Извлечение информации

Рабочая таблица, которую мы подготовили, содержит всю необходимую информацию для составления отчета о прибылях и убытках и балансового отчета компании Террестриал Трейдинг.

Все сведения для отчета о прибылях содержатся в колонке "Прибыль" (рис.

Отчет о прибылях в табл. 3.1 разделен на две части.

В случае с Террестриал Трейдинг оставшиеся расходы состоят из мелких текущих расходов (10 000 ф.с.), амортизации (5 000 ф.с.) и процента за банковский займ (1 000 ф.с.). Эти расходы относятся к разным разделам: процент за займ - это один вид затрат, а текущие расходы и амортизация - другой. Суммируя два расхода и вычитая их из валовой прибыли, получаем остаток - операционную прибыль величиной в 30 000 ф.с., которая является результатом повседневной (текущей) деятельности. Операционная прибыль обычно связывается с повседневной деятельностью менеджеров. Банковский процент не относится к операционным расходам - он характеризует стоимость финансирования. Если из операционной прибыли вычесть банковский процент, то получим чистую объявленную прибыль в размере 29 000 ф.с.

Форма отчета компании Террестриал Трейдинг о прибылях и убытках выглядит законченной и логичной. Не случайно, как мы узнаем об этом позже, она рекомендуется для многих типов организаций в разных странах.

Информация, представленная в отчете о прибылях и убытках, помогает менеджерам контролировать свою деятельность и затраты.

45 000

---------- X 100 = 75%

60 000

Если на следующий год эта доля возрастет или уменьшится, менеджеры получат информацию о функционировании организации в области закупок и/или хранения запасов. Аналогичный расчет может быть произведен по отношению к операционной прибыли:

30 000

---------- ж 100 = 50%

60 000

Аналогично все другие расходы могут быть определены в виде процентов от выручки:

Операционные расходы 10 000

---------------------------------------------- XlOO= 16,7%

Выручка 60 000

Амортизация 5 000

--------------------------------- X100 = 8,3%

Выручка 6 000

И опять, если показатели через год изменятся, менеджеры смогут уделить внимание соответствующей области деятельности.

Команда менеджеров может при желании проследить соотношение между операционной прибылью и процентом по банковскому займу. В этом году операционная прибыль (30 000) в 30 раз превысила банковский процент (1 000). В связи с тем, что банковский процент сохраняется неизменным несколько лет, уменьшение объема прибыли в последующие годы может вызвать озабоченность.

Впоследствии мы увидим, что можно оценивать соотношение между операционной прибылью и фондами, показанными в балансовом отчете.

Рис.

Балансовый отчет компании Террестриал Трейдинг на конец первого года показан в табл. 3.2. В нем напротив названий приведены окончательные цифры по каждой из колонок рабочей таблицы. Он подготовлен в вертикальном формате, терминология и форма которого Вам должны быть уже знакомы, и позволяет увидеть “чистую стоимость” организации.

Данный балансовый отчет Компании Террестриал Трейдинг показывает активы и пассивы компании на конец первого года.

Отдача от использованного капитала или от чистых активов

Другой важный показатель, который мы можем рассчитать, используя вышеприведенные отчеты, - это коэффициент отдачи от использованного капитала (ROCE - return on capital employed) или отдачи от чистых активов (RONA - return on net assets).

Организация получает средства, которые использует для финансирования своей деятельности. Коммерческие компании, такие, как Террестриал Трейдинг, Маркс и Спенсер, Сименс, получают средства от акционеров (капитал и нераспределенная прибыль) и, если это требуется, посредством различных кредитов. Некоммерческие организации тоже получают средства из различных источников. Что важно знать менеджеру - какая отдача была получена от поступивших в распоряжение средств (использованного капитала). Показатель ROCE, позволяющий определить это, вычисляется следующим образом:

___________ Операционная прибыль___________

Средства акционеров + Долгосрочные займы

Для Террестриал Трейдинг получается ( из табл. 3.1 и 3.2):

30 000 30 000

----------------------- =----------- = 46,9%

54 000+ 10 000 64 000

Сама по себе эта цифра, как и любой другой показатель, мало что значит. Только сравнение этих показателей за несколько лет или сопоставление их с такими же показателями аналогичных компаний придает им смысл.

Мы вновь вернемся к показателям, а также рассмотрим другие коэффициенты, характеризующие деятельность организации, в Книге 4.

При составлении и чтении бухгалтерских документов мы встретились с важными бухгалтерскими идеями, такими, как амортизация, идея о том, что не всегда продажа связана с поступлением и расходом наличных денежных средств, идея о признаваемых расходах.В последнем подразделе рассмотрим их более подробно.

