Соглашение о сохранности коммерческой информации

Эта информация составляет коммерческую тайну Доверяющего и раскрывается только в заранее оговоренных целях.

Это соглашение не относится к информации, законным владельцем которой является Доверенный, или информации, полученной им у третьих лиц.

Дата Подписи

Готовя документы на приобретение каких-либо товаров или услуг, размещая заказы на них, следует в соответствующих соглашениях или договорах обязательно указать, что продавец (поставщик) обязуется содержать в секрете всю предоставленную ему в связи с данным заказом вашу информацию. По исполнении заказа все документы фирмы, содержащие секретную информацию, он обязуется возвратить во взаимообусловленные сроки.

Рекомендуется на документах с конфиденциальной информацией, адресуемой поставщикам фирмы, ставить штамп, который свидетельствовал бы о том, что изложенные в документе сведения являются частной собственностью фирмы и требуют соответствующей защиты и своевременного возвращения владельцу.

Соглашение о сохранении коммерческой информации следует подписать

и с теми партнерами, которые предоставляют фирме разного рода сервисные услуги (ремонт оборудования, уборка помещений).

Если фирма прибегает к услугам торговых посредников или нанимает торговый персонал, то и в этом случае единственной возможностью сохранения коммерческих секретов будет подписание с ними соответствующего контракта.

Нет иных путей для сохранения коммерческих секретов производимой (реализуемой) фирмой продукции (товаров) в общении с контрагентом, кроме как заключение соответствующего соглашения о сохранении коммерческой тайны.

Таким же образом охраняются коммерческие тайны третьей стороны, в частности вашего поставщика.

Деловые партнеры могут высказать пожелание о предоставлении им всей коммерческой информации для оценки реального состояния ваших дел. На предварительной стадии обсуждения сделки следует воздерживаться от деталь-ного обсуждения вашей охраняемой информации. Это возможно лишь после подписания соглашения о сохранении тайны.

В целом же защита коммерческих тайн фирмы в общении с дружественными, лояльными лицами, или же занимающими по отношению к вашему бизнесу нейтральную позицию, осуществляется на основе заключения соответствующих соглашений, прямо предписанных в нормах права, либо так или иначе основанных на них.

Даже тщательно охраняемые тайны фирмы могут стать известны вашим конкурентам из обычных публикаций для широкой публики, если пустить это дело на самотек. Поэтому один из сотрудников должен предварительно просматривать готовящиеся к печати брошюры, рекламные объявления, пресс- релизы и иные материалы, предназначенные для симпозиумов, конгрессов, выставок, а также выступления, научные и иные публикации сотрудников вашей фирмы. Он должен руководствоваться простым, но достаточно эффективным правилом, суть которого состоит в том, чтобы в максимально возможной степени раздробить, разобщить по времени и по авторам ту строго охраняемую коммерческую информацию, без которой невозможно опубликование упомянутых выше работ. Все это существенно препятствует сбору секретной информации о фирме конкурентами или недоброжелателями. Конечно, этот барьер преодолим, но лишь посредством очень больших затрат.

Трудно найти золотую середину между стремлением сохранить коммерческую тайну и желанием использовать в рекламных целях наиболее впечатляющие данные из строго охраняемой информации, особенно те из них, которые, несомненно, помогли бы расширить сбыт производимых товаров и услуг.

Рассмотрим теперь вопрос о том, где и как предприниматель может получить необходимые ему сведения о клиентах и конкурентах, дающие ему воз-

можность нормально работать в условиях рыночной экономики.

В капиталистических странах сведения о клиентах принято считать не коммерческой тайной фирмы, а, скорее, ее капиталом. Поэтому список клиентов фирмы и иные сведения о них составляются, в первую очередь, усилиями руководителя и эта информация не доверяется даже его ближайшему окружению.

На каждого клиента фирмы накапливается информация, где отражаются его привычки, характерные черты поведения, его интересы в личной жизни, о предоставляемых ему фирмой привилегиях. Отражаются сведения о его требованиях к качеству и количеству товаров и услуг, какие режимы доставки товаров применялись, какова периодичность поставок, сведения об особенностях платы и иных специфических чертах контрактов с данным клиентом. Здесь отражаются те сведения, которые определяют прибыльность всей операции с ним, какие предполагаются объемы сделок, частота поставок.

