«Деловое общение» - как особый вид совещания.

совещаний: «деловое общение». Его особенности:

постоянный состав участников, определенный приказом руководителя

систематические сборы в установленные дни и часы

нет единого председателя, руководят собранием по очереди все участники

избирается рефери информации о ходе выполнения решений при

делового обсуждения по деловом обсуждении

соблюдению регламента в - это своего рода постоянно действующий совет

деловых обсуждениях при руководителе по определенному

разрабатывается направлению деятельности «механизм» регулярной

хххххххххххххххххххххххххххххххххххх Задачи инструктивного

совещания. - предполагает передачу распоряжений сверху вниз

по схеме управления для их быстрейшего исполнения

обсуждение путей и средств реализации решений

ознакомление с управленческими документами

может быть заменено доведением до исполнения решений в письменной форме

ххххххххххххххххххххххххххххххх

предполагает получение информации снизу вверх (на совещании работники докладывают руководителю о состоянии дел на местах)

руководитель в свою очередь пытается на основе полученной информации решать возникшие проблемы

самая распространенная в Росси форма совещаний, но они обычно длятся долго и зачастую превращаются в «разнос» подчиненных, в

Задачи оперативного препирательство отделов и служб и т.

(диспетчерского) совещания. (т.н. планерки, пятиминутки, летучки)

хххххххххххххххххххххххххххххххххх 3.10.6 Рекомендации по Организационные: повышению эффективности - четко определить повестку дня, проблемы и совещаний. задачи - подобрать именно тех участников, от которых зависит решение проблем - заблаговременно познакомить участников с тематикой совещания и необходимыми материалами, относящимися к проблеме - продумать оптимальные сроки и время дня проведения совещания - определить оптимальные размеры помещения с нужной температурой, проветриваемостью, аудиовизуальными средствами - утвердить регламент Психологические: - вынести на рассмотрение вначале более простые вопросы, которые требуют меньше времени и умственной энергии

- постараться избавиться от «трескотни» отчетов об успехах, констатации недостатков, бравурных заявлений о готовности и т.

должно стать правилом, что без конструктивных предложений нечего брать слова

деловой настой участников совещания зависит от его начала, от поведения руководителя вначале (разнос подчиненных вначале - залог того, что обсуждение не получится)

умело пользоваться публичной критикой: «критикуется плохо выполненная работа, а не человек»

яркий интересный факт мобилизует аудиторию

снижает впечатление от выступления отсутствующий взгляд, ничего не выражающее лицо

внимание аудитории удерживает жестикуляция говорящего

Этические:

«выступление по бумажке» снижает впечатление от речи и уменьшает ее воздействие на аудиторию

неуверенному в своих доводах оратору, не убежденному в истинности излагаемого, трудно убедить других в своей правоте

не следует говорить, глядя поверх голов или в сторону

слушателей раздражают неправильно произносимые слова, неверно расставленные ударения, повторы одних и тех же слов и фраз

на впечатление от выступления могут оказать негативное влияние внешний вид и поведение оратора

в процессе выступления не следует теребить одежду, трогать лицо, крутить пуговицу, раскачиваться вправо-влево, вертеть в руках предметы и др. 3.10.7. Ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх Этические нормы дискуссий в ходе совещания, собрания. - в любой дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если он на первый взгляд кажется абсурдным,

нужно стремиться понять чужое мнение, а для этого, прежде всего, следует набраться терпения, мобилизовать внимание, чтобы выслушать его

необходимо придерживаться одного предмета спора. Не допускать ситуации, выраженной в народной поговорке: «один - про Фому, другой - про Ерему»

следует избегать превращения дискуссии в -

конфликт. В любом споре нужно искать точки сближения мнений и суждений, и стремиться к поиску общих решений. Дискуссия должна вести к сотрудничеству, а не к конфронтации. Это ни в коем случае не означает отказа от собственного мнения при уверенности в своей правоте, но подвергать сомнению свое мнение полезно.

даже самая острая дискуссия с непримиримыми точками зрения не должна содержать бранные слова, безапелляционные заявления типа это неверно, это ерунда, глупости говорите и т.п. Они не укорачивают путь к истине. Ирония , сарказм могут присутствовать. Но употребляться они должны очень умело, не оскорбляя и не унижая оппонентов

главным оружием в дискуссии могут быть только факты, их добросовестная интерпретация

признавайте свою неправоту. Благородно отнеситесь к своим оппонентам, если они потерпели поражение в дискуссии. Дайте им возможность спасти свою репутацию, отметив положительные стороны их позиции. Не злорадствуйте по поводу их поражения. Обязанности ведущий дискуссию (совещание) должен быть председательствующего в компетентным в обсуждении проблем дискуссии. - обладать навыками ведения дискуссии - конечно же, быть воспитанным человеком - он должен не только предоставлять слово желающим выступить и следить за регламентом, но и направлять дискуссию в конструктивное русло - сдерживать эмоции участников в случае заявлений, выходящих за рамки приличия лишать их слова Прошу вашего внимания.