3.3 Искусство учета

Многие считают, что существует один-единственный вариант учета и представления отчетности о финансовой деятельности. Однако, как мы выясним дальше, это далеко не так. Учет различных финансовых операций требует так называемого "разумного и честного" взгляда на события, которые происходили в течение года (если речь идет об отчете о прибылях или подобном ему документе), или на ситуацию, которая существует сейчас, если речь идет о балансовом отчете. Провозглашая "разумный и честный" подход, бухгалтеры имеют в виду тот факт, что существует несколько подходов к отражению в финансовых документах происходящих событий. Каждый такой подход имеет свои достоинства и недостатки. Давайте более подробно остановимся на амортизации в компании Террестриал Трейдинг, д ля того чтобы проиллюстрировать "разумный и честный" подход.

Существует несколько путей амортизации постоянных активов, которые приводят к разным результатам. Двумя наиболее распространенными методами являются линейный метод и метод убывающей балансовой стоимости. Оба эти метода являются "разумными и честными".

Разумная и честная амортизация

Давайте рассчитаем долю амортизационных отчислений обоими методами и посмотрим, что получается. Рассмотрим следующий пример.

За первый год работы продавец продал в розницу за наличные товаров на сумму 100 000 ф.с.. затраты за этот же год, не считая амортизации, составили 50 000 ф.с. У продавца есть также постоянные активы, которые были приобретены в начале года за 50 000 ф.с. Предполагается, что эти активы проработают четыре года и к концу этого срока не будут иметь никакой остаточной стоимости. Требуется определить соответствующие амортизационные отчисления за первый год. Термин "соответствующие" мы могли бы заменить на "разумные и честные", поскольку существует несколько методов амортизации, которые могли бы быть использованы в нашем случае.

Линейный метол Метол убывающей стоимости

50 000 ф.с. разделим на 4, что составит 25% стоимости, которые будут относиться на прибыль каждый год

= амортизационные отчисления составят 12 500 ф.с. за первый год

Таким образом, разный учет амортизации приводит к разным объявленным прибылям за год:

100 000 ф.с. - 50 000 ф.с. - 12 500 ф.с.= 37 500 ф.с.

или

100 000 ф.с. - 50 000 ф.с. - 25 000 ф.с. = 25 000 ф.с.

И это при том, что могут быть различия при учете денежных средств и других операций!

В балансовых отчетах указана разная балансовая стоимость.

Если учет амортизации постоянных активов Террестриал Трейдинг стоимостью 20 000 ф.с. производить линейным методом в предположении четырехлетнего срока их использования, то за первый год амортизация составит 5 000 ф.с. Если же использовать приемлемый метод убывающей стоимости со степенью амортизации, скажем, 50% в год, то амортизация за первый год составит 10 000 ф.с. (на 5 000 ф.с. больше, чем линейным методом), что приводит к уменьшению объявленной чистой прибыли с 29 000 до 24 000 ф.с. (табл. 3.1). Стоимость постоянных активов в табл.

3.2 тоже уменьшится с 15 000 до 10 000 ф.с. И все это при том, что описывается одна и та же деятельность.

Конечно, цифры - это только одна сторона этого вопроса. Возможно, что для менеджера важнее определить наиболее разумную политику амортизации.

Выработка политики амортизации

Выбор метода амортизации - это вопрос учетной политики организации. Как мы уже отмечали ранее, цель амортизации - распределение стоимости постоянных активов по времени их использования и вычета соответствующей доли их стоимости из текущей прибыли организации. Какие же факторы требуется учитывать при выработке политики амортизации?

Необходимо учитывать четыре фактора:

• стоимость приобретения (с учетом переоценки, если она делается);

• оценку срока использования активов;

• оценку остаточной стоимости активов в конце срока их использования;

• характер ожидаемой отдачи от использования активов.

Каждый из перечисленных факторов далее рассматривается отдельно.

Стоимость приобретения

Стоимость приобретения должна включать в себя не только цену покупки, но и все дополнительные затраты на приобретение и размещение активов. К этим дополнительным затратам должны относиться стоимость доставки, уплаченные налоги и затраты на установку активов. Иногда постоянные активы переоцениваются, в этом случае при расчете амортизации необходимо учитывать новую их стоимость.

Зачастую возникает вопрос, включать или не включать стоимость ремонта (нередко весьма значительную) в стоимость активов, амортизация которых рассчитывается. Стоимость ремонта, как правило, вычитается непосредственно из прибыли, за исключением особых случаев.

