на одну посылку index

40 Отношение операционных потерь к поступлениям %

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЕ ПЕРЕВОЗКИ, ВСЕГО

41 Суммарные поступления на поездо-милю ф с

42 Суммарные операционные затраты на поездо-милю ф с

43 Поездо-мили на единицу персонала мили

44 Доход на 1000 ф с общих затрат ф с

45 Поездо-мили на члена бригады поезда мили

46 Поездо-мили на вагон mile тыс

БРИТИШ РЕЙЛ МЕЙНТЕНАНС ЛТД

47 Доход от продаж на одного работника тыс ф с

ОПЕРАЦИОННАЯ И НЕОПЕРАЦИОННАЯ СОБСТВЕННОСТЬ

48 Оперативная прибыль

- от операционной собственности %

- от неоперационной собственности %

49 Отношение управленческих затрат к доходу от собственности %

50 Прирост годового дохода от ренты index

51 Чистый доход на одного работника тыс фс

52 Чистый доход от собственности

на 1 ф с затрат на оплату персонала ф с

ТРАНСМАРК

53 Операционная прибыль %

54

Доход от продаж на одного сотрудника тыс ф с [3]

ДАННЫЕ ПО СООБЩЕСТВУ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА ЕВРОПЫ

В сообщество железнодорожного транспорта Европы (CER) входят Ав- пания, Швейцария и Германия При расчете усредненных показателей стрия, Бельгия, Дания, Ирландия, Франция, Великобритания, Греция, данные по Великобритании не учитывались Нидерланды, Италия, Люксембург, Северная Ирландия, Португалия, Ис-

Рис 3.1. Выдержки из отчетов за 1993 г Компании Бритиш Рейл

				СТАТИСТИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ

В приведенных отчетах дается ряд показателей, многие из которых могут быть использованы как на уровне отдела, так и на уровне организации.

Вероятно, нам следует потратить некоторое время на то, чтобы определить значение этих показателей в Вашей работе.

ЗАДАНИЕ 3.2

Поразмышляйте о Вашей организации и о Вашей работе. Определите требуемый уровень выходной продукции (выраженный в соответствующих единицах) и имеющиеся ресурсы. Затем определите ряд результатов деятельности, имеющих существенное значение. Проанализируйте эти результаты. Что Вы или старшие менеджеры Вашей организации можете сделать, чтобы поддержать сильные стороны и укрепить слабые стороны Вашей организации? Запишите результаты Ваших размышлений.

Эти вопросы - из тех, на которые не существует елинственно верного ответа. Возможно, Ваш ответ в чем-то схож с ответами лругих менелжеров, изучающих вместе с Вами ланный курс, а может быть он полностью отличается от них. Это не имеет большого значения - важно, что Вы сосрелоточили свои усилия на поисках значимых показателей.

Различные типы показателей способствуют пониманию производственного цикла, связывая входные ресурсы с выходной продукцией. Существуют другие, возможно, более привычные подходы, основывающиеся, главным образом, на отчете о прибыли и убытках и на балансовом отчете, с которыми мы встретились в книге 2. В следующем подразделе мы рассмотрим эти относительные финансовые показатели.