6.1.2. Схема выдачи разрешений на доступ сотрудников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну
Поэтому, при разработке «Схемы...» необходимо в полной мере учитывать структуру предприятия, сложившуюся систему управления, производственные связи внутри предприятия, распределение обязанностей между заместителями руководителя предприятия и т.
д. Следует также иметь в виду, что чрезмерные ограничения в выдаче разрешений на доступ к охраняемой информации неизбежно приведут к снижению оперативности в решении производственных вопросов, в то время как излишняя либерализация создаст условия для утечки сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.Выдача разрешения на доступ сотрудников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну, будет полной и удобной в работе, если проработать и изложить ее в 2-х аспектах:
выдача разрешений в зависимости от категорий документов; выдача разрешений в зависимости от занимаемой должности. Схема выдачи разрешений в зависимости от категории документов. Целесообразно выделить следующие категории документов: номенклатурные дела; документы входящего учета; документы подразделений;
документы, находящиеся на архивном хранении в подразделении фондов НТД предприятия;
носители информации средств ЭВТ.
При необходимости можно выделить также другие категории документов. Например, документы, отражающие взаимоотношения с собственником, с финансирующими организациями (Министерство, банки), материалы информационного обмена и т. п.
При этом «Схема...» будет выглядеть следующим образом: Категории документов Должностное лицо, дающее разрешение Категории сотрудников, кому дается разрешение 1 2 3 Например: Номенкла-турные дела Руководитель предприятия при утверждении номенклатуры, подписанной руководителем подразделения делопроизвод-ства документов с грифом «Коммерческая тайна». Сотрудникам института
1 2 3 Документы подразделе-ний Руководитель предприятия, его заместители Сотрудникам института Руководители подразделений Своим подчиненным, руково-дителям подразделений- соисполнителей работ, руково-дителям работ Схема выдачи разрешений в зависимости от занимаемой должности. В этом случае схема будет выглядеть следующим образом:
Должность Категории документов, на ознакомление с которыми имеет право давать разре-шение Категории сотрудников, кому дается разрешение Например: Ру-ководитель предприятия Руководители подразделений Все документы, находящиеся на предприятии Документы подразделений Сотрудникам предприятия
Своим подчиненным, руково-дителям подразделений соис-полнителей работ, руководите-лям работ Помощник руководи-теля предприятия по между- на-родным связям Все документы по вопросам между народно го сотрудни-чества Сотрудникам предприятия Правомерно выделить категории сотрудников предприятия, которые имеют право знакомиться с грифованными документами без дополнительного разрешения.
Однако, при этом надо определить, о каких документах идет речь. Например:Заместители руководителя предприятия
Руководители подразделений
Руководитель подразделения фондов НТД
со всеми документами по своим направлениям деятельности.
со всеми документами, изданными или поступивши ми в подчиненные им под разделения (кроме случаев, оговариваемых особо), со всеми документами, кроме документов с пометкой
Сотрудники подразделения фондов НТД
Главный бухгалтер предприятия
Исполнитель документа «Лично»
в пределах списков, подписанных руководителем под разделения и утвержденных руководителем предприятия, со всеми документами, касающимися финансовой дея тельности предприятия, со всеми исполненными им документами на период действия его обязательств в части сохранения коммерческой тайны предприятия.