2. Оформление реквизитов документов в соответствии с ГОСТ 6.30 – 2003

01 Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст.

02 Герб субъекта Российской федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии), например:

Федеральное агентство по образованию

ЧИТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО «АСКОНТ»

КРАСНОГОРСКИЙ ФИЛИАЛ

09 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 Наименование вида документа, составленного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т.п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 6 апреля 2003 г. следует оформлять 06.04.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 06 апреля 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.04.06 (последний вариант наиболее характерен для архивов).

12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

- дела по номенклатуре дел;

- вопросов деятельности;

- должностных лиц и исполнителей;

- структурных подразделений;

- корреспондентов и т.п.

Например:

№ 1 – 3/115 (1 – номер структурного подразделения,

3 – номер дела по номенклатуре,

115 – порядковый номер документа)

№ ОМ – 3/115 (ОМ – отдел маркетинга,

3 – номер дела,

115 – порядковый номер документа)

№ ЮЛ – 3/115 (ЮЛ – Юрий Лужков,

3 – номер дела,

115 – порядковый номер документа).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер:

01-20-105/11921 (01-20-105 – номер, присваиваемый Центробанком,

11921 – номер, присваиваемый ГТК РФ)

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На № ____ от __________

Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).

14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только принятые сокращения.

15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минсвязи России

Департамент информации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Ректору ЧитГУ

Ю.Н. Резнику

или

Энергетический институт

Декану факультета экономики и информатики

Т.А.Плюсниной

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Ингодинского административного округа

Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- должность, инициалы, фамилия;

- почтовый адрес.

Например:

ОАО «Профит»

Начальнику департамента кадров

А.В.Рогову

Ул. Полянка, 17

Москва, 113209

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Дуганову О.Р.

ул.Ленина, д. 3, кв. 12,

г. Чита, 672010

16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

Личная подпись А.В.Дашков

16.02.2006

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Славнефтьконтинент»

Личная подпись А.И.Круглов

12.03.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНР), наименования утверждающего документа а творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров

от 01.03.2006 № 21

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ОАО «Маяк»

от 09.11.2005 № 5

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:

- фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);

- содержание поручения (при необходимости);

- срок исполнения;

- подпись и дату.

Например:

Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии к 04.03.2006

Личная подпись 03.03.2006

Или

Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.02.2006.

Личная подпись 25.01.2006.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 заголовок допускается не указывать.

19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Грифы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановил», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «организация считает возможным»).

21 Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Контракт от 25.03.2006 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 17.07.2006 № 15 на 1л. в 5 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут: «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.3006 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.99 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке и полное, если документ оформлен не на бланке), личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор личная подпись Л.А.Рубин

или

Генеральный директор

АОЗТ «Партнер» личная подпись Л.А.Рубин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами из подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор личная подпись С.И.Белов

Главный бухгалтер личная подпись М.А.Дубова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра юстиции Заместитель Министра финансов

Российской Федерации Российской Федерации

Личная подпись В.М.Степанов Личная подпись И.Р.Бугаян

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии личная подпись Л.Я.Шевцов

Члены комиссии личная подпись Е.П.Бондаренко

личная подпись Т.А.Чумакова

личная подпись А.В.Антонова

23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор коммерческой академии

при Правительстве Российской Федерации

личная подпись М.М.Баранников

23.09.2005

24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), которая включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись В.А.Сидоров

25.11.2005

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись И.О.Громов

01.07.2006

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 Реквизит «Отметка о заверении копии» используют, когда нужно заверить соответствие копии документа подлиннику. Для этого ниже реквизита «Подпись» ставят заверительную надпись «Верно», ниже указывают должность, личную подпись, инициалы и фамилию лица, заверившего копию, дату заверения. Для заверения копии можно использовать и печать предприятия. Например:

Верно

Начальник отдела кадров личная подпись А.В. Гришин

15.01.2006

27 Реквизит «Отметка об исполнителе» содержит фамилию, имя, отчество, номер телефона исполнителя документа. Этот реквизит проставляют на последнем листе документа в левом нижнем углу листа. Например:

О.Г.Родионова

236-01-26

28 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» состоит из даты и номера документа, слова «В дело», номера дела, где будет храниться документ. После исполнения документа исполнитель (руководитель подразделения) подписывает его, датирует и направляет в дело. Например:

В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.02.2006 № 1297.

Личная подпись 02.02.2006

29 Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

Вх. № 00005

Дата 08.01.2006 14: 32

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые организации. Например:

DOCN \ RASP \ 200420000.DOC

DOCN – каталог, RASP – подкаталог, 200420000.DOC – файл.

Или менее сложный вариант:

LETTER27.DOK

(LETTER – вид документа, 27 – порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

- исключения повторного ввода документа в ПК;

- быстрого поиска документа по имени файла;

- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.