Сведения о деятельности фирмы и ее руководителях собирают в различных экономических газетах и журналах, справочниках, выпытывают у биржевиков, покупают у частных детективов.

Осведомленность о наиболее выгодных клиентах конкурента дает шанс победить в состязании с ним, если вам удастся «переманить» его клиентуру. Здесь на первый план выступает персонифицированная информация о клиентах, сведения о симпатиях и антипатиях, об их привязанностях, дружеских связях в среде предпринимателей и их конкурентах, которые влияют на принятие ими решений о поддержке деловых отношений с вашей фирмой или об их прекращении. Сбор информации о клиентах и конкурентах должен быть упорядочен самым тщательным образом, и эта информация должна находиться только у руководства фирмы.

Сотрудники фирмы, продвигающие на рынок ее продукцию, должны представить письменные отчеты о конкретных клиентах по каждому факту продаж. В этих отчетах должны быть отражены перспективы будущих сделок.

Если вашей фирме по силам затраты на содержащие аналитического отдела, изучающего конъюнктуру рынка, клиентов, конкурентов, то и в этом случае следует распределять такого рода конфиденциальную информацию среди сотрудников.

Документация об этом должна быть строго секретной, а персонал, работающий с ней, должно соблюдать правила обращения с секретными документами.

Аналитический отдел или отдел маркетинга, изучая клиентов, должен одновременно собирать и анализировать сведения о конкурентах. Для этого должна быть разработана программа действий каждого сотрудника отдела. Следует четко знать, какие сведения надо получить и где они концентрируются.

Кто и каким образом может добыть эти сведения с наименьшими затратами. Какие трудности могут . возникнуть при этом и как их следует преодолевать. Обязательно следует фиксировать: где, когда и как получена данная информация, кем конкретно и что по ней сделано.

В наших условиях добывание достоверной информации о клиентах и конкурентах - предмет постоянной головной боли. Рынок, его информационные структуры - еще в стадии формирования, притом на самых первых ступенях, По этой причине решение проблемы, вероятнее всего, может осуществляться:

собственными силами (создание отделов маркетинга, изучения спроса);

получением за плату нужной информации у тех коммерческих структур, которые ею располагают (банки, страховые компании, биржи, частные детективные агентства);

обращением за помощью, разумеется, платной, к службам промышленной контрразведки, к частным сыскным агентствам.

Предприниматель осуществляет выбор сам, но в любом случае выбор этот потребуется сделать, потому что система превентивных мер, обеспечивающая безопасность фирмы, без исчерпывающей информации о ее клиентах и конкурентах существовать не может, а сама фирма в таких условиях обречена на проигрыш в конкурентной борьбе.

Добывая жизненно важную коммерческую информацию, не следует за-бывать, что ваши конкуренты озабочены тем же. Во Франции, например, за промышленными секретами охотятся десятки тысяч промышленных шпионов и на оплату их труда французские бизнесмены ежегодно тратят свыше одного миллиарда долларов.

Следует не забывать о работе с представителями средств массовой информации, тем более что наше законодательство никак не защищает предпри-нимателей от журналистов.

Исходя из Закона Российской Федерации от «О средствах массовой ин-формации» от 27 декабря 1991 года, не допускается использование средств массовой информации «...

Столь существенный недочет Закона «О средствах массовой информации» заставляет любого предпринимателя быть настороже при общении с журналистами. Следует исходить из известного правила: минимум информации - максимум общественного интереса.

Для постоянного общения с представителями средств массовой информации и общественности следует назначить компетентного, толкового сотрудника, умеющего общаться с людьми, располагать их к себе, быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства.

Итак, что же относится к коммерческой тайне и требует защиты от утеч-

ки информации и ее похищения?

1. Деловая информация:

финансовые сведения;

данные о цене (стоимости) продукции и услуг, технологии;

деловые планы и планы производства новой продукции;

списки клиентов и продавцов, контракты, преференции и планы;

информация о маркетинге;

соглашения, предложения, квоты;

списки персонала, организационные схемы и информация о сотрудниках (их характеристики).

II. Техническая информация:

научно-исследовательские проекты;

конструкторские разработки по производству какой-либо продукции и ее технические параметры;

заявки на патенты;

дизайн, эффективность и возможности производственных методов, оборудования и систем;

информационный процесс;

программное обеспечение ЭВМ;

химическая формула.

