+ 17. бухгалтерские документы и регистры, их классификация. Способы исправления ошибок в документах и регистрах

Документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт свершения хозяйственной операции.

По назначению документы делятся на:

• распорядительные (приказы, разрешения, доверенности и т.д.);

• оправдательные, подтверждающие факт свершения хозяйственной операции, (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт приёмки передачи и др.);

• комбинированные, дающие разрешение на совершение хозяйственной операции и ее исполнение (авансовый отчёт);

• документы бухгалтерского оформления (бухгалтерские справки, бухгалтерские расчеты, которые помогают вести бухгалтерский учет на предприятии).

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы отражают момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, банковские чеки и т.д.). Сводные документы отражают несколько хозяйственных операций, связанных между собой экономически. Они составляются на основе первичных документов (кассового отчета, материального отчета и т.д.).

На денежных документах: приходном кассовом ордере, расходном кассовом ордере, чеках, расчетных и платежных ведомостях на заработную плату – никаких исправлений не допускается, они переписываются.

К учетным регистрам относятся книги, ведомости, журналы, ордера и карточки (оборотно-сальдовые ведомости, журнал хозяйственных операций.

Учетные регистры классифицируются:

• по способу составления (шахматные, линейно-позиционные, комбинированные);

• по видам учета (аналитические, синтетические, комбинированные);

• по способу заполнения (хронологические, систематические, комбинированные).

В шахматных регистрах записи делаются в один прием: по дебету одного счета с кредита других счетов (ведомость) или по кредиту одного счета в дебет других счетов (журнал-ордер). В регистрах с линейно-позиционным способом заполнения записи выполняются в одну линию, например, в журнал-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Регистры аналитического учета используются для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам.

Регистры синтетического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления первичных документов в бухгалтерию. Примером таких регистров служат: журнал хозяйственных операций, кассовая книга и т.д.

Комбинированные регистры сочетают в себе систематические и хронологические записи.

Ошибки. Исправить их можно следующими способами:

1) корректурным. Ошибочная сумма, отраженная в регистре, зачеркивается тонкой линией. Сверху надписывается правильная сумма и на свободном поле документа делается запись «Исправленному … верить». Ставится дата и подпись. Для регистров этот способ применяется в случае исправления одной ошибки.

2) красное сторно (способ отрицательной бухгалтерской записи). Особенностью этого способа является то, что неверно записанная сумма повторяется красным цветом и это означает отрицательную бухгалтерскую запись.

3) частичное красное сторно. Используется в тех случаях, когда в регистре указана сумма, большая, чем необходимо. В данном случае находят разницу и записывают её красным или синим в рамке.

4) способом дополнительной бухгалтерской записи. Если в регистре записана сумма меньшая, чем необходимо, то разница надписывается синим (черным) цветом.

Если в регистре бухгалтерская проводка записана неправильно, то поступают следующим образом:

Исправление в регистрах допускается до сдачи отчетности. Если отчетность сдана предприятием в налоговые и другие органы, то исправление ошибок в регистрах не допускается. При открытии регистров на следующий месяц в них вносят исправления.