1.3 Бюджет и персонал

Изучая процесс составления и управления бюджетом, нельзя игнорировать тот факт, что именно люди осуществляют деятельность, направленную на достижение целей. Мы не ставим своей целью стать специалистами в области наук, изучающих поведение человека, но понимание и осознание связи между финансовым учетом, принятием решений и поведением людей позволяет более полно понять явления, связанные с процессом работы с бюджетом в целом.

В организациях сложилась такая практика, когда специалисты по финансам подходили к анализу дел в организации с чисто технической точки зрения и фактически игнорировали то, что называют “учетом человеческого фактора”.

Позднее финансовые и другие менеджеры стали все более четко осознавать тот факт, что финансовые отчеты любой формы, структуры и размера оказывают существенное влияние на действия, предпринимаемые менеджерами. Итак,

финансовый учет влияет на поведение, и если это влияние благоприятно, то улучшается деятельность персонала, что, естественно, выгодно для организации в целом.

Именно поэтому Американская Финансовая Ассоциация выступила в 1971 г. с весьма категоричным заявлением: “В целом по самой своей природе финансовый учет - это поведенческий процесс”.

Это заявление особенно значимо в связи с тем, что, как было установлено, задачами бюджета являются:

• оценка эффективности выполнения менеджером своих обязанностей

• определение направлений деятельности, где требуются корректирующие действия

• мотивация менеджеров к достижению поставленных целей.

Весь процесс работы с бюджетом связан с поведением и действиями менеджеров. Можно выделить для обсуждения четыре темы, которые специалисты считают важнейшими:

• характер организации

• руководство

• персонал и планирование

• менеджмент по целям.

Характер организации

Следует помнить, что каждая организация имеет свою структуру, хорошую или не очень хорошую. На структуру организации существенное влияние оказывает культура управления. Традиционный подход к структуре организации называется классическим. Этот подход тесно связан с определением конкретных задач, которые нужно решить для достижения стоящих перед организацией целей. Существует и другой подход - с позиций человеческих отношений. При таком подходе основное внимание с определения задач смещается на изучение поведения людей и на то, как это поведение может быть использовано для достижения целей. Он основан на теории, согласно которой личность - это самое важное для организации, и структура должна разрабатываться таким образом, чтобы личности отводилось центральное место. При классическом подходе личность имеет второстепенное значение.

Конечно, какой бы подход ни был принят, нельзя гарантировать создание идеальной структуры организации. C учетом изложенного, в последнее время был разработан третий ситуационный подход.

Для того, чтобы разработать структуру, наилучшую из возможных, пусть даже не абсолютно совершенную, необходимо учесть следующие факторы:

• особенности менеджера

• окружение

• особенности поставленной задачи.

Давайте последовательно рассмотрим каждый из этих факторов.

Личностные особенности менеджера

Каждый менеджер обладает индивидуальным сочетанием руководящих качеств. Общим является то, что индивидуальные, специфические (возможно, уникальные) особенности каждого являются результатом взаимодействия (часто подсознательного) личного опыта, способностей и ценностей. Это сочетание будет влиять на деятельность менеджера, в частности, в отношении его восприятия стратегии и целей. Учитывая, что организация - это прежде всего менеджеры, необходимо уделять внимание их личным особенностям и достоинствам, поскольку именно менеджер, а не организация, будет определять и формировать стратегию и цели.

Окружение

Окружение, в котором существует и работает организация, играет значительную роль в определении ее формы и структуры.

Особенности поставленной задачи

Так же, как и по вопросу влияния окружающей среды, в данной области проведено довольно много исследований. При этом было выявлено два основных фактора. Первый - влияние новой технологии. Воздействие информационной технологии - хороший пример, также как и роль робототехники и автоматизации в производстве автомобилей. Вторым фактором является то, что характер индивидуальных задач влияет на уровень притязаний менеджеров. Те, кто связан с задачами, требующими для их разрешения высокой квалификации, или с задачами управления, обычно хотят принимать большее участие в процессе принятия решений, в то время как персонал, выполняющий задания, не требующие высокой квалификации, часто имеет более низкий уровень притязаний. Из этого следует, что чем больше в организации высококвалифицированных и/или руководящих работников, тем выше вероятность потребности в более демократичной структуре, обеспечивающей большее участие сотрудников в принятии решений.

Руководство

Если организация признает, что менеджеры занимают центральное место в процессе принятия решений, то важно, чтобы в организации были руководители, которые полностью разделяют и поддерживают такой подход. Можно выделить два типичных стиля руководства, основанных на теории X и теории Y.

Теория X

Эта теория поддерживает авторитарный стиль руководства, использующий бюрократическую и иерархическую структуру. Она основана на мнении, что руководство несет ответственность за все стороны деятельности организации, и что личные интересы гораздо менее важны, чем достижение целей организации. В этой теории утверждается, что “начальству виднее”, а все проблемы легко “разложить по полочкам”.

Теория Y

Эта теория полностью противоположна теории X и основана на мнении, что для организации выгодно понимать, развивать и удовлетворять личные потребности сотрудников.

