Что можно рекомендовать руководителю, начинающему создавать систему безопасности на своей фирме?

какая информация нуждается в защите;

кого она может заинтересовать;

каков «срок жизни» этих секретов;

во что обойдется их защита. Затем следует подготовить план по охране коммерческой тайны. Основываясь на зарубежном опыте, он должен состоять из двух разделов:

предотвращение похищения секретной информации;

предотвращение утечки секретной информации.

Для этого требуется:

определить, какая коммерческая информация является секретом фирмы;

установить места ее накопления;

выявить потенциальные каналы утечки информации;

получить консультацию по перекрытию этих каналов у специалистов;

проанализировать соотношение затрат по использованию различных систем, обеспечивающих защиту секретной информации, и выбрать наиболее приемлемую;

назначить людей, ответственных за каждый участок этой системы;

составить график проверки состояния дел на участках.

Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя следующие организационные мероприятия:

контроль помещений и оборудования (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль за посетителями);

работа с персоналом (беседы при приеме на работу, ознакомление вновь принятых с правилами защиты информации, обучение сохранению ком-мерческой тайны, стимулирование соблюдения коммерческой тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, беседы с увольняющимися);

организация работы с конфиденциальными документами (установление порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов других фирм);

работа с конфиденциальной информацией, накопленной в компьютерах фирмы (создание системы защиты электронной информации от несанкционированного доступа, обеспечение контроля за пользованием ЭВМ);

защита коммерческих тайн фирмы в процессе заключения контрактов (здесь важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе).

Вышеизложенный план является примерным.

Руководитель должен упорядочить процессы фиксации секретной информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затруднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя. При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила, которые сводятся к нижеследующим:

строгий контроль (лично или через службу безопасности) за допуском персонала к секретным документам;

назначение ответственных лиц за контролем секретного делопроизводства и наделение их соответствующими полномочиями;

разработка инструкции (памятка) по работе с секретными документами, ознакомление с ней соответствующих сотрудников фирмы;

контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;

введение системы материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к секретной информации;

внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;

личный контроль со стороны руководителя фирмы за службами внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

Существуют различные способы ведения секретного делопроизводства, которые направлены на предотвращение утечки содержащихся в документах коммерческих секретов. Как уже было указано выше, документы, содержащие коммерческую тайну, подразделяются по степени секретности имеющейся в них информации и снабжаются соответствующим грифом секретности.

Грамотно поставленная работа с документами поможет защитить их от постороннего глаза. Не следует держать на столе сразу несколько документов, до к тому же различных по степени значимости.

При работе с документами не отлучайтесь из комнаты, а если приходится выходить, то не забудьте закрыть дверь.

Посторонних к документам допускать не следует.

При пересылке документов следует иметь в виду, что использование телемониторов-игл позволяет через непроклееные уголки конвертов прочитать содержимое делового письма, не вскрывая его. Поэтому конверты с документа-

ми целесообразно дополнительно проклеить скотчем.

Доверяя свои бумаги почте, отправляйте их заказными письмами и письмами с уведомлением о вручении их адресату.

Перемещение документов внутри фирмы также следует держать под контролем.

Организация защиты документов - обязанность руководителей фирмы и ее службы безопасности. Следует быть уверенным, что с момента появления и до уничтожения документ к посторонним не попадал. Если документ утерян (украден), специалисты по службе безопасности должны провести расследова-ние.

Подготовку документов, содержащих важные сведения, следует доверять проверенным людям. Количество экземпляров должно быть строго ограниченным. Для разделения документов по степени важности можно использовать яркие цветные наклейки. При необходимости следует определять степень конфиденциальности документа, а также срок действия ограничительных грифов. При этом необходимо помнить: чем больше секретной информации в нем отражено, тем больше потребуется затрат для его защиты.

Копирование документов - один из способов получения сведений, составляющих тайну фирмы. Множительная техника должна находиться под надежным контролем. Количество копий должно строго учитываться, а их уничтожение - контролироваться. Придерживайтесь правила; наиболее ценные документы руководители фирм копируют сами.