Будем начинать?

Приступим к работе?

Позвольте мне открыть (начать)...

Позвольте считать наше заседание открытым.

Я с большим удовольствием открываю Начинать дискуссию (начинаю)...

можно словами:

немедленный ответ... - Я думаю, этот вопрос может быть задан позднее в индивидуальном порядке... - Продолжим обсуждение вопроса... - Следующий взял слово для выступления товарищ (господин)... - Выступает товарищ (господин)... - Говорите, пожалуйста, в микрофон (немного громче, со своего места). - Позвольте перейти к обсуждению следующего вопроса повестки дня. - Я просил бы выступающих говорить кратко (придерживаться регламента). - К сожалению. Ваше время истекло... - Прошу Вас не отклоняться от темы... - Давайте вернемся к теме (проблеме, вопросу)... - Этот вопрос будет обсуждаться на следующем заседании... - Мне очень жаль, но наше время истекло и мы вынуждены прекратить - обсуждение... - Обсуждение будет возобновлено... - В конце нашего заседания я хотел бы сделать замечание... - Я надеюсь, все мы получили пользу от участия в этой дискуссии. - Позвольте мне закрыть собрание (заседание). Собрание (заседание) объявляется закрытым. Этические формы формулировки вопросов. - Разрешите задать вопрос... - У меня вопрос к... - Я хотел бы задать вопрос... - Меня интересует... - Можете ли Вы объяснить... В ответах на вопросы могут содержаться следующие - Это очень интересный (трудный, спорный) фразы или начала фраз: вопрос... - Я благодарю (благодарен) за этот вопрос. Он позволяет уточнить (разъяснить, детализировать) мою (нашу) точку зрения... - Я бы ответил (отвечу) на Ваш вопрос следующим образом... - Я не совсем понял Ваш вопрос... - Повторите, пожалуйста.

Я не могу ответить на ваш вопрос, потому что.

Боюсь, что не смогу ответить на этот вопрос сразу, но потом мы обсудим с Вами эту проблему после дискуссии (собрания). Насколько я знаю...

Источники удачного или неудачного совещания находятся в трех сферах:

в личностных особенностях участников.

во взаимодействии участников между собой

в организации самого процесса совещания.

3.10.8.

Рецепты для нейтрализации людей, играющих блокирующие роли. 1. "Агрессор".

Критикует всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается.

Рецепт.

На любое его высказывание и опровержение задавать вопрос "А вы что предлагаете?". 2. Напоминать ему, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.

"Блокировщик".

Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены.

Рецепт.

1. Напоминать о цели и предмете обсуждения. Задавать ему вопросы типа: "То, что вы говорите, относится к нашей цели или этому обсуждению?". 2. Тактично напоминать "блокировщику", что он уходит в сторону.

"Удалившийся".

Не хочет участвовать, рассеян, разговаривает на личные темы.

Рецепт.

Предложить ему высказаться и внести свои предложения: "А вы что думаете по поводу...?" или: "Какие предложения есть у вас?".

"Ищущий признания".

Хвастается, много говорит, утверждает свой статус. Рецепт.

Задавать вопросы, показывающие, что его высказывания - это высказывания о себе, а не о деле: «То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса?».

"Прыгающий с темы на тему".

Постоянно меняет тему разговора.

Рецепт.

Останавливать вопросами типа: "Мы разве закончили рассмотрение проблемы?" или: "То, что вы говорите, относится к нашему совещанию?".

"Доминирующий".

Пытается захватить власть и манипулировать присутствующими.

Рецепт.

Спокойно и уверенно останавливать его высказывания встречными: "Ваше предположение - лишь только одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения."

"Повеса".

Тратит время собравшихся, пуская пыль в глаза, рассказывает развлекательные истории, беспечен, циничен.

Рецепт.

Спрашивать: соответствуют ли его высказывания теме совещания. 8. "Адвокат дьявола".

Специально задает заведомо острые вопросы, ведущие в тупик, к провалу совещания. Рецепт.

Оценивайте остроту его вопросов: "Ваш новый вопрос не обостряет анализируемую проблему, а уводит нас от нее".

Акцентируйте внимание на неоправданной полемичности или провокационности его заявлений для текущей ситуации.

Переадресовывай его вопрос ему же для ответа: "А вы сами что думаете по этому вопросу?" или: "Мы бы хотели послушать ваш вариант ответа на ваш же вопрос."