Считается, что такое понимание, сопровождающееся соответствующими действиями, является важной основой эффективного управления.

Конечно, в действительности стиль руководства во многих организациях занимает некоторое промежуточное положение между теорией X и теорией Y.

Что Вы можете сказать о себе и о своей организаций? Каково ее положение? Что из этого следует?

Персонал и планирование

И в этой области было проведено множество исследований влияния бюджета на персонал.

Нам уже знаком бюджетный контроль, и мы понимаем, что система может иметь недостатки, а именно - слабость мотивации персонала. Как менеджеры мы знаем,

что даже в прогрессивных организациях результаты работы менеджеров оценивают, сопоставляя их с бюджетом. И если обоснованность бюджета вызывает сомнения, то организация может утратить преимущества, связанные с наличием мотивации по достижению целей.

ЗАДАНИЕ 1.4

В задании 1.3 Вы записали функции и преимущества бюджета. Теперь следует определить его возможные слабые стороны и недостатки с точки зрения персонала. Ниже изложите, пожалуйста, Ваши мысли по этому вопросу.

У тралииионпой системы бюджетного контроля существуют определенные нелосгатки . Возможно, Вы указали некоторые из них, если не все.

Вот основные нелосгатки или слабости системы бюлжетного контроля,

вызывающие некоторую обеспокоенность:

• процесс установления нормативов, особенно в тех случаях, котла по каким-либо причинам менелжеры чувствуют, что норматив не справедлив;

• возможность существенных расхожлений межлу мнениями высшего руковолсгва и мнениями менеджеров срелнего и младшего уровня;

• нарушение общения (при перелаче информации как сверху-вниз, так и снизу-вверх), что приволит к неправильной интерпретации, неуверенности в выполнении того, что нужно;

• отсутствие согласованности целей, котла отлельные менелжеры преследуют свои собственные цели, а не цели организации;

• нечестность при составлении бюджета; котла менелжеры завышают бюджетные требования, полагая, что при принятии бюлжега руковолсгво .

• слерживание инициативы, особенно в тех случаях, котла бюлжет и стандарты не поллежат изменениям, в результате чего у менеджеров возникает ангимотиваиия.

Было бы прекрасно, если бы можно было учесть все эти аспекты, связанные с поведением людей, при разработке систем планирования и управления. Такая ''Возможность предоставляется при управлении по целям (МВО - management by objectives).

Менеджмент по целям

Вспомните, что некоторые менеджеры могут чувствовать свою отстраненность от главных целей организации и поэтому не работать наиболее эффективным образом по достижению этих целей. MBO представляет цели организации таким образом, что они становятся личными целями отдельных менеджеров. Если это происходит, то достигается согласованность целей. В результате проведения MBO вместо контроля сверху внедряется система самоконтроля менеджеров.

Процесс MBO

Для обеспечения работы MBO требуется осуществление некоторых мероприятий, каждое из которых вносит свой вклад в общий процесс:

• анализ долгосрочных и текущих целей организации;

• анализ и, при необходимости, изменение структуры организации;

• установление четкой иерархии делегирования полномочий;

• достижение согласия между старшим менеджером и менеджерами в отношении процесса определения нормативов;

• разъяснение того, что системы бюджетного контроля не должны восприниматься как ограничение, а только как руководство к действиям и способ обеспечения ресурсами, что помогает менеджерам достичь поставленных целей;

• внедрение системы коллективной оценки достижений, включающей в себя совместные обсуждения результатов с менеджерами;

• регулярный периодический анализ факторов, влияющих на организацию, ее структуру и систему управления.

Обший взгляд на поведенческие аспекты

Нельзя переоценить значение признания организациями важности поведенческих аспектов в системе управления. Организации ни в коем случае не должны легкомысленно относиться к рассмотренным выше вопросам.

В завершение работы над разделом 1 отметим преимущества вовлечения персонала в работу над бюджетом.

ЗАДАНИЕ 1.5

Подумайте над материалом последнего раздела и напишите, какие Вы видите преимущества в вовлечении персонала в процесс планирования. [1] [2]

Однако прежде чем двигаться дальше, давайте закрепим изученный материал и подведем некоторые итоги.

Обзор

В этом разделе мы рассмотрели природу и цели составления бюджета, а также проанализировали факторы, которые следует учитывать при составлении и управлении бюджетом.

Мы увидели, что бюджет, будучи неразрывно связан с денежными средствами и с другими ресурсами, также связан с постановкой и достижением целей. И во всех этих процессах участвуют люди.

Обдумайте приводимые ниже конкретные идеи. Вы можете записать возникшие при этом мысли или дать свои комментарии, особенно если они касаются Вашей собственной работы.

Некоторые важные илеи разлела Комментарии

Бюджет - это нечто большее, чем простое определение объема денежных средств, которые можно потратить в течение определенного периода времени.

При составлении бюджета исходят из перспектив, миссии и задач организации; в бюджет включаются краткосрочные задания менеджеров и для менеджеров.

Когда определены задания, начинается процесс проверки соответствия с имеющимися ресурсами.

Бюджет взаимосвязан с поведением людей.

Аругие илеи Комментарии