5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»
Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями.
По согласованию с соответствующими органами целесообразно использовать каналы специальной связи.При отправке документов заказными или ценными отправлениями не рекомендуется проставлять на конвертах (пакетах) гриф «Коммерческая тайна», так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывать гриф «Коммерческая тайна» и номера документов, а на внешнем - адрес получателя.
Исходящим номером документа с грифом «Коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ. Например: документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на инвентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером документа, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер.
После отправки документа в карточке ( журнале) учета, по которому за-регистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.
При необходимости документы с грифом «Коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.