5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ

Документирование является средством закрепления найденных в организации решений го выполнению необходимых действий го идентификации и описанию процессов, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов.

Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения, как системы менеджмента качества, так и системы управления оргашзащей [28].

Документирование процессов гозволяет организации решать следующие задачи:

устанавливать требования к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества,

обеспечивать правильное понимание требований к процессам и деятельности,

обеспечивать воспроизводимость процессов и деятельности,

обеспечивать прослеживаемость выполнения процессов, а также оценивание достигнутых результатов,

предупреждать и разрешать спорные вопросы, возникающие при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности,

закреплять лучшие традиции и накапливать опыт для выполнения про - цессов и отдельных видов деятельности.

Прежде чем проводить документацию процессов, необходимо провести анализ потребности в их документировании. Так как процесс можно рассматривать как объект, то при анализе можно воспользоваться методом структурного анализа и техники проектирования сложных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique) [21]. Этот метод достаточно сложен, поэтому пользуются его упрощенной модификацией, которая имеет название «Анализ необходимой документации (АНД)».

Подход АНД к анализу потребности в документировании напоминает процессный подход, где на входе «анализа» исходная информация, а на выходе - желательные результаты.

При документировании процессов может возникнуть дилемма: документировать процессы последовательно (шаг за шагом по мере реализации проекта) или документировать все разработанные процессы разом, одно временно.

В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проекта.

Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых оргашзаций с ограшчентыми ресурсами.

При втором варианте придется документировать все или большинство про - цессов. Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изучить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется

документировать только самые важные процессы. Это, как правило, процессы жизненного цикла продукции и отдельные процессы менеджмента.

Так, например, согласно ГОСТ Р ИСО 9001:2001 документация СМК должна содержать шесть обязательных до1уменгарованн>1х процедур:

управление документацией,

управление записями,

внутренние аудиты,

управление несоответствующей проекцией,

корректирующие мероприятия,

предупреждающие мероприятия.

Документирование процессов жизнеешого цикла продукцш рекомендуется проводить аналогично порядку документирования технологических процессов.

На практике чаще всего необходимость документирования других процессов менеджмента и управления ресурсами определяется самой организацией.

Документация по процессам, используемая для ппоследоющего эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает перечень процессов и описания процессов. При этом перечень процессов содержит:

записи, пюзволяющие идентифицировать описания процессов,

информацию, которая идентифищрует место документа «Перечень процессов» в до кументации более высокого уровня (например, руководство по качеству),

информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Пере- ченьпроцесaош» (статус; дату создания документа; дату утверждения; фамилию лица, утвердившего доиумент; дату изменешя; дату сдачи в архив и пр.)

Описание процесса включает:

информацию, описывающую процесс, включая внутреннюю структуру, т. е. элементы, из которых состоит процесс, и взаимосвязи между ними, а также описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации и пр.,

глоссарий процесса,

информацию, которая идентифицирует место документа «Описание процессов» в системе документации более высокого уровня,

информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Описание процесса».

В работе [31 ] предлагается при документировании сети процессов органи - зации в каждом структурном подразделении выделять до четырех процессов.

Дальнейшая их детализация проводится на основе принципа управленческой целесообразности.

В работе также предлагается деятельность, которую рассматривают как процесс, учитывать с помощью документа «Регламент выполнения процесса». Типовая структура такого регламента отражена в табл. 2.

Таблица 2

Типовая структура Регламента выполнения процесса

Титульный лист Лист согласования

Общие го жжения

Исголкювашые гормативгые документы

Список терминов и определений

Описание процесса

Владелец процесса

Описание клиентов и выходов процесса

Описание поставщиков и входов

Описание ресурсов процесса

Технология выполнения процесса