Если документы размножаются на принтерах ЭВМ, то следует позаботиться о защите информации на магнитных носителях.

Для работы с секретными документами должны отводиться специальные помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники, не имеющие разрешения (допуска) на работу с секретами фирмы. Эти помещения должны иметь капитальные стены, надежные перекрытия, прочные двери с замками и запорами, защиту на окнах от проникновения посторонних лиц. Эти помещения должны надежно охраняться, в том числе системой охранной сигнализации, электронно- механическими приспособлениями, системами кабельного телевидения.

Черновики секретных документов должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов «набело» черновики должны уничтожаться уполномоченными на то сотрудниками. Число копий секретных документов должно строго учитываться, а копировальные машины снабжаться счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие.

Копировальная бумага и красящая лента пишущих машин - предмет особых забот, так как с них можно снять секретную информацию. Поэтому исполь-

зованная копировальная бумага и лента уничтожаются под контролем ответственных лиц.

Вероятность утечки секретной информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. Если нет возможности пользоваться услугами военизированной фельдсвязи, то доставку секретных документов и ценностей следует организовать своими силами с привлечением сотрудников собственной службы безопасности или же обратиться в специализированные фирмы, которые такие услуги оказывают за плату.

Служащие фирмы, отвечающие за сохранность, использование и своевременное уничтожение секретных документов, должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы простым, но весьма надежным способом - хорошей зарплатой.

В процессе хранения и пересылки секретных документов могут быть применены средства защиты и сигнализации при несанкционированном доступе к ним.

Используют в этих целях и электронику. Электронное устройство величиной со спичечный коробок реагирует на свет. Стоит его включить и поместить в сейфе, под бумагами на рабочем столе - и в вашем распоряжении надежный сторож.

Специалистам по вопросам защиты коммерческой информации известны и иные технологии и системы охраны конфиденциальных документов от несанкционированного доступа или возможной утечки из них охраняемых сведений.

С коммерческой тайной связано такое понятие, как интеллектуальная собственность, которое в широком смысле слова может быть определено как коммерчески ценные идеи. Не обязательно, чтобы это было что-то новое или запатентованное. Главное, чтобы информация не относилась к числу общеизвестной.

Впервые понятие «интеллектуальная собственность» прозвучало у нас в 1990 году в тексте Закона о собственности в РСФСР. А вообще оно существует с 1967 года, когда на Стокгольмской конференции была создана Всемирная организация интеллектуальной собственности, к которой недавно присоединилось и наше государство. До этого собственностью считалось только то, что можно взять в руки, потрогать или на что можно посмотреть. Наше руководство не задумывалось над тем, какой поистене бесценной интеллектуальной собствен-ностью располагает страна, и что беречь ее надо не меньше, чем золотой запас. Этому свидетельствует целый ряд горьких уроков. Притчей во языцех стал метод непрерывной разливки стали, изобретенный у нас и успешно используемый во всем мире для возвращения которого на Родину пришлось заплатить немалые деньги. В стране создано большое число лекарственных препаратов, секре-

ты которых уплыли за рубеж, и сейчас мы вынуждены покупать патенты на их производство. Японский бизнесмен тепло поблагодарил журнал «Юный техник» за его приложение «Сделай сам».

Новые идеи - специфический товар, имеющий коммерческую стоимость. В отличие от материальных вещей, которые постоянно обладают стоимостью, сколько бы раз их ни производили, стоимость идей одноразовая (никто не будет платить за уже известные сведения).

Интеллектуальная собственность имеет не только реальную стоимость, в которую входят затраты на получение информации и ее защиту, но и потенциальную стоимость (возможная прибыль при ее реализации). В качестве несколько неожиданного примера информации, имеющей потенциальную стоимость, можно привести «негативную информацию» (о том, что не надо делать), которая позволяет не расходовать средства на тупиковые разработки.

Сегодня уровень конкурентоспособности в немалой степени зависит от умения защитить свою деловую и техническую информацию от хищений, несанкционированного использования, изменения или уничтожения.