ОРГАНИ МІСЬКОГО САМОУПРАВЛІННЯ ГЕТЬМАНЩИНИ ТА ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЦІЇ ЇХ КАНЦЕЛЯРІЙ
У роки Національно-визвольної війни українського народу (1648-1657) і формування козацької держави виникають нові органи козацько-старшинської влади. Полково-сотенна система адміністративного управління в державі поєднувалася з успадкованими від литовсько-польських часів органами міщанської влади - магістратами і ратушами.
Суттєво змінюється станова структура населення міст і містечок визволеної від польсько- шляхетського панування території. За становою ознакою населення міст і містечок складалося з козацької та горо-дової старшини, козаків, міщан, духовенства, посполитих, різночинців (у XVIII ст.) Крім того, в українських крупних містах знаходилася російська воєводська адміністрація та по всій Україні - значна кількість російських ратних людей. Все це вносило особливості в правове становище міщанства з його адміністративними органами управління і суду - магістратами і ратушами. Становий поділ населення міст і містечок був юридично оформлений договірними статтями, грамотами і універсалами, дія яких поширювалася на всю територію Гетьманщини. Міщанські ж права і привілеї надавалися в кожному випадку міщанам окремого міста.На Гетьманщині магістратське управління існувало лише в містах, які отримали конфірмаційні (підтверджувальні) грамоти на магдебурзьке право (на самоврядування). У джерелах такі міста часто називаються привілейованими. До них належали: Київ, Чернігів, Стародуб, Ніжин, Переяслав, Козелець, Остер, Почеп, Погар, Мглин, а з 1752 р. -Новгород-Сіверський і Полтава. Зауважимо, що інші міста і містечка, які до середини XVII ст. мали самоуправління, за конфірмаційними грамотами не зверталися ні до царів, ні до гетьманів. Це можна пояснити не тільки розоренням частини з них під час воєнної завірюхи та зміною станової структури їх населення, але й можливістю при відсутності юридичних актів на міське самоврядування використовувати норми магдебурзького права у повсякденній судовій практиці, створювати ремісничі цехи (раніше це право оговорювалося в магдебурзьких грамотах) і проводити ярмарки.
Оскільки адміністративні органи міщанської влади виникли ще в попередню добу, то збереглася і форма ведення документації в їх канцеляріях. В актових книгах міських урядів не тільки збереглися старі формуляри актових записів та порядок засідань магістратських і ратушних судів, але часто ці записи вносилися в старі актові книги. Проте нові часи внесли деякі корективи в преамбулу формуляру актових записів, що відображає становище міщанства даного міста в загальній системі козацько-старшинської влади.
Поява особливих видів джерел до історії міст Гетьманщини другої половини XVII- XVIIICT. була наслідком функціонування органів державної влади. У 60-х pp. XVII ст. на Гетьманщині остаточно утвердився поділ на 10 полків як воєнних і адміністративно- територіальних одиниць: Київський, Чернігівський, Ніжинський, Стародубський, Переяславський, Гадяцький, Полтавський, Лубенський, Прилуцький, Миргородський. При цьому полкові уряди знаходилися, в тому числі і в містах, які мали магдебурзьке право на самоуправління, тобто, вони не повинні були б (згідно з грамотами) підпорядковуватися місцевій державній адміністрації (Козелець, Чернігів, Ніжин, Стародуб, Переяслав, з 1752 р. Полтава).
Полки поділялися на сотні, кількість яких залежала від заселеності території. Центрами сотень були міста (в тому числі ті, що мали магдебурзьке право: Київ, Почеп, Погар, Мглин, Остер), містечка і в кількох випадках крупні села. У непривілейованих містах і містечках знаходилися сотенні уряди, що функціонували поруч з міщанськими ратушами. У відомстві сотенних канцелярій знаходилися козаки і посполиті, а ратуші - торгово-ремісниче населення. Сотня ж як територіально-адміністративна одиниця включала в себе автономну частину -міську общину з її ратушним управлінням. Фактично сотенні канцелярії займалися справами, пов'язаними з козацьким військом. Загальноміські повинності (будівництво і ремонт мостів, гребель, доріг, укріплень тощо) організовувала ратуша, залучаючи до цього не лише своїх міщан, але й посполитих, підвідомчих сотенним канцеляріям (у тому числі й селян навколишніх сіл).
Ця суперечність не могла існувати довго. Уже в 70-і pp. XVII ст. помітне поступове злиття ратушного і сотенного управлінь у цивільних справах, що добре видно за ратушними актовими книгами і документами, які направлялися в полкові канцелярії за підписами сотників, городових отаманів, війтів і бурмистрів. Сотенні канцелярії продовжували займатися суто військовими справами. Ось чому в архівах майже відсутня діловодна документація сотенних канцелярій.Найбільш крупні міста поділялися на 2-3 сотні, при цьому міщани, як правило, входили до однієї сотні, ситуація в якій у відносинах з міщанською владою була аналогічною вищерозглянутій. На відміну від сотенних, полкові канцелярії існували і вели свою власну документацію до самого кінця української козацької державності. Полковники і полкова старшина прагнули підпорядкувати своїй владі магістрати і ратуші. Міщанство полкового міста Козельця (Київський полк) не витримало цього натиску і вже з кінця XVII ст. фактично повністю було підпорядковане полковому правлінню, що пояснює відсутність актових книг Козелецької ратуші з цього періоду. У магістратському ж місті Києві постійно знаходилися російські воєводи, а пізніше - генерал-губернатори. Тому тут відсутні документи про козацько-старшинське засилля, натомість, масу документів породили чвари між київським магістратом і монастирями, пов'язані з правом власності.
Отже, більшість міст і всі містечка мали не магістрати, а ратуші, що мало впливало на порядок їх діловодства і формуляри актів. Суттєвою ж відмінністю було те, що в магістратських містах велось ділове листування між магістратами і полковими чи сотенними канцеляріями, а між ратушами і сотенними канцеляріями воно не велось. У полкову канцелярію магістрати направляли свої папери окремішно від сотенних урядів, а рапорти і "доношення" від ратушних міст і містечок йшли, як правило, за підписами представників міщанської і козацької влади.
Переплетення дії старих і нових владних структур проявляється і в тому, що магістрати і ратуші, по-перше, займаються всіма господарськими справами незалежно від співвідношення в містах і містечках міщанського і козацького населення, по-друге, в своїх судах розглядають цивільні справи жителів усіх станів.
Якщо хоч одну сторону при розгляді судової справи представляв старшина чи козак, обов'язковою була участь у числі суддів членів полкової або сотенної канцелярії, що відображено в формулярах актових книг міських урядів.Внутрішні суперечності у відносинах між адміністративними органами козацької і міщанської влади заключалися в самій системі адміністративно-політичного устрою Гетьманщини. Формально магістрати і ратуші, будучи органами міщанської влади, не залежали від сотенних і полкових канцелярій. У магістратських містах ця незалежність обумовлена магдебурзькими грамотами і універсалами. Але вища цивільна, судова і воєнна влада на Гетьманщині належала гетьманові і генеральній військовій старшині, що керувала Генеральною Військовою Канцелярією і Генеральним Військовим Судом. Ця влада на місцях (у тому числі в магістратських містах) здійснювалася через козацькі адміністративні органи - полкові і сотенні канцелярії. Тому фактичної незалежності магістратів від козацько-старшинської влади не було. Звідси - полковничі універсали розпорядчого характеру навіть магістратам, а також інтенсивне ділове листування між полковими канцеляріями, магістратами та ратушами.
Правова суперечність між органами міщанської і козацької влади складалась і по відношенню до цехів, юридично і організаційно підпорядкованих магістратам і ратушам (раніше міщани мали монополію на заняття ремеслом у межах міста). У часи Гетьманщини внутрішня структура цехів, їх функції збереглися. Однак до цехів входили не тільки міщани, але й козаки, посполиті люди (навіть з навколишніх сіл). Будучи за своєю структурою міщанським утворенням, цехи на Гетьманщині переважно конституюються гетьманськими і полковничими фундушами або конфірмаційними листами і універсалами. Деякі цехи взагалі були виведені з-під влади магістратів і ратуш, що також залежало від співвідношення сил між міщанами та козаками в кожному конкретному міському поселенні.
Магістрати і ратуші, виконуючи не лише суто адміністративні функції, але й нотаріально-судові, стали фондоутворювачами величезного комплексу різноманітних актів юридичного характеру - оригіналів, завірених копій та копій з копій.
При проведенні ревізій, описів, слідств про маєтності кожна юридична особа чи установа (магістрати, ратуші, цехи, Ніжинська грецька колонія, церкви і монастирі) повинні були кожного разу пред'являти власницькі акти чи акти на привілеї. Копії цих актів додавалися до основних книг ревізій чи слідств.Особливість адміністративно-політичного устрою Гетьманщини визначила і своєрідність діловодства та поширення певних видів документів. Вивчаючи
закономірності еволюції діловодства в Росії у XVIII-XIX ст. відомий джерелознавець Б. Г. Литвак відзначив: "Апарат, зконструйований на засадах суворої ієрархії, створює суворо ієрархічну драбину документоутворення і діловодства, останнє включає в себе і саморегулювання всієї системи" (Проблемы источниковедения истории СССР и
специальных исторических дисциплин: Статьи и материалы. - М. : Наука, 1984. - С.50). На Гетьманщині зі зміцненням і вдосконаленням апарату управління, зокрема, Генеральної Військової Канцелярії, більш чітким визначенням функцій канцелярій різного рівня, що виробилися в життєвій практиці, помітна еволюція діловодства. Це досить чітко проглядається як в тіснішому взаємозв'язку документів і виникненні великих справ, об'єднаних спільністю змісту, так і в стандартизації формулярів документів. Коли ГВК перетворилась із органу, що виконує писарські функції при гетьмані, в адміністративну установу, що виступає від свого власного імені (початок XVIIICT.), стандартизація документів, які вона відправляла в магістратські, ратушні, полкові канцелярії, відбувалася на основі чіткого визначення питань, на котрі треба було відповісти, та їх порядку. При проведенні крупних заходів у масштабах всієї Гетьманщини по обліку населення, рухомого і нерухомого майна перепнсувачи керувалися даними ш інструкціями, що також сприяло певній уніфікації документів.
Особливістю корпусу документальних джерел до історії міст і містечок Гетьманщини те, що внаслідок виняткових прав і привілеїв кожної суспільної структури (конкретних міщанських общин, конкретних цехів тощо) вища інстанція при отриманні з низової структури якихось відомостей не проводила їх генералізації. Тому, пройшовши через діловодство полкової канцелярії і опинившись в ГВК, відомості, складені в магістратах і ратушах (тут спільно з сотенними канцеляріями), мають первісний вигляд.
Таким чином, складність і внутрішня суперечливість функціонування, взаємодії і взаємозалежності різних форм суспільних структур (органів міщанської і козацької влади, цехів, Ніжинської грецької колонії, яка мала свої магістрат і суд) при дослідженні соціально-економічної історії міст і загалом Гетьманщини другої половини XVII - XVIII ст. вимагають виявлення і аналізу всієї сукупності джерел, що виникли внаслідок діяльності цих суспільних структур. Найбільш багатим архівосховищем цих джерел є Центральний державний історичний архів у м. Києві.