Обмен информацией по формализованным каналам

* Arthur W. Macmahon, John D. Millet, Gladys Ogden. The Administration of Federal Work Relief. - Chicago: Public Administration Service, 1941. - P. 218.

низациях, например, сложные схемы передачи информации излагаются в специальных, а отдельные - в секретных инструкциях.

Одним из способов формализации информацией являются бланки, формы, которые необходимо заполнять и отправлять по адресу в установленные сроки. Указания по заполнению размещаются и на самих бланках, и в специальных руководствах. В них указываются случаи, в каких применяются данные формы; заполняемое количество экземпляров; адреса рассылки; лица, ответственные за заполнение разделов или всего бланка; дополнительная информация. Удобство бланков как для инициаторов информации, так и для пользователей сделало их распространенными практически во всех сферах жизнедеятельности. К их недостаткам можно отнести отсутствие гибкости.

Большинство организаций разрабатывают планы обмена информацией и детализации каналов ее распространения. Такие планы, исполнение которых приобретает обязательный характер для различных подразделений, служб и должностных лиц, становится действенным инструментом осуществления обмена информацией. Они тесно связаны формальной системой властных полномочий в организации. Иерархическая структура, наделенная полномочиями контролировать процесс обмена информацией и регулирование каналов протекания информации, резко усиливает свои властные функции.

Формализованные схемы обмена информации «усекают» ее значительную часть и поэтому должны периодически корректироваться с учетом происходящих изменений в структуре коммуникативной системы (субъектах, каналах коммуникации), а также в окружающей ее социальной, экономической, правовой и других средах.