Оценка срока использования

Важно понимать, какой - экономический или технический - срок использования означает термин "срок использования". Обычно под этим термином понимается экономический срок использования, который оценивается, например, в четыре года. К этому моменту оборудование обычно находится в хорошем состоянии и может быть использовано еще в течение многих лет. C другой стороны, необходимо учитывать и моральное устаревание активов, которое часто снижает срок использования до двух, а то и одного года, как это происходит с персональными компьютерами, которые непрерывно обновляются. Бухгалтеры стараются учитывать как экономический срок использования, так и моральное устаревание вследствие технических и рыночных изменений.

Оценка остаточной стоимости

Вспомните наше первоначальное определение амортизации - стоимость использованных активов - и подумайте, о какой стоимости идет речь? C экономической точки зрения очевидно, что если использованные постоянные активы можно продать по некоторой остаточной стоимости, то в этом случае для организации речь должна идти о стоимости, равной первоначальной стоимости приобретения без остаточной стоимости.

В результате мы получим значение под названием амортизационная база, и именно оно должно быть использовано в качестве основы (базы) для расчета ежегодных амортизационных отчислений.

Фактически при оценке остаточной стоимости речь идет о разумном сочетании первоначальной стоимости с несколько неопределенными оценками. В результате этого очевидно, что амортизационные отчисления - величины субъективные и являются лишь оценкой стоимости использованных постоянных активов.

Характер ожидаемой отдачи

Если приобретенный актив - стол, то вероятно, что он будет эксплуатироваться равномерно в течение всего срока использования. Характер ожидаемой отдачи равномерный. В данной ситуации линейный метод амортизации представляется оправданным. Тем не менее и в этом случае может быть выбран другой метод. А теперь рассмотрим специализированный станок на заводе. В первый год он может быть использован при изготовлении 200 деталей, во второй - 4 000, а в третий -100. В этом случае характер отдачи будет существенно неравномерным, и ни линейный метод, ни метод убывающей стоимости не подойдут. Скорее всего, в этой ситуации разумней связать амортизацию с уровнем эксплуатации станка, чтобы амортизационные отчисления отслеживали получаемую отдачу.

Рассматривая возможные оценки срока использования и остаточной стоимости, которые могут оказаться не очень точными, и даже без этих неточностей понимая субъективность амортизации, важно сделать так, чтобы в конце концов разумная часть стоимости постоянных активов вычиталась из прибыли. Для этого в процессе эксплуатации актива можно вводить изменения в процедуру амортизации. Так, например, если амортизационные отчисления были недостаточными, то вся не отнесенная на прибыль доля стоимости активов перейдет в их остаточную стоимость на конец срока эксплуатации, что проявится в отчете о прибылях и убытках. В таком случае в зависимости от величины этой доли можно увеличить амортизационные отчисления в последний год использования актива или, если возможно, увеличить амортизационные отчисления за предыдущие годы "задним числом" - обратная амортизация, объяснив руководству это тем, что они должны были, но, к сожалению, не были сделаны в предыдущие годы.

Все это может вызвать определенные недоразумения - почему нужно проводить одну и ту же процедуру несколько раз. Но на этом недоразумения не заканчиваются. Аналогичные недоразумения возникают и при учете запасов.

Разумная и честная оиенка запасов

Представьте себе, что Вы розничный продавец, покупающий и продающий офисную мебель. Допустим, Вы купили стол за 100 ф.с. с намерением продать его за 200 ф.с. Затем Вы купили еще один такой стол, но при этом обнаружили, что его цена возросла до 120 ф.с. После этих операций Вы можете записать:

Запасы: Ino 100 ф.с.

1 по 120 ф. с.

Приходит великий день, и Вы продаете один стол за 200 ф.с. Необходимо рассчитать прибыль. Для этого у нас есть на выбор три метода (табл. 3.3), удовлетворяющие "разумному и честному" подходу: ФИФО (FIFO - First In, First Out), соответствующий фактическому процессу поступления товара: первым продается товар, первым поступивший на склад, ЛИФО (LIFO -Last In, First Out), учитывающий стоимость товара, поступившего на склад последним, и ABKO (AVCO - Average Cost), осредняющий стоимость товаров, что многим представляется наиболее разумным, но фактического соответствия ни с одной реальной стоимостью товара не получается.

Все перечисленные в таблице методы, если подумать, удовлетворяют "разумному и честному" подходу, но приводят к разным финансовым результатам. Именно такие особенности методов финансового учета заставляют говорить об "искусстве" финансового учета, и мы должны научиться управлять ими, хотим мы этого или нет.

После таких рассуждений естественно предположить, что бухгалтеры могут делать, что хотят, - искажать факты или даже манипулировать ими. Однако существуют правила и инструкции, которые, как считается, должны препятствовать этому. Далее мы поговорим об этих "препятствиях" и о том, как они "работают".

Официальные системы отчетности (framework-системы)

В соответствующие периоды времени большинство стран предприняло попытку разработать и внедрить правила (на основе системы отчетности) о том, что бухгалтеры должны сообщать во вне - контролирующим органам, и как они должны описывать те или иные фактические события. В настоящей книге в качестве примера мы используем британскую систему отчетности. В других странах (например, во Франции) эти системы более подробные. В результате в большинстве стран существует своеобразная смесь легальных законов, утвержденных правительством, и квазилегальных правил, принятых финансовыми органами. Нам представляется, что не стоит уделять этому слишком много внимания, Вы только должны осознать, что финансовая система отчетности - это только система, но не более. В одних странах они являются более строгими, в других - менее.

Самоуправляемое сообщество

В большинстве стран (включая Великобританию и США) существует сообщество бухгалтеров и других заинтересованных лиц, которое отвечает за разработку инструкций. Периодически оно предпринимает попытку разработать такие инструкции, что неизменно вызывает волну критики, направленную не только против основных идей этих инструкций, но даже против любых попыток что-либо изменить.

В Великобритании Коллегия по бухгалтерским стандартам (ASB (АСБ) - Accounting Standards Board) разрабатывает и пересматривает так называемые Документы стандартной бухгалтерской деятельности (SSAPs - Statements of Standard Accounting Practice). Назначение их - описание правил отчетности, касающихся бухгалтеров и финансистов, но иногда свод правил, как это случилось с амортизацией, допускает слишком большую свободу. В последние годы АСБ путем замены бухгалтерских Стандартов (Accounting Standards) на Стандарты финансовой отчетности (FRS(OPC)

- Finansial Reporting Standards) предпринимает попытки решить некоторые наиболее спорные проблемы финансовой и бухгалтерской отчетности.

После выпуска проекта документов, известного под аббревиатурой ФРЭД (FRED - Finansial Reporting Exposure Drafts), ведущие бухгалтеры Великобритании пытаются заставить организации обращать больше внимания на некоторые стороны реальности. Так, например, в ФРС-стандарт N 1 предлагается отчет о движении наличных денежных средств за год сопровождать годовым отчетом о счетах организации.

Очень большое количество компаний, имеющих дело с "живой" наличностью, манипулирует с величинами объявляемых прибылей и активов: то они есть, то их нет (или, может быть, это только разговоры ?!). В других ФРС-стандартах предлагается упорядочить способ учета и отчетности о тех или иных операциях (ФРС-стандарт N 2 и 3). Например, в ФРС-стандарте N 3 рекомендована специальная форма отчета о прибылях и убытках. Другие документы такого же плана.

Взгляните еще раз на рис. 3.4, на котором отчет о прибылях и убытках представлен в виде, рекомендованном в ФРС-стандарте N 3.

В Великобритании предшественник Коллегии по бухгалтерским стандартам (АСБ) - Комитет по бухгалтерским стандартам - был создан в конце 60-х годов с декларацией следующих целей:

• содействовать внедрению передовых методов в бухгалтерской деятельности

• способствовать, насколько это возможно, тому, чтобы организации использовали одинаковые процедуры учета и отчетности

• способствовать выявлению недостатков процедур учета и отчетности, используемых на практике.

Комитет был создан под давлением атмосферы обеспокоенности в обществе, возникшей после скандала с компанией AEI в 1968 г. Руководство компании AEI запланировало получить в апреле 1968 г. прибыль в размере 10 млн ф.с., а в конце концов был объявлен убыток в 4,5 млн ф.с. И дело было не в фактической деятельности компании - она продолжала работать, как работала прежде, а в более консервативной процедуре оценки ее деятельности, принятой новым руководством компании.

Правительство Великобритании требует, чтобы все компании с ограниченной ответственностью работали в соответствии с законом о компаниях, который среди прочих правил и постановлений требует, чтобы руководство компании с ограниченной ответственностью предоставляло Годовой отчет. Этот отчет включает в себя:

• годовой отчет о прибылях и убытках

• балансовый отчет на конец года

• отчет о движении наличных денежных средств

• отчет Президента компании

• отчет Директоров

• отчет аудиторов

• схему изменений постоянных активов

• справку о применяемых процедурах учета

Последнее время и благотворительные организации все более углубляются в лабиринт бухгалтерского учета. Разобраться в нем должны помочь новые рекомендуемые Документы учета деятельности (SORP - Statements of Recommended Practice).

Принципы учета

В основу бухгалтерских стандартов и Стандартов финансовой отчетности положены одни и те же идеи, которые получили название принципов учета. В связи с этим мы рассмотрим коротко эти принципы. Четыре основные принципа: осторожность, текущая цель, последовательность и одновременность настолько важны, что включены в закон о компаниях. Они приведены в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Принципы учета

Принцип консерватизма Этот принцип можно сформулировать как "не или осторожности планируй прибыль и учитывай все возможные

убытки". Такой подход традиционно считался хорошим противовесом оптимизму некоторых менеджеров.

В основу этой договоренности для упрощения учета положено предположение о том, что в любой рассматриваемый момент организация продолжает работать с целью получения прибыли. Очевидно, что если организация планирует в ближайшее время закрытие, то наиболее важно знать, по какой цене могут быть проданы ее активы. Если же она планирует продолжать свою деятельность, то ценность активов не играет большой роли, потому что организация не собирается их продавать. Более того, конкретных лиц могут интересовать самые разнообразные стороны деятельности организации, часто весьма далекие от величины прибыли. Кроме того, необходимо помнить о том, что в балансовом отчете фигурируют цифры, записанные в учетных книгах организации.

Принцип постоянства Постоянство означает выполнение одних и тех же

операций в любое время одинаковым образом. Известно, что существуют различные способы записи операций и измерения результатов. Эта договоренность предполагает, что какой бы метод организация ни выбрала, она должна придерживаться его все оставшееся время. Если другой способ амортизации позволяет получать "нужную" нам прибыль, то это не значит, что мы можем поменять прежний способ на желательный.

Учетная информация очень редко используется в чистом виде, как правило, ее использование базируется на сравнении. Счета организации за год необходимо сравнивать со счетами за предыдущие годы, отсюда вытекает необходимость последовательности. Очевидно и то, что пользователи финансовой документации должны предупреждаться об изменении способов учета и отчетности, а также о тех последствиях, к которым приводят эти изменения.

Одновременность или Этот принцип был продемонстрирован, когда соответствие анализировалась деятельность компании Террестриал

Трейдинг. Вспомните, что выручка и затраты были учтены сразу, т.е. признаны как уже заработанные или потраченные независимо от получения или выплаты денег. Кроме того, эта выручка и эти затраты приведены в соответствие между собой и рассматриваются в период, с которым они связаны. Амортизация тоже способствует этому принципу.

Рассмотренные выше четыре принципа учета известны также как фундаментальные принципы. Акт 1985 г. о компаниях Великобритании придал этим принципам законный статус и обязывает все компании с ограниченной ответственностью придерживаться этих принципов, соблюдая "разумный и честный" подход.

У Вас есть все основания подумать: "Ну, слава Богу, есть по крайней мере хоть какие-то правила, которые приводят все в порядок". Однако на самом деле их нет, и в частности в международном масштабе.

Обзор

Однако мы не должны расслабляться в свете обнаруженных неточностей системы финансовой отчетности. Теперь мы понимаем ее слабости, а это только усиливает нашу позицию. Несколько позднее нам потребуется время, чтобы с помощью аудио- и видеоупражнений закрепить наше понимание.

Но прежде чем заняться этим, уделим некоторое внимание подведению итогов наших обсуждений. Ниже выписаны некоторые идеи и моменты, изложенные в разделе 3. Подумайте об их применимости к Вам и Вашей организации. Напротив каждой из идей напишите уместные, на Ваш взгляд, комментарии. Конечно, могут быть и другие идеи и моменты, которые важны именно для Вас. Добавьте и их в этот список.

Некоторые важные идеи настоящего раздела Комментарии

В основе официальных учета и отчетности лежит балансовое уравнение.

Балансовый и операционные отчеты отражают "разумный и честный" подход.

Подготовка финансовых документов проводится по некоторым правилам.

Различные организации, как и различные страны, учитывают одни и те же операции по-разному.

Мы должны всегда верить тому, что мы видим.

Другие идеи Комментарии

Завершив обзор, обратитесь к Пособию по аудио- и видеоупражнениям и выполните упражнение 5. Затем возьмите Пособие по упражнениям для персонального компьютера и выполните упражнения 5 и 6. Только после этого можно считать, что Вы завершили работу над Книгой 2. А Книга 3 уже ждет Вас!

Благодарность

Огромная благодарность организациям, перечисленным ниже, разрешившим воспроизвести иллюстративный материал в этой книге:

Рисунки

Рис. 1.6, 2.5, 3.4 от компании Маркс и Спенсер; рис. 2.3 от компании Сименс; рис. 2.4 от Ассоциации скаутов; рис. 2.6 и 3.3 от организации "Контакт с семьей".