Анализируя зарубежный опыт по созданию механизма защиты коммерческой тайны, можно выделить основные блоки, из которых он состоит:

нормы права, направленные на защиту интересов ее владельцев;

нормы, устанавливаемые руководством предприятия, фирмы (приказы, распоряжения, инструкции);

специальные структурные подразделения, обеспечивающие соблюдение этих норм (подразделение режима, службы безопасности).

Мировой опыт в области защиты производственных секретов показывает, что чисто административные меры не гарантируют результат, поэтому предприниматели, не отказываясь от административных мер, переходят к совмещению их с активным вовлечением в процесс защиты конфиденциальной информации всех сотрудников фирмы.

Главное место в организации надежной защиты секретной информации должно отводиться работе с кадрами.

Вторым по важности мероприятием должно быть ограничение доступа к секретной информации. Работа должна быть организована таким образом, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к той информации, которая необходима ему в процессе выполнения прямых служебных обязанностей. Эта мера не сможет сама по себе полностью защитить от возможной ее утечки, но возводит свести возможный ущерб к минимуму.

Третьим направлением в работе с кадрами является проведение воспи-

тательной работы. Специалисты в области противодействия промышленному шпионажу дают следующие рекомендации:

использовать любую возможность для пропаганды программ обеспечения режима секретности;

всемерно стимулировать заинтересованность сотрудников в выполнении режима секретности;

не забывать периодически вознаграждать сотрудников за успехи в защите секретной информации.

Следует иметь в виду, что голые призывы не дают положительных результатов, поэтому значительное место в воспитательной работе необходимо отводить обучению, целями которого являются:

четкое знание сотрудником объемом охраняемой информации, за безопасность которой он несет личную ответственность;

понимание исполнителем секретных работ характера и ценности данных, с которыми он работает;

обучение правилам хранения и защиты секретных данных.

При этом ни одно правило или процедура не должны вводиться без разъяснения их сути, их разумности и необходимости. Каждый руководитель, доводя такие правила до сведения своих подчиненных, обязан подчеркнуть, что они являются неотъемлемой частью их работы.

Вместе с тем не следует ограничиваться только воспитательной работой и обучением. Сотрудник, нарушивший правила работы с секретной информацией, должен знать, что у него будут серьезные неприятности и он будет строго наказан руководством.

Такие подходы к работе с кадрами дают неплохие результаты и могут применяться на предприятиях разного профиля деятельности.

Важным направлением в организации работы по защите конфиденциальной информации является установление порядка обращения с ее носителями, такими как документы, чертежи, дискеты, компьютерные программы и т. п. При этом следует учитывать, что:

специалисты ставят обязательным условием наличие на носителях конфиденциальной информации отличительных пометок, различающихся в зависимости от уровня секретности, но они должны отличаться от применяемых в сфере защиты государственных секретов;

в условиях фирмы обеспечить каждому исполнителю работу в специально выделенном помещении бывает практически невозможно, поэтому следует соблюдать «политику чистых столов». Суть ее заключается в том, что в отсутствие работника на его рабочем месте не должно быть никаких документов.

Как показывает практика, значительная утечка коммерческой информации происходит в ходе ведения переговоров. Это объясняется разными причинами: неверно понимаемый престиж, неумение правильно отрекламировать свою продукцию и т. д. Большую роль играет умение ведения переговоров. Со-

трудник должен четко знать, какую информацию он имеет право сообщить партнеру по переговорам, а какую - нет. Необходимо учить проведению рекламы по методу «черного ящика», т. е. можно сообщить параметры изделия, полученный результат, а как он получен - секрет фирмы. Сотрудник должен понимать, что от успешно проведенных переговоров зависит не только процветание фирмы, но и его личное благополучие. Ключевая роль в структуре подразделения, занимающегося защитой коммерческой тайны, должна отводиться аналитической службе. Современное предприятие, функционирующее в условиях рыночной экономики, разумеется, не может позволить себе засекречивать всю информацию. Это слишком дорого и невыгодно: определенная часть сведений должна использоваться в рекламе, к тому же большое количество засекреченных материалов создает помехи в работе.

Специалисты в области стратегического планирования и управления производством относят сбор информации о конкурентных фирмах и компаниях к обычному маркетингу, также как и информацию о потенциальных потребителях, репутации фирмы, государственном регулировании на рынке